Een bedrijf belt: of je vijfhonderd kerstbonnen van € 10 kunt leveren voor het personeel. De pasjes liggen al gedrukt in de kast, met een QR-code en een volgnummer. Wat je wilt, is niet vijfhonderd keer klikken, maar zeggen: "pas 250 tot en met 750, € 10 erop". Dat kan nu.
Eerst drukken, later vullen
Lege pas-ID's genereer en laat je drukken zonder kosten. Een leeg pasje kost niets zolang er geen tegoed op staat, en de geldigheid begint pas te lopen als er waarde op komt. Je kunt dus een flinke voorraad laten drukken en die pas vullen als er vraag naar is: een kerstactie, een minimaregeling, een cadeau voor vrijwilligers.
Het tegoed zelf regel je buiten MijnEvent om. De afnemer betaalt jou, of het geld komt uit een subsidiepot; die administratie is van jou. MijnEvent registreert alleen welke pasjes gevuld zijn, en rekent daar een vast bedrag per pasje voor. Het actuele tarief staat op de modulepagina.
Zo vul je een reeks
- Ga in beheer naar Streekbonnen → Pasjes en klik op Pasjes vullen.
- Kies Een reeks volgnummers uit een partij, selecteer de partij en vul het eerste en laatste volgnummer in. Laat je ze leeg, dan vul je de hele partij.
- Vul het bedrag per pasje in, tussen € 5 en € 150.
- Kies eventueel tot wanneer het tegoed geldig is. Laat je dat leeg, dan geldt de standaard van je stadsbon. Korter dan twee jaar kan niet.
- Kijk naar de voorvertoning en klik op Pasjes vullen.
De voorvertoning laat zien hoeveel pasjes er gevuld worden, hoeveel er worden overgeslagen, wat de totale waarde is en wat er op je maandfactuur komt. Pasjes die al gevuld, geblokkeerd of vernietigd zijn, slaat het systeem vanzelf over. Daarna haal je de pasjes op volgnummer uit de stapel; ze zijn meteen te besteden bij de aangesloten winkels.
Losse pasjes vullen met de pascode
Wil je maar een paar pasjes vullen, bijvoorbeeld voor een prijsvraag of een jubilaris? Kies dan Losse pasjes en plak de pascodes, één per regel. De pascode is de code van twaalf tekens die onder de QR op elk pasje staat, zoals ABCD-EFGH-JKLM. Typ je er een verkeerd, dan meldt beheer welke code niet klopt; er wordt nooit stilletjes een ander pasje gevuld.
Vier-ogen bij grote bedragen
Boven € 5.000 per vulactie maak je in één keer veel geld aan. Daarom wordt er dan nog niets gevuld: de vulactie wacht op een tweede beheerder. Collega's met het recht "Lege pasjes vullen" krijgen een mail en zien de vulactie in beheer met een knop Goedkeuren. Pas na hun goedkeuring komt het tegoed op de pasjes. Je kunt je eigen vulactie niet goedkeuren; alleen de eigenaar van de organisatie kan dat wel, zodat een organisatie van één persoon niet vastloopt.
Het recht zet je aan bij Team, per persoon.
Een tikfout herstellen
Verkeerde reeks of verkeerd bedrag? Klik bij de vulactie op Terugdraaien. Het tegoed vervalt en de pasjes zijn weer leeg, klaar om opnieuw te vullen. Dat kan zolang er met geen enkel pasje van die vulactie is betaald en de fee nog niet is gefactureerd. Daarna is het geen correctie meer: dan geef je een pasje opnieuw uit.
De maandfactuur
Aan het eind van de maand krijg je één factuur voor alle pasjes die je die maand hebt gevuld. Je kiest zelf hoe je betaalt:
- Automatische incasso. De eigenaar geeft één keer akkoord in beheer. De factuur is dan je vooraankondiging en je hoeft verder niets te doen.
- Factuur met betaallink. Zonder akkoord krijg je de factuur met een betaallink voor iDEAL | Wero. Betaal binnen 14 dagen.
Blijft een factuur te lang open staan, of mislukt een incasso, dan kun je tijdelijk geen nieuwe pasjes vullen. Pasjes die al gevuld zijn, blijven gewoon te besteden. Betaal je de factuur, ook rechtstreeks vanuit beheer, dan kun je meteen weer vullen.
Zelf aan de slag
Vullen zit in de module Streekbonnen & stadspassen. Geef je al een stadsbon uit via MijnEvent, dan vind je Pasjes vullen op het tabblad Pasjes. Nog geen eigen stadsbon? Bekijk de modulepagina of neem contact op, dan zetten we hem samen op.
