Altijd zicht op hoe je event loopt
Een event organiseren betekent constant kleine beslissingen nemen: extra promotie, een ticketsoort bijschakelen, of juist op tijd afronden. Daarvoor heb je actuele cijfers nodig. In het beheerpaneel van MijnEvent zie je per event real-time hoe je ervoor staat.
Je hoeft niets te verversen of te wachten op een dagrapport — de cijfers lopen mee met je verkoop.
De kerncijfers per event
Voor elk event toont het beheerpaneel drie belangrijke getallen in één oogopslag:
- Totale omzet — wat je event tot nu toe heeft opgebracht.
- Aantal verkochte tickets — hoeveel tickets er over alle soorten heen verkocht zijn.
- Aantal check-ins — hoeveel bezoekers er bij de ingang daadwerkelijk zijn ingecheckt.
Deze drie samen geven je een helder beeld. De omzet en verkochte tickets vertellen je hoe de voorverkoop loopt; de check-ins laten op de dag zelf zien hoeveel mensen er echt binnen zijn.
Slim sturen met je cijfers
Met deze informatie kun je tijdens de aanloop én op de eventdag goede keuzes maken:
- Loopt de verkoop achter? Dan weet je dat een extra zetje in je promotie nodig is.
- Nadert een ticketsoort de capaciteit? Dan kun je op tijd een wachtlijst of een nieuwe soort overwegen.
- Wil je weten hoeveel mensen er al binnen zijn? De check-ins geven je dat live tijdens het event.
Exporteren als CSV
Niet alle administratie doe je binnen MijnEvent. Voor je eigen boekhouding, een rapportage of een analyse in een spreadsheetprogramma kun je je data exporteren als CSV-bestand.
Je kunt exporteren:
- Bestellingen — één rij per bestelling, met een kolom Ticketsoort die de regels samenvat ("2× Bezoeker, 1× Verkoper").
- Bestelregels — één rij per regel, met ticketsoort, aantal, stukprijs, servicekosten per stuk en het regeltotaal. Handig als je per ticketsoort wilt optellen zonder eerst te hoeven splitsen.
- Bezoekersgegevens — de gegevens van de mensen die tickets hebben gekocht.
Bovenin het bestellingenscherm staat naast het eventfilter een filter op ticketsoort. Dat filter werkt door in allebei de exports: kies je een event en daarbinnen "Verkoper", dan krijg je alleen die regels. Verkoop je aan twee groepen tegelijk — bezoekers en standhouders bijvoorbeeld — dan is dat het snelste antwoord op "hoeveel standplaatsen zijn er nu verkocht?".
Een CSV open je in vrijwel elk spreadsheetprogramma, zoals Excel of Numbers. Zo kun je makkelijk filteren, optellen, draaitabellen maken of de gegevens doorsturen naar je boekhouder.
Waarom je liever niet exporteert
Voor de duidelijkheid: de exportknop staat er, en je mag hem gebruiken. Maar het is geen gemak, het is een afweging.
Zolang je gegevens in het beheerscherm staan, zitten ze achter je login, je twee-factor en je activiteitenlogboek. Een gedownload bestand heeft dat allemaal niet meer. Het belandt in een downloadmap, gaat als bijlage naar een collega, of blijft achter op een laptop die iemand anders overneemt. Dáár gaat het in de praktijk mis met bezoekersgegevens — zelden bij de leverancier, meestal bij een bestand dat te lang bleef rondslingeren.
Daarom hebben we het downloaden bewust wat stroever gemaakt:
- Je bevestigt eerst dat jij vanaf dat moment verantwoordelijk bent voor het bestand.
- Het bestand is versleuteld met AES-256; het wachtwoord komt apart per e-mail, zodat bestand en sleutel niet samen reizen.
- De export draagt je naam. In het bestand staat wie het downloadde, wanneer en voor welke organisatie.
- Elke download komt in je activiteitenlogboek, met een hash van het bestand. Duikt een export later ergens op, dan is te herleiden uit welke download hij komt.
Ons advies blijft: bekijk in het beheerscherm wat je in het beheerscherm kúnt bekijken.
Mis je een analyse?
Kun je iets alleen uitrekenen door de data eerst te exporteren, dan is dat voor ons een signaal dat er een scherm ontbreekt. Mail wat je wilt uitzoeken naar info@mijnevent.nl — dan kijken we mee of we het in het beheerscherm kunnen bouwen, zodat je de download helemaal niet meer nodig hebt.
Waarvoor je de export gebruikt
Een paar voorbeelden uit de praktijk:
- Administratie — koppel je verkopen aan je eigen boekhouding.
- Rapportage — maak een overzicht voor partners, sponsoren of een subsidieverstrekker.
- Analyse — onderzoek welke ticketsoorten het best lopen, zodat je je volgende event nog scherper neerzet.
Kort samengevat
In het beheerpaneel volg je real-time je omzet, verkochte tickets en check-ins per event. Moet je er echt mee naar buiten, dan exporteer je bestellingen en bezoekersgegevens als versleutelde CSV — met een bevestiging vooraf, het wachtwoord per e-mail en een regel in je activiteitenlogboek. Maar het beste bestand is het bestand dat je niet hoeft te downloaden: mis je een analyse, laat het ons weten, dan bouwen we hem liever in.
