# Gastenlijst — vrijwilligers, pers en sponsors een echt ticket geven — MijnEvent

 Gastenlijst

# Niet iedereen die binnenkomt hoeft te betalen

Je vrijwilligers, de fotograaf van de streekkrant, de sponsor met tien kaarten in het contract, de zus van de gitarist. Zet ze op de gastenlijst en ze krijgen een écht ticket met een eigen QR-code — geen naam op een A4’tje dat bij de ingang zoekraakt. Ze tellen mee in je capaciteit, ze scannen als elke andere bezoeker, en omdat het ticket gratis is betaal je er geen platform fee over.

 [Hoe het werkt](#how-title) [Alle functies](https://mijnevent.nl/nl/features) 

- 1Naam op de lijst

    Naam, e-mailadres, ticketsoort en aantal. Meer is het niet — tot twintig tickets per keer.
- 2Het ticket wordt aangemaakt

    Een echte bestelling van € 0,00 met echte tickets erin, elk met een eigen QR-code. De capaciteit wordt meteen afgeboekt.
- 3Scannen als elk ander ticket

    Bij de ingang ziet je controleur geen verschil. Zelfde scan, zelfde groene vinkje, zelfde check-in in je cijfers.

  Hoe het werkt

## Van naam naar geldig ticket in drie stappen

De gastenlijst is een tabblad bij je event. Wat eruit komt is geen uitzondering op je systeem, maar een gewone bestelling die toevallig niets kost.

  1

### Voeg de gast toe

Open het tabblad Gastenlijst bij je event, vul naam en e-mailadres in, kies de ticketsoort en het aantal. Wil je er iets persoonlijks bij zeggen? Stel per event een eigen onderwerp en een begeleidende tekst in, en zet die per gast aan of uit.

   2

### Het ticket ontstaat direct

Er wordt een bestelling van € 0,00 aangemaakt met daarin echte tickets, elk met een eigen QR-code. Dezelfde vergrendeling als bij een gewone bestelling zorgt dat de plaatsen ook echt worden afgeboekt: op de ticketsoort, op een gedeelde capaciteitsgroep en op een tijdslot als je die gebruikt. Past het er niet meer bij, dan krijg je dat te zien — in plaats van een stille overboeking.

   3

### Aan de deur is er geen verschil

De gast laat zijn QR-code scannen zoals iedereen, en kan net als elk ander ticket maar één keer naar binnen. Maak je de gast aan vanuit de scanner-app, dan kun je hem in dezelfde handeling meteen inchecken — handig bij een crewlid dat al voor je neus staat.

   Voor wie

## De mensen die er zijn zonder een kaartje te kopen

Elk event heeft ze. Meestal staan ze op een lijstje in iemands telefoon — tot die iemand net even weg is.

        ### Vrijwilligers & crew

Vijfentwintig mensen die om zeven uur binnen moeten, verspreid over drie ingangen. Met een gastticket per persoon weet elke controleur dat het klopt zonder eerst te bellen wie er ook alweer op de lijst stond — en zie je achteraf wie er daadwerkelijk is geweest.

      ### Pers & fotografen

Een fotograaf die zich vooraf aanmeldt, een journalist die pas de ochtend zelf bevestigt. Je zet ze op de lijst, ze krijgen hun ticket per mail, en ze lopen langs dezelfde ingang als de rest.

       ### Sponsors & relaties

De sponsor die tien kaarten in het contract heeft staan. Zet ze in één keer op zijn naam en stuur ze naar zijn adres; hij verdeelt ze zelf onder zijn gasten en jij hebt er verder geen werk aan.

       ### Artiesten, sprekers & hun gasten

De band die vier gastenkaarten wil, de spreker die zijn partner meeneemt. Het gaat van dezelfde capaciteit af, dus je zaal wordt niet stiekem voller dan waar je op had gerekend.

   Wat er goed aan gaat

## Waarom een gastticket beter werkt dan een naam op een lijst

Een papieren gastenlijst gaat pas mis op het moment dat het druk is. Een gastticket is gewoon een ticket — met alles wat daarbij hoort.

       ### Het telt mee in je capaciteit

Elk gastticket boekt capaciteit af, precies zoals een verkocht ticket: op de ticketsoort, op een gedeelde capaciteitsgroep en op het tijdslot als je die gebruikt. Zo staat er nooit een zaal vol terwijl je administratie nog ruimte laat zien. Past de gast er niet meer bij, dan zegt het systeem dat en noemt het hoeveel plaatsen er nog vrij zijn.

        ### Een echt ticket, dus dezelfde check-in

De gast krijgt geen uitzonderingsstatus maar een ticket met een eigen QR-code. Je controleur scant het zoals elk ander ticket, het kan maar één keer worden ingecheckt, en de gast telt gewoon mee in je bezoekersaantallen en je scanvoortgang.

       ### Geen platform fee over gratis tickets

De platform fee is een vast bedrag per betaald ticket. Een gastticket kost € 0,00 en valt daar dus buiten — of je er nu vijf of vijfhonderd weggeeft. Je crew netjes op de lijst zetten maakt je afrekening niet duurder.

      ### Met of zonder e-mailadres

In het beheerscherm vul je een adres in, want daar gaan de tickets naartoe. Voeg je een gast toe vanuit de scanner-app, dan is een naam genoeg: het ticket bestaat dan zonder mail en de app toont de QR-code meteen. Prettig aan een drukke deur, waar niemand staat te wachten tot een adres is overgetikt.

   Goed om te weten

## De randjes, vooraf verteld

Liever nu eerlijk dan op de avond zelf verrast.

## In het beheerscherm is e-mail verplicht

Voeg je een gast toe achter je computer, dan moet er een e-mailadres bij — anders komen de tickets nergens aan. Heb je dat adres niet, dan is de scanner-app de route: daar volstaat een naam.

## Twintig tickets per keer

Eén gast krijgt er maximaal twintig tegelijk. Grotere groepen voeg je in meerdere rondes toe; een lijst met namen uploaden of importeren kan nog niet.

## Een gastticket is verder een gewoon ticket

Staat doorverkoop aan voor die ticketsoort, dan kan je gast het ticket net als iedere bezoeker aanbieden — hij heeft immers een echt ticket. Wil je dat niet, gebruik dan een aparte gastenticketsoort waarvoor doorverkoop uitstaat.

   Veelgestelde vragen

## Veelgestelde vragen

## Krijgt de gast automatisch een e-mail?

 Als er een e-mailadres bij staat wel: de gast krijgt dezelfde bevestigingsmail als een koper, met de tickets als bijlage. Voeg je vanuit de scanner-app iemand zonder adres toe, dan gaat er geen mail uit en toont de app de QR-code direct, zodat je die ter plekke kunt laten scannen.

## Kost een gast op de lijst mij platform fee?

 Nee. De platform fee is een vast bedrag per betaald ticket, en gratis tickets zijn altijd fee-vrij. Een gastenbestelling staat op € 0,00 en levert dus geen fee op, hoeveel gasten je ook toevoegt.

## Telt een gastticket mee in mijn capaciteit?

 Ja, volledig. Een gastticket boekt af op de ticketsoort, op een gedeelde capaciteitsgroep en op het tijdslot, precies zoals een verkocht ticket. Past de gast er niet meer bij, dan wordt hij geweigerd met de melding hoeveel plaatsen er nog vrij zijn.

## Kan een controleur ter plekke iemand toevoegen?

 Ja. In de scanner-app maakt een controleur een gast aan met alleen een naam, eventueel met een tijdslot erbij, en kan hij die in dezelfde handeling inchecken. Die gasten verschijnen daarna gewoon in het gastenlijst-overzicht in je beheerscherm.

## Kan ik een eigen tekst meesturen?

 Ja. Per event stel je een eigen onderwerp en een begeleidende tekst in voor de gastenmail. Je gebruikt [naam] en [event] als placeholders en maakt op met **vet**, *cursief* en lijstjes. Per gast bepaal je of die tekst meegaat.

## Verstoren gastentickets mijn omzetcijfers?

 Nee. Een gastenbestelling staat op € 0,00 en telt niet mee als verkoop; verkoopmeldingen en -mijlpalen blijven voorbehouden aan echte bestellingen. In je bezoekersaantallen, je capaciteit en je check-ins telt de gast wél volledig mee, want daar staat hij ook echt.

# Zet je gastenlijst op

De gastenlijst zit in elk prijsmodel. Gratis tickets kosten geen platform fee, dus je crew, je pers en je sponsors erbij zetten kost je niets extra.

 [Start gratis](https://mijnevent.nl/registreer) [Alle functies](https://mijnevent.nl/nl/features)