Je vrijwilligers, de fotograaf van de streekkrant, de sponsor met tien kaarten in het contract, de zus van de gitarist. Zet ze op de gastenlijst en ze krijgen een écht ticket met een eigen QR-code — geen naam op een A4’tje dat bij de ingang zoekraakt. Ze tellen mee in je capaciteit, ze scannen als elke andere bezoeker, en omdat het ticket gratis is betaal je er geen platform fee over.
Naam op de lijst
Naam, e-mailadres, ticketsoort en aantal. Meer is het niet — tot twintig tickets per keer.
Het ticket wordt aangemaakt
Een echte bestelling van € 0,00 met echte tickets erin, elk met een eigen QR-code. De capaciteit wordt meteen afgeboekt.
Scannen als elk ander ticket
Bij de ingang ziet je controleur geen verschil. Zelfde scan, zelfde groene vinkje, zelfde check-in in je cijfers.
De gastenlijst is een tabblad bij je event. Wat eruit komt is geen uitzondering op je systeem, maar een gewone bestelling die toevallig niets kost.
Open het tabblad Gastenlijst bij je event, vul naam en e-mailadres in, kies de ticketsoort en het aantal. Wil je er iets persoonlijks bij zeggen? Stel per event een eigen onderwerp en een begeleidende tekst in, en zet die per gast aan of uit.
Er wordt een bestelling van € 0,00 aangemaakt met daarin echte tickets, elk met een eigen QR-code. Dezelfde vergrendeling als bij een gewone bestelling zorgt dat de plaatsen ook echt worden afgeboekt: op de ticketsoort, op een gedeelde capaciteitsgroep en op een tijdslot als je die gebruikt. Past het er niet meer bij, dan krijg je dat te zien — in plaats van een stille overboeking.
De gast laat zijn QR-code scannen zoals iedereen, en kan net als elk ander ticket maar één keer naar binnen. Maak je de gast aan vanuit de scanner-app, dan kun je hem in dezelfde handeling meteen inchecken — handig bij een crewlid dat al voor je neus staat.
Elk event heeft ze. Meestal staan ze op een lijstje in iemands telefoon — tot die iemand net even weg is.
Vijfentwintig mensen die om zeven uur binnen moeten, verspreid over drie ingangen. Met een gastticket per persoon weet elke controleur dat het klopt zonder eerst te bellen wie er ook alweer op de lijst stond — en zie je achteraf wie er daadwerkelijk is geweest.
Een fotograaf die zich vooraf aanmeldt, een journalist die pas de ochtend zelf bevestigt. Je zet ze op de lijst, ze krijgen hun ticket per mail, en ze lopen langs dezelfde ingang als de rest.
De sponsor die tien kaarten in het contract heeft staan. Zet ze in één keer op zijn naam en stuur ze naar zijn adres; hij verdeelt ze zelf onder zijn gasten en jij hebt er verder geen werk aan.
De band die vier gastenkaarten wil, de spreker die zijn partner meeneemt. Het gaat van dezelfde capaciteit af, dus je zaal wordt niet stiekem voller dan waar je op had gerekend.
Een papieren gastenlijst gaat pas mis op het moment dat het druk is. Een gastticket is gewoon een ticket — met alles wat daarbij hoort.
Elk gastticket boekt capaciteit af, precies zoals een verkocht ticket: op de ticketsoort, op een gedeelde capaciteitsgroep en op het tijdslot als je die gebruikt. Zo staat er nooit een zaal vol terwijl je administratie nog ruimte laat zien. Past de gast er niet meer bij, dan zegt het systeem dat en noemt het hoeveel plaatsen er nog vrij zijn.
De gast krijgt geen uitzonderingsstatus maar een ticket met een eigen QR-code. Je controleur scant het zoals elk ander ticket, het kan maar één keer worden ingecheckt, en de gast telt gewoon mee in je bezoekersaantallen en je scanvoortgang.
De platform fee is een vast bedrag per betaald ticket. Een gastticket kost € 0,00 en valt daar dus buiten — of je er nu vijf of vijfhonderd weggeeft. Je crew netjes op de lijst zetten maakt je afrekening niet duurder.
In het beheerscherm vul je een adres in, want daar gaan de tickets naartoe. Voeg je een gast toe vanuit de scanner-app, dan is een naam genoeg: het ticket bestaat dan zonder mail en de app toont de QR-code meteen. Prettig aan een drukke deur, waar niemand staat te wachten tot een adres is overgetikt.
Liever nu eerlijk dan op de avond zelf verrast.
Voeg je een gast toe achter je computer, dan moet er een e-mailadres bij — anders komen de tickets nergens aan. Heb je dat adres niet, dan is de scanner-app de route: daar volstaat een naam.
Eén gast krijgt er maximaal twintig tegelijk. Grotere groepen voeg je in meerdere rondes toe; een lijst met namen uploaden of importeren kan nog niet.
Staat doorverkoop aan voor die ticketsoort, dan kan je gast het ticket net als iedere bezoeker aanbieden — hij heeft immers een echt ticket. Wil je dat niet, gebruik dan een aparte gastenticketsoort waarvoor doorverkoop uitstaat.
Organiseer je events via MijnEvent? Vul je e-mailadres in en we sturen je een inloglink naar je meest recente organisatie.
Nog geen account? Registreer je gratis