# Gegevens verzamelen na de verkoop — dieetwensen, KvK-nummers en gewichten binnenhalen zonder nabellen — MijnEvent Gegevens verzamelen na de verkoop # De dieetwensen binnenhalen zonder iedereen na te bellen Je hebt tachtig kaarten verkocht voor het diner en je moet dinsdag door aan de cateraar wat er op tafel komt. Nu betekent dat een mailtje aan iedereen, een spreadsheet die je zelf bijhoudt en op maandagavond tien mensen bellen. Met de module Deelnemersgegevens vraagt het systeem het uit, herinnert het door, en zie jij alleen nog wie er écht overblijft. [Zo werkt het](#how-title) [De modulepagina](https://mijnevent.nl/nl/modules/deelnemersgegevens) - 1De koper rekent af De checkout blijft kort: naam, e-mailadres, betalen. Niets over diëten of KvK-nummers, want dat kost je verkopen. - 2Hij krijgt één link In de bevestigingsmail zit één link naar alle formulieren van zijn bestelling, met bovenaan wat er nog openstaat. - 3Invullen of doorsturen Per ticket vult hij het zelf in, of stuurt hij dat ene formulier met één klik door naar de gast die erbij hoort. Per ticket, niet per bestelling ## Vier tickets is vier formulieren Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het is precies wat er bij een gedeelde vragenlijst misgaat: één invulling voor een bestelling van vier mensen, en dan alsnog nabellen wie welke wens had. De uitvraag hangt hier aan het ticket. 2× Diner — volwassene 2 formulieren 2× Diner — kind 2 formulieren Velden per ticketsoort verschillend Wat de koper te doen krijgt 4 formulieren Elk formulier vraagt de velden van díé ticketsoort. Het kindermenu vraagt om een leeftijd, het volwassenmenu om een wijnkeuze — en de koper hoeft niet te onthouden welke vraag bij wie hoorde. Hoe het werkt ## Van afrekenen tot compleet dossier Je richt het één keer in per ticketsoort. Daarna loopt het, en jij kijkt alleen nog naar wat er níét binnenkomt. 1 ### Bouw het formulier per ticketsoort Kies je velden — tekst, keuzelijst, datum, getal, aanvinkvakje — bepaal welke verplicht zijn en zet er een deadline op. Velden kunnen voorwaardelijk zijn: "welk dieet?" verschijnt alleen bij wie aangaf een dieetwens te hebben, "welke workshop op dag twee?" alleen bij wie een tweedaags ticket kocht. 2 ### De koper krijgt één link Direct na de betaling, in dezelfde mail als zijn tickets. Geen account, geen wachtwoord: de link opent zijn eigen overzicht met per ticket een formulier en de stand van zaken erboven. 3 ### Zelf invullen of doorsturen naar de gast Weet de koper het antwoord, dan vult hij het in. Weet hij het niet, dan stuurt hij dat ene formulier door naar de gast — die vult alleen zijn eigen gegevens in en ziet niets van de rest. De koper houdt wel zicht op wat er nog openstaat. 4 ### Herinneringen lopen door, jij ziet de rest Wie niets invult krijgt vanzelf een herinnering, tot je deadline. Daarna krijg jij een signaalmail met wie wat mist, hoe vaak diegene al herinnerd is en hoe je hem bereikt. Vanaf dat moment beslis jij. 5 ### Exporteren en daarna wissen Eén export per event of per ticketsoort naar je cateraar, ballonvaarder of workshopleider. Na je event wist het systeem de gegevens automatisch, met een audit-trail van dat wissen. Waar het om gaat ## Vier keer dezelfde vraag, vier keer andere velden Wat je moet weten verschilt per soort event. Wat hetzelfde is: je hebt het pas ná de verkoop nodig, en je hebt het van iedereen apart nodig. ### Klimhal, survivalrun, ballonvaart Gewicht, lengte, schoenmaat en een noodcontact met telefoonnummer. Zonder die getallen kun je geen gordel uitgeven en geen mand indelen — en niemand geeft ze graag af in een openbare checkout. Markeer gewicht als gevoelig veld: het gaat versleuteld de kast in, alleen je instructeurs zien het, en zeven dagen na afloop is het weg. ### Diner, gala, bruiloftsfeest Dieetwens, allergie, menukeuze en de naam waaronder de gast aan tafel zit. Met een voorwaardelijk veld vraag je "waarvoor precies?" alleen aan wie een allergie aanvinkte, en de cateraar krijgt dinsdag één exportbestand in plaats van jouw handgeschreven aantekeningen. ### Congres, opleidingsdag, netwerkbijeenkomst Bedrijfsnaam, KvK-nummer, factuuradres, functie en de naam zoals die op de badge moet. Bij een zakelijk ticket bestelt de office manager voor zes collega's: zij rekent af, zij stuurt de zes formulieren door, en jij drukt badges met namen die kloppen. ### Workshop, meerdaags programma, cursusdag De rondekeuze: welke workshop in blok één, welke in blok twee, en wil de deelnemer beginner of gevorderd. Een keuzelijst per ronde levert je meteen de verdeling over de zalen, zonder een los inschrijfformulier dat je daarna weer moet koppelen aan wie er betaald heeft. De opvolging ## Het scherm dat je écht gebruikt: wie mist er nog wat Dit is de kern van de module, en nadrukkelijk geen automaat. Je ziet wie wat mist, hoe vaak diegene al herinnerd is en hoe je hem bereikt. Wat er daarna gebeurt, bepaal jij. Voorbeeld van het overzicht Ontbrekende gegevens Deelnemer Mist Herinnerd Contact Marieke de Boer — Diner, volwassene Dieetwens 3× 06 – 12 34 56 78 Jeroen Veenstra — Congres, zakelijk KvK-nummer 1× j.veenstra@… Sanne Bakker — Klimclinic Gewicht, noodcontact 4× 06 – 87 65 43 21 Gebeld en het opgelost? Zet het als notitie bij die deelnemer, dan staat het bij de juiste persoon in plaats van in een los lijstje op je bureau. ## Alles op één scherm Filter op event, ticketsoort of veld: laat alleen zien wie de dieetwens nog mist, of alleen wie het gewicht niet invulde. Je ziet er meteen bij hoe je die persoon bereikt, zodat bellen geen zoektocht door je bestellingen wordt. ## Een notitie per deelnemer Wat je telefonisch afsprak — "belt donderdag terug", "eet gewoon mee, geen dieet" — leg je vast bij die deelnemer. Je collega ziet het ook, en niemand belt dezelfde persoon twee keer. ## Herinneringen die vanzelf doorlopen Zolang een formulier niet compleet is, blijven de herinneringen komen — tot de deadline die jij hebt gezet. Verleng je de deadline, dan lopen ze gewoon door. Jij hoeft er niet aan te denken. ## Jij annuleert, niet het systeem Automatisch laten vervallen kán, maar staat standaard uit. Wij vinden een bestelling die zichzelf annuleert omdat iemand op vakantie was geen goede uitkomst, en jij waarschijnlijk ook niet. Zet je het aan, dan weet je dat je het zelf hebt aangezet. Als je toch annuleert ## Wat er dan terugkomt — en wat niet Dit hoort niet in de kleine lettertjes, want je deelnemer vraagt er wel degelijk naar. Annuleer je een deelnemer definitief, dan gaat er geld terug — maar niet alles. ## Terug: de ticketprijs De deelnemer krijgt de ticketprijs terug, minus de transactiekosten die de betaaldienst al in rekening bracht toen hij betaalde. Die kosten zijn gemaakt op het moment van betalen en komen niet terug, ook niet bij een annulering. ## Niet terug: servicekosten, orderkosten en donatie Servicekosten die je zelf per ticket instelde, de orderkosten van de bestelling en een eventuele donatie blijven staan. Dat is geen kleine lettertjes-truc, maar de reden waarom je dit hier leest en niet pas in een mailwisseling achteraf. ## Automatisch vervallen kan, maar staat uit Wil je dat onvolledige tickets na de deadline vanzelf vervallen, dan zet je dat per event aan. Standaard staat het uit — precies omdat het bedrag dat terugkomt lager is dan wat er betaald werd, en dat wil je uitleggen voordat het gebeurt. Privacy ## Je vraagt gevoelige dingen. Dat vraagt om strengere regels Een gewicht, een allergie, een noodcontact: dat is geen ticketverkoop meer, dat zijn persoonsgegevens waar de AVG iets van vindt. Daarom kun je een veld als gevoelig markeren, en gelden er andere regels zodra je dat doet. ## Verplichte doeltekst per veld Bij een gevoelig veld leg je uit waarvoor je het vraagt — "we hebben je gewicht nodig om de juiste gordel klaar te leggen" — en de deelnemer ziet die tekst voordat hij iets invult. Zonder die uitleg kun je het veld niet publiceren. ## Uitdrukkelijke toestemming De deelnemer geeft actief toestemming voor het gevoelige veld, apart van de rest van het formulier. Geen vooraf aangevinkt vakje, geen toestemming die verstopt zit in de algemene voorwaarden. ## Versleuteld opgeslagen, apart afgeschermd Gevoelige antwoorden gaan versleuteld de database in. Alleen teamleden met díé specifieke permissie kunnen ze inzien — je kassamedewerker of je marketingcollega dus niet, ook al werken ze in hetzelfde beheerscherm. ## Automatisch gewist na je event Dertig dagen na je event verdwijnen de deelnemersgegevens vanzelf; gevoelige velden al na zeven dagen. Je hoeft niets op te ruimen en je hoeft er ook niet aan te denken — het gebeurt of je nu inlogt of niet. ## Met een audit-trail Wie de gegevens heeft ingezien en wanneer ze gewist zijn, staat vast in een audit-trail. Vraagt een deelnemer later wat er met zijn gegevens is gebeurd, dan kun je dat laten zien in plaats van beloven. ## En nee: we zeggen niet dat we niets bewaren Dat zou onwaar zijn. Voor deze module bewaren we de gegevens die jij uitvraagt — anders kon je cateraar er niets mee. Wat we wél doen: ze versleutelen, ze afschermen, ze niet langer bewaren dan jouw event ze nodig heeft, en het wissen vastleggen. Dat is de eerlijke versie, en de enige die je later kunt navertellen. Wat het kost ## € 50 per event, en je eerste keer is gratis Eén bedrag per event waarbij je gegevens uitvraagt. Niet per formulier, niet per deelnemer, niet per veld, en nooit een percentage over je omzet. € 50 per event waarbij je gegevens uitvraagt Eerste event gratis **Eén bedrag, hoeveel je ook uitvraagt** — Twee velden of twintig, vijftien deelnemers of vijftienhonderd: het blijft € 50 voor dat event. Zo hoef je nooit te kiezen tussen "compleet uitvragen" en "goedkoop uitvragen". Je allereerste event met deelnemersformulieren kost niets. Probeer het uit op je kleinste diner voordat je het op je congres van driehonderd man loslaat. Het bedrag is per organisatie aanpasbaar, ook naar € 0. Aan je ticketprijs verandert niets: de platform fee blijft € 0,50 of € 0,25 incl. btw per betaald ticket. Veelgestelde vragen ## Veelgestelde vragen ## Waarom vraag je de gegevens niet gewoon in de checkout uit? Omdat de koper ze op dat moment meestal niet heeft. Wie vier plaatsen voor een diner boekt, kent de dieetwensen van zijn gasten niet uit z'n hoofd, en wie voor zes collega's bestelt heeft hun KvK-gegevens niet bij de hand. Elke extra vraag in de checkout kost je bovendien verkopen. Afrekenen blijft daarom kort; het uitvragen begint erna, met alle tijd tot jouw deadline. ## Hoeveel formulieren krijgt iemand die vier tickets koopt? Vier. De uitvraag hangt aan het ticket, niet aan de bestelling: twee keer ticket A en twee keer ticket B levert vier aparte formulieren op, elk met de velden van díé ticketsoort. De koper ziet ze in één overzicht, met bovenaan wat er nog openstaat. ## Moet de koper alles zelf invullen voor zijn gasten? Nee. Per ticket stuurt hij het formulier met één klik door naar de gast die het betreft. Die vult alleen zijn eigen gegevens in, zonder account en zonder de antwoorden van de rest te zien. De koper houdt wel zicht op wat er nog openstaat, zodat hij weet of hij nog iemand moet porren. ## Wat gebeurt er als iemand zijn gegevens gewoon niet invult? Eerst blijven de herinneringen doorlopen. Is je deadline verstreken, dan krijg jij een signaalmail met wie wat mist, hoe vaak die persoon al herinnerd is en hoe je hem bereikt. Je kunt bellen en de uitkomst als notitie vastleggen, de deadline verlengen, of definitief annuleren. Automatisch laten vervallen kan aan, maar staat standaard uit. ## Wat krijgt iemand terug als ik hem definitief annuleer? De ticketprijs, minus de transactiekosten die al gemaakt zijn toen hij betaalde. Servicekosten die je zelf instelde, de orderkosten van de bestelling en een eventuele donatie komen niet terug. Vertel dat vooraf: het is de vraag die je anders gegarandeerd per mail terugkrijgt. ## Hoe gaan jullie om met gevoelige gegevens zoals gewicht en dieet? Die markeer je als gevoelig veld, en dan gelden strengere regels: je legt verplicht uit waarvoor je het vraagt, de deelnemer geeft er uitdrukkelijk toestemming voor, de antwoorden worden versleuteld opgeslagen, en alleen teamleden met die specifieke permissie kunnen ze inzien. Ze verdwijnen bovendien eerder dan de rest: zeven dagen na je event in plaats van dertig. We bewaren de gegevens dus wél — precies zolang jouw event ze nodig heeft, met een audit-trail van het wissen. ## Kan ik een vraag alleen stellen wanneer die relevant is? Ja, met voorwaardelijke velden. "Waarvoor precies?" verschijnt alleen bij wie een allergie aanvinkte, en "welke workshop op dag twee?" alleen bij wie een tweedaags ticket kocht. Zo blijft het formulier kort en vraag je niets uit wat je toch niet gebruikt — wat meteen de eenvoudigste manier is om aan dataminimalisatie te voldoen. ## Hoe krijgt mijn cateraar of leverancier de gegevens? Via een export per event of per ticketsoort: één bestand met alle antwoorden, dat je doorstuurt naar je cateraar, ballonvaarder of workshopleider. Daarna hoef je niets op te ruimen — het systeem wist de gegevens na de bewaartermijn zelf, met een audit-trail. ## Wat kost het om gegevens uit te vragen? € 50 per event waarbij je gegevens uitvraagt, en je allereerste event is gratis. Het bedrag staat los van het aantal formulieren, velden of deelnemers — nooit een percentage en nooit per formulier. Per organisatie aanpasbaar, ook naar € 0. Verder ## Meer over deze module Wat de module precies kan, wat er verder in MijnEvent zit, en hoe we met bezoekersgegevens omgaan. [ ### De modulepagina Alle mogelijkheden, het prijsmodel en de voorwaarden van de module Deelnemersgegevens op een rij. ](https://mijnevent.nl/nl/modules/deelnemersgegevens) [ ### Alle functies Wat er standaard in MijnEvent zit — van tijdsloten en gastenlijst tot doorverkoop en check-in. ](https://mijnevent.nl/nl/features) [ ### De kennisbank Artikelen over de AVG bij evenementen, privacyverzoeken afhandelen en hoe MijnEvent privacy by design is gebouwd. ](https://mijnevent.nl/nl/kennisbank) # Laat het systeem vragen, en bel alleen de rest Zet de module aan bij je volgende event, richt per ticketsoort je velden in en kijk daarna alleen nog naar wie er overblijft. Je eerste event is gratis. [Start gratis](https://mijnevent.nl/registreer) [Alle functies](https://mijnevent.nl/nl/features)