Tussen de laatste verkochte kaart en de deur die opengaat komt er bijna altijd nog iets vrij — iemand annuleert, een betaling gaat terug. Zonder wachtlijst valt die plaats in een gat. Met een wachtlijst staat er een rij mensen klaar die er direct bericht van krijgt.
De laatste kaart is weg
De ticketsoort raakt vol en is niet meer te kopen. Onder de uitverkochte soort verschijnt vanzelf een aanmeldknop — je hoeft niets aan te zetten.
Een bezoeker meldt zich aan
Naam en e-mailadres, meer niet. Geen account, geen betaling vooraf. Wie zich bedenkt haalt zichzelf er met één klik weer af.
Er komt een plaats vrij
Betaal je een ticket terug, dan telt die plaats meteen weer mee — en gaat er bericht uit naar wie het langst wacht.
De wachtlijst hoort bij de ticketsoort en verschijnt precies op het moment dat er niets meer te koop is.
Zodra de laatste plaats verkocht is, blokkeert het platform de verkoop van die soort en verschijnt op je eventpagina de mogelijkheid om je te melden. Dat gebeurt bij een eigen maximum, bij een gedeelde capaciteit én wanneer alle tijdvakken vol of voorbij zijn. Heeft een ticketsoort geen maximum, dan valt er niets vrij te komen en blijft de knop weg.
Naam invullen, e-mailadres invullen, versturen — geen account, geen aanbetaling. Hetzelfde adres kan maar één keer per ticketsoort op de lijst, dus vijf keer klikken levert geen vijf plekken op. In datzelfde scherm haalt iemand zich er ook weer af.
Betaal je een ticket terug, dan kijkt het platform op datzelfde moment of er wachtenden zijn. Los daarvan loopt er elk kwartier een controle langs alle ticketsoorten met aanmeldingen. Wie zich het eerst meldde, krijgt het eerst een e-mail — met het event, de ticketsoort en een link naar de eventpagina erin.
Een uitverkochte ticketsoort, het aanmeldformulier en de bevestiging — in één opname.
Een wachtlijst is alleen zinnig als "uitverkocht" ook echt klopt. Daarom loopt de capaciteit door dezelfde boeken als je verkoop, tot op de laatste plaats.
Geef elke ticketsoort zijn eigen aantal: 200 staanplaatsen, 40 VIP, 60 vroege vogels. Laat je het veld leeg, dan geldt er geen maximum en verkoopt die soort door zolang je event loopt — dan is er ook geen wachtlijst nodig.
Volwassenen, kinderen en leden die samen dezelfde 300 stoelen vullen? Hang ze aan één gedeelde capaciteit en ze tellen op naar dezelfde teller. Een eigen maximum per soort mag daar bovenop — bijvoorbeeld hooguit 30 VIP binnen die 300.
Bij het afrekenen zet het platform de teller op slot voordat het aantal wordt afgeboekt. Twee bezoekers die op dezelfde seconde de laatste kaart kopen kunnen dus niet allebei slagen — dat is technisch uitgesloten, geen kwestie van geluk of goed opletten.
Betaal je een ticket terug, dan gaat het aantal in één beweging terug naar de ticketsoort, naar de gedeelde capaciteit én naar het tijdvak. Hetzelfde gebeurt bij een mislukte of verlopen betaling. De plaats staat daarna weer echt te koop — en dát is het moment waarop de wachtlijst afgaat.
Vier situaties waarin een wachtlijst het verschil maakt tussen een lege stoel en een extra bezoeker.
Vijfhonderd kaarten, weg voor de lunch, en daarna een tijdlijn vol "iemand nog een kaartje over?". Die vraag verzamel je op één plek in plaats van in je berichten — en bij elke annulering gaat er vanzelf bericht uit.
Stoelen bijzetten kan niet, dus je maximum ligt vast. Wat wél kan: de mensen die er nog bij willen niet kwijtraken, zodat een teruggave in de week voor de voorstelling meteen weer een bezoeker oplevert in plaats van een lege rij.
Vijftien per vertrek, niet zestien. Zijn alle vertrektijden vol of voorbij, dan geldt de ticketsoort als uitverkocht en kunnen mensen zich melden voor het geval er iemand afzegt.
Je mag er duizend binnenlaten, geen tweeduizend. De teller houdt dat hard tegen, en de wachtlijst vangt op wat je noodgedwongen moet weigeren — meteen ook een eerlijk cijfer over de vraag als je volgend jaar meer wilt aanvragen.
Liever nu eerlijk dan op de dag zelf.
De e-mail is een seintje, geen optie op het ticket. De vrijgekomen plaats blijft voor iedereen te koop en wie het eerst afrekent heeft hem. Daarom gaan er per ronde nooit meer berichten uit dan er plaatsen vrij zijn, met een maximum van vijf per ticketsoort.
Na dat ene bericht is je aanmelding gebruikt. Was je net te laat, dan meld je je opnieuw aan voor de volgende keer. Zo blijft niemand jarenlang ongemerkt op een lijst staan die af en toe een mail afvuurt.
Aanmelden en berichten gaan volledig vanzelf, maar een overzicht waarin je de lijst per ticketsoort bekijkt of zelf iemand aanschrijft bestaat nog niet. Wil je die aantallen nu al weten, vraag ze dan even op.
Organiseer je events via MijnEvent? Vul je e-mailadres in en we sturen je een inloglink naar je meest recente organisatie.
Nog geen account? Registreer je gratis