Het lijstje per mail
Elke beursorganisator kent het. Twee weken voor de beurs komen de mails binnen: "Kunnen we nog twintig kaarten krijgen?", "Hier is ons lijstje met namen", "Onze accountmanager is er een vergeten". Daarna komt het drukwerk, het tellen bij de ingang en achteraf de vraag welke standhouder er hoeveel gasten mee heeft gebracht.
Bij een festival gaat het net zo met de sponsors, en bij een sportclub met de teams die hun eigen sponsors uitnodigen. Steeds organiseer jij het event, en nodigt een ander de gasten uit.
Met Relatiekaarten draai je dat om. Elke partner krijgt een eigen pagina en verstuurt daar zelf de kaarten. Jij stelt de spelregels in en ziet na afloop wat er gebeurd is.
Zo zet je een ronde op
Een ronde hoort bij één evenement of beurs. Je zet hem op in je beheerscherm, op het tabblad Relatiekaarten van het event.
Je bepaalt:
- Het gratis aantal per partner. Bijvoorbeeld tien kaarten per standhouder, over de hele beurs.
- De prijs per extra kaart. Wat een partner jou betaalt voor elke kaart boven dat aantal. Laat je hem op nul, dan houd je alleen het overzicht.
- Afrekenen op gescande of verstuurde kaarten. Reken je alleen gasten die echt kwamen, of elke kaart die de deur uit ging?
- De standaardbrief. De tekst die in de mail bij elke kaart staat. Partners mogen er hun eigen brief van maken, tenzij je dat uitzet.
- De ticketsoort. Maak een ticketsoort met toegang "Alleen relatiekaart". Die staat niet in je ticketshop, maar telt wel mee voor je capaciteit.
Voor de rest is het een gewoon event: de verkoop van je gewone tickets loopt ernaast door.
Partners uitnodigen
Daarna voeg je je partners toe: de standhouders, sponsors of teams. Per partner een naam, een logo en een of meer contactpersonen.
Een contactpersoon krijgt een uitnodiging per mail. Hij kiest een pincode en logt daarna in met zijn e-mailadres en die pincode. Een account aanmaken hoeft niet. Werkt iemand niet meer voor de partner, dan pauzeer of verwijder je hem en heeft hij direct geen toegang meer.
Wat de partner ziet
Op zijn eigen pagina ziet de partner bovenaan zijn logo en een teller: hoeveel kaarten hij verstuurd heeft en hoeveel er nog gratis zijn. Daaronder vult hij per gast een naam en e-mailadres in, eventueel met een persoonlijke regel. Heeft hij een lange lijst, dan uploadt hij die als CSV.
In dezelfde lijst ziet hij welke kaarten al gescand zijn. Een kaart die nog niet gebruikt is, kan hij intrekken of opnieuw versturen. Kaarten van andere partners ziet hij nooit.
Wat de gast krijgt
De gast krijgt de kaart per mail, maar niet als anonieme vrijkaart. Bovenaan staat het logo van de partner, met de regel "Aangeboden door". Daaronder staan de persoonlijke regel en de brief. Antwoordt de gast op de mail, dan komt dat bij de contactpersoon van de partner terecht.
Ook op de PDF en in de wallet-pas staat van wie de kaart komt. Aan de deur scan je hem als elk ander ticket.
De afrekening
Na afloop staat per partner in je beheerscherm hoeveel kaarten er verstuurd en gescand zijn, wat het gratis aantal was en wat er te verrekenen valt.
De rekensom is eenvoudig: alles boven het gratis aantal, maal de prijs per kaart. Een kaart die op meerdere dagen gescand is, telt één keer, en een ingetrokken kaart telt niet mee. Je exporteert het overzicht als CSV en stuurt je partners zelf de factuur.
Voor wie
- Beurzen en vakdagen, waar standhouders hun eigen klanten uitnodigen.
- Festivals en sportevents met sponsors, die een vast aantal vrijkaarten zelf willen verdelen.
- Clubs en verenigingen met teams of afdelingen, die elk kaarten weggeven aan hun eigen relaties.
- Netwerkevents, waar elk deelnemend bedrijf een paar gasten mag meenemen.
Wat het kost
Eén vast bedrag per evenement of beurs, met onbeperkt partners en onbeperkt kaarten. Je betaalt het bij het activeren van de ronde. Over de relatiekaarten zelf rekent MijnEvent geen fee: het zijn gratis tickets. Het actuele tarief staat op de modulepagina Relatiekaarten. Hoe het in de praktijk werkt, lees je op de pagina Relatiekaarten versturen.
