Aan de deur
Een relatiekaart is een gewoon ticket. Je scant hem met dezelfde scanner als de tickets die je verkocht hebt. Er is geen aparte rij en geen lijst op papier nodig.
Het scherm laat wel zien dat het een relatiekaart is, met de naam van de gast en van de partner die hem uitnodigde. Zo weet je bij de ingang van de beurs meteen bij welke stand iemand hoort. Is een kaart ingetrokken, dan wordt hij geweigerd zoals elk ongeldig ticket.
De afrekening
Op het tabblad Relatiekaarten van je event staat de afrekening. Per partner zie je:
- hoeveel kaarten er verstuurd zijn;
- hoeveel daarvan gescand zijn;
- het gratis aantal voor die partner;
- hoeveel kaarten er te verrekenen zijn, en het bedrag.
Een voorbeeld: tien kaarten gratis per partner en € 7,50 per extra kaart. Een standhouder verstuurde er 22, en 19 gasten kwamen echt. Reken je op gescande kaarten, dan zijn er 9 te verrekenen: € 67,50. Reken je op verstuurde kaarten, dan zijn het er 12: € 90,00.
Gescand of verstuurd?
Dat kies je per ronde.
- Gescand is het vriendelijkst voor je partners: ze betalen alleen voor gasten die echt kwamen. Dat werkt goed als je de kaarten vooral gebruikt om de zaal of de beursvloer te vullen.
- Verstuurd past als een kaart je iets kost, ook als de gast niet komt. Denk aan catering die je per uitgenodigde gast inkoopt, of een beperkt aantal plaatsen.
Een kaart die op meerdere dagen gescand is, telt één keer. Een ingetrokken kaart telt nooit mee.
Exporteren en factureren
Met Exporteren download je het overzicht als CSV, met per partner alle aantallen en het bedrag. Dat bestand gaat naar je boekhouding. De factuur aan je partners stuur je zelf: MijnEvent telt, maar factureert je partners niet.
