Wie in 2027 een festival, corso, sportdag of braderie wil organiseren, heeft deze week in veel gemeenten een deadline: 1 oktober 2026. Dan sluit de aanmelding voor de evenementenkalender van volgend jaar. Het is geen vergunningsaanvraag en het kost je meestal niet meer dan een formulier. Toch is het de stap waar je datum eigenlijk wordt vastgelegd.
In dit artikel lees je wat die kalender is, welke gemeenten nu de deur dichtdoen, wat je moet invullen en hoe je dat aansluit op de planning van je kaartverkoop.
Wat is de evenementenkalender?
Veel gemeenten stellen elk najaar een overzicht op van alle grotere evenementen voor het volgende jaar. Dat doen ze niet uit bureaucratische nieuwsgierigheid, maar vooral voor de hulpdiensten. Gemeente Weststellingwerf zegt het kort: de kalender wordt samen met politie en hulpdiensten gemaakt, zodat zij hun inzet goed kunnen plannen. Politie, brandweer en ambulancezorg hebben een beperkte capaciteit, en twee grote evenementen in dezelfde regio op dezelfde zaterdag gaat niet altijd samen.
Daarnaast gebruikt de gemeente de kalender om botsingen te voorkomen. Gemeente Best noemt dat ze conflicten tussen organisatoren wil voorkomen die dezelfde locatie, datum en tijd willen gebruiken, en dat er per terrein een maximumaantal evenementen per jaar geldt. Wie zich niet aanmeldt, kan dus ontdekken dat het evenemententerrein op zijn datum al vergeven is.
Belangrijk om te weten: de kalender is geen vergunning. Alle gemeenten die we hebben bekeken zeggen het er uitdrukkelijk bij. Staat je evenement op de kalender, dan vraag je daarna nog steeds een vergunning aan. Hoe dat traject loopt, lees je in ons overzicht vergunning, veiligheid en regelgeving op een rij.
Welke gemeenten sluiten nu?
Er is geen landelijke regeling. Elke gemeente kiest zelf of ze een kalender bijhoudt, voor welke evenementen en met welke deadline. Een greep uit wat gemeenten voor 2027 hebben gepubliceerd:
- Weststellingwerf — alle evenementen in 2027 vóór 1 oktober 2026 melden (het nieuwsbericht daarover is inmiddels offline; de algemene regels staan op Evenement organiseren). Wie later is, heeft volgens de gemeente meer kans dat het evenement alleen onder strengere voorwaarden door kan gaan, of helemaal niet.
- Westland — evenementen met meer dan 600 bezoekers op het piekmoment of die langer dan twee dagen duren, moeten vóór 1 oktober 2026 een principeverzoek indienen. De burgemeester beslist uiterlijk 1 december of het evenement op de kalender komt.
- Best — elk soort evenement, van muziekevenement tot braderie en Koningsdag, vóór 1 oktober 2026.
- Groningen — evenementen met meer dan 2.000 bezoekers vóór 1 oktober 2026. Evenementen boven de 20.000 bezoekers moesten al vóór 1 maart en krijgen voorrang.
- Tilburg — hier is het venster al dicht: B- en C-evenementen konden zich van 1 juli tot en met 31 augustus 2026 aanmelden.
Die spreiding laat zien waarom je het niet op gevoel moet doen. Het venster in de ene gemeente is al dicht als het in de andere nog open staat, en de drempel ligt ergens tussen "elk evenement" en "vanaf 2.000 bezoekers". Organiseer je in meerdere gemeenten, dan controleer je elke gemeente afzonderlijk. De snelste route: zoek op evenementenkalender 2027 plus de naam van je gemeente, of bel de afdeling vergunningen.
Wat moet je bij de aanmelding bij de hand hebben?
De formulieren verschillen, maar vragen vrijwel altijd dezelfde basis:
- Datum en tijden, inclusief op- en afbouw.
- Locatie, zo precies mogelijk.
- Aard van het evenement: muziek, sport, markt, optocht, en of er alcohol wordt geschonken.
- Verwacht aantal bezoekers, liefst ook het aantal dat er tegelijk aanwezig is op het drukste moment.
Dat laatste getal is het lastigst en het belangrijkste. Het bepaalt of je onder een drempel blijft en hoe zwaar de hulpdiensten je evenement inschatten. Hier loont het om cijfers van eerdere edities te hebben: hoeveel tickets je verkocht, hoeveel bezoekers er daadwerkelijk binnenkwamen en wanneer het het drukst was. Een geteld aantal is overtuigender dan een schatting, en het komt later in je veiligheidsplan terug. Hoe je die publieksmonitoring onderbouwt, lees je in het veiligheidsplan voor je evenement.
Werk je ook aan een subsidieaanvraag voor 2027? Die vraagt om grotendeels dezelfde cijfers, en de loketten sluiten in hetzelfde seizoen. Zie subsidie aanvragen voor je evenement in 2027.
Kalender eerst, kaartverkoop daarna
Voor je kaartverkoop betekent dit vooral: leg eerst je datum vast, dan pas de rest. Drie praktische gevolgen.
Wijzig je datum niet zomaar meer
Groningen is daar duidelijk over: wie na aanmelding de locatie, datum, tijd of aard van het evenement wijzigt, verliest zijn voorrangspositie. Kies dus nu een datum die je echt wilt houden. Twijfel je tussen twee weekenden, overleg dan met de gemeente in plaats van later te schuiven.
Start de verkoop pas als de datum vaststaat
Een early bird in december is aantrekkelijk: het brengt vroeg geld binnen en je leert meteen hoeveel belangstelling er is. Maar zolang je evenement niet op de kalender staat, verkoop je een datum die nog kan veranderen. Moet je dan verschuiven of annuleren, dan heb je verplichtingen richting je kopers. Die staan in je evenement annuleren of verzetten. In gemeenten zoals Westland, waar de burgemeester uiterlijk 1 december beslist, is december dan ook meteen een logisch startmoment voor de voorverkoop.
Zet de vergunningstermijn in je planning
Na de kalender volgt de vergunning. Weststellingwerf rekent met acht tot twaalf weken voor de aanvraag, en bij grotere evenementen kan dat langer zijn. Tel terug vanaf je evenementdatum, zet die deadline in je agenda en leg de rest van je planning daaromheen.
De deadline gemist?
Staat 1 oktober al achter je, of kom je er nu pas achter dat jouw gemeente een kalender heeft? Bel of mail de afdeling vergunningen meteen. Een late melding is niet automatisch een afwijzing, maar hoe eerder de gemeente het weet, hoe meer ruimte er nog is. Wacht in elk geval niet tot de vergunningsaanvraag: dan kan de inzet van de hulpdiensten al verdeeld zijn.
Tot slot
De evenementenkalender is het minst spannende formulier van het jaar en tegelijk het formulier dat bepaalt of je datum overeind blijft. Meld je evenement aan, kies een datum die je wilt houden, en start je kaartverkoop zodra die datum vaststaat.
Als die voorverkoop begint, helpt MijnEvent je met een vaste fee per ticket, betalingen rechtstreeks op je eigen Mollie-rekening en bezoekerscijfers die je volgend najaar weer bij de aanmelding kunt gebruiken. Bekijk de prijzen of meld je organisatie aan.
Dit artikel is algemene informatie, gebaseerd op publicaties van de genoemde gemeenten (stand 28 september 2026). Deadlines en drempels verschillen per gemeente; raadpleeg altijd de regels van je eigen gemeente.
Wet- en regelgeving verandert, en tarieven worden jaarlijks herzien. We doen ons best dit artikel actueel te houden en verwijzen waar mogelijk naar de bron, maar we kunnen niet garanderen dat alles op jouw moment van lezen nog klopt. Gaat het om een beslissing met financiële of juridische gevolgen, controleer het dan bij de instantie zelf of leg het voor aan een jurist of adviseur. Zie ook onze algemene disclaimer.
