Een stadsbon werkt pas als er genoeg winkels meedoen. Tot nu toe betekende dat: een lijst verzamelen, mailtjes heen en weer, en elke winkel met naam en e-mailadres in beheer zetten. Bij tien winkels gaat dat nog. Bij zestig wordt het een klus van dagen.
Daarom kunnen winkels zich nu zelf aanmelden. Jij deelt één link, de winkelier vult zijn eigen gegevens in, en jij beslist wie er meedoet.
Zo werkt het in vier stappen
- Je maakt een aanmeldlink. In beheer ga je naar Streekbonnen & stadspassen → Winkels en kies je Aanmeldlink maken. Geef de link een naam, zodat je later ziet waar aanmeldingen vandaan komen, bijvoorbeeld "Mail ondernemersvereniging" of "Flyer centrum".
- Je deelt de link. Kopieer hem, stuur hem via WhatsApp of mail, of download de QR-code voor een flyer of een poster in de winkelstraat.
- De winkelier meldt zich aan. Hij vult een kort formulier in en gaat akkoord met de winkelvoorwaarden.
- Jij keurt goed of af. Bovenaan de winkellijst zie je hoeveel aanmeldingen er wachten.
Wat de winkelier invult
Het formulier is bewust kort. Verplicht zijn alleen:
- de naam van de winkel;
- het adres van de winkel, via een adreszoeker die je ook kent van het aanmaken van een event;
- een contactpersoon met e-mailadres;
- akkoord met de winkelvoorwaarden.
Wie wil, voegt meteen meer toe: een logo, foto's, een korte beschrijving, de website, categorieën (bakker, mode, horeca, enzovoort) en openingstijden. Dat kan ook later, vanuit het winkelprofiel. Categorie, plaats, beschrijving en website verschijnen in het publieke winkeloverzicht, zodat klanten zien waar ze hun bon kunnen besteden.
Het formulier werkt op een telefoon net zo goed als op een computer. Een winkelier die je QR-code op een flyer scant, kan zich dus aan de toonbank aanmelden.
Na de aanmelding: wacht op goedkeuring
Een aangemelde winkel staat op Wacht op goedkeuring. In die stand kan hij nog niets: niet inloggen, geen bonnen afschrijven, en hij staat niet in het winkeloverzicht of de app. Zo komt er niemand op je stadsbon die je niet kent.
Jij krijgt een mail over de nieuwe aanmelding, met de winkelier in CC en de winkelvoorwaarden als PDF erbij. Heb je een vraag aan de winkelier, dan antwoord je gewoon op die mail.
Goedkeuren of afwijzen
Bij elke aanmelding zie je wat de winkelier heeft ingevuld. Daarna kies je:
- Goedkeuren. De winkel wordt actief. De winkelier krijgt een mail met een link om in te loggen en een pincode in te stellen. In dezelfde mail staat dat hij eenmalig zijn uitbetaalgegevens moet invullen: IBAN, tenaamstelling en KVK-nummer. Zonder die gegevens kun jij hem niet uitbetalen.
- Afwijzen. De winkelier krijgt een neutrale mail. Vul je een toelichting in, dan staat die erbij.
Hoe een goedgekeurde winkel daarna bonnen afschrijft, lees je in Stadsbon inwisselen als winkelier.
Ontbrekende uitbetaalgegevens
De grootste vertraging bij een stadsbon zit vaak in de uitbetaling: een winkel schrijft bonnen af, maar heeft nooit een rekeningnummer doorgegeven. Daar let MijnEvent nu op.
- De winkelier ziet in de winkel-app een vaste melding zolang zijn gegevens ontbreken.
- Hij krijgt automatisch een herinnering na 3, 10 en 30 dagen. Daarna stopt het.
- Jij ziet in beheer een label Uitbetaalgegevens ontbreken en kunt daarop filteren.
- Wil je zelf aandringen, dan stuur je met een knop een herinnering. Dat kan maximaal één keer per dag per winkel.
Hoe het uitbetalen zelf werkt, staat in Winkels uitbetalen: van kassa tot bank.
De link in eigen hand
Een aanmeldlink is niet te raden en geeft alleen toegang tot het formulier, niet tot gegevens. Je houdt hem verder zelf in de hand:
- Vervaldatum. Handig voor een wervingsronde met een deadline.
- Maximum aantal aanmeldingen. Bijvoorbeeld als je met een vaste groep winkels start.
- Intrekken. Een link die rondgaat waar hij niet hoort, zet je met één klik uit.
- Meerdere links. Maak per kanaal een eigen link, dan zie je welke werving werkt.
Een link die je eerder hebt gemaakt, kun je altijd opnieuw kopiëren. Het formulier is daarnaast beschermd tegen spam en misbruik.
Wat het jou oplevert
Je hoeft geen gegevens meer over te typen, en je hebt een overzicht van wie zich heeft aangemeld, wie actief is en wie nog uitbetaalgegevens moet invullen. De winkelier regelt zijn eigen profiel en jij houdt de controle over wie er meedoet.
De aanmeldlink is onderdeel van de module Streekbonnen & stadspassen.
