Doet je winkel mee met de stadsbon? Dan wissel je een bon aan de kassa in een paar tellen in — zonder los kastje. Alles gebeurt in de winkelier-app op je telefoon of tablet.
Stap 1: open de app en meld je aan
Je krijgt een uitnodiging per e-mail en stelt daarin je eigen pincode in. Daarna log je in met je e-mailadres en die pincode. Zo voorkom je dat iemand zonder toestemming kan afschrijven — en je hebt géén MijnEvent-account nodig. Na het inloggen sta je meteen op het inwissel-scherm.
Stap 2: scan of tik de bon in
Laat de klant de QR-code van de bon tonen en scan die, of voer de boncode handmatig in. Je ziet direct het huidige saldo van de bon.
Stap 3: bedrag intikken en afschrijven
Tik het te besteden bedrag in — precies wat de klant bij jou afrekent. Bevestig, en het bedrag wordt van de bon afgeschreven. Besteedt de klant minder dan het saldo? Dan blijft het restant staan voor een volgende keer.
Stap 4: bevestiging
Je ziet meteen het afgeschreven bedrag en het resterende tegoed. De klant ontvangt automatisch een e-mail met het nieuwe saldo, en de bon in zijn wallet werkt zichzelf bij. Klaar voor de volgende klant.
Het bedrag ook in je eigen kassa
De bon is nu bijgewerkt, maar je eigen kassa weet nog van niets. Daarom kies je onder Winkelprofiel → Verwerken in je kassa wat er op het bevestigingsscherm komt. Er zijn vier manieren:
- Een instructie (standaard): het bedrag met een korte uitleg, bijvoorbeeld dat je collega in de kassa "(papieren) cadeaukaart" kiest en het bedrag invult.
- Een vaste EAN-code: de streepjescode van je cadeaukaart-artikel. Je scant hem en vult het bedrag zelf in.
- Een barcode met het bedrag (bèta): één scan zet artikel en bedrag in je kassa. In theorie werkt dat, mits je kassa een prijscode op een eigen artikelnummer accepteert of je kassaleverancier bereid is dat in te stellen.
- Alleen het bedrag: niets extra's.
Je hebt geen telefoon per medewerker nodig: één apparaat met een browser bij de kassa is genoeg. Alle manieren, en wat je aan je kassaleverancier vraagt, staan in de volledige uitleg.
"Geblokkeerd door de uitgever"?
Eén melding kan nieuw voor je zijn: "Deze pas is geblokkeerd door de uitgever." Die zie je wanneer de houder (of de uitgever) de pas heeft bevroren — bijvoorbeeld na verlies of diefstal. Er is dan niets mis met jouw app of je winkel: de pas staat gewoon op slot. Verwijs de klant naar de uitgevende organisatie; alleen die kan de pas weer vrijgeven.
Bevriest een klant zijn pas kort nadat hij bij jóu heeft afgerekend, dan krijg je daar een mailtje over. Dat is uitsluitend ter kennisgeving: jouw inwisseling blijft staan en wordt gewoon uitbetaald. Bevriezen gaat over wat er nog kán gebeuren met de pas, niet over wat al gebeurd is.
Een pas zonder e-mailadres
Scan je een pas die nog niet aan een adres gekoppeld is, dan verschijnt daar een melding over. Die blokkeert niets — afschrijven gaat gewoon door. Je kunt de klant wel iets nuttigs meegeven: als hij zijn pas registreert op de pagina van de uitgever, kan hij hem blokkeren bij verlies, krijgt hij bericht bij elke afschrijving en een seintje als de pas bijna verloopt terwijl er nog tegoed op staat. Geen nieuwsbrieven. Het adres zelf zie jij niet — de kassa krijgt alleen een ja of nee.
Gewijzigde deelnemersvoorwaarden
Past de uitgevende partij de deelnemersvoorwaarden aan, dan kom je na het inloggen eerst op een akkoordscherm in plaats van bij de scanner. Eén vinkje en je bent weer waar je was. Zolang je nog niet akkoord bent, geeft opzoeken of afschrijven geen resultaat — dat is geen storing.
En de uitbetaling?
Eenmalig vul je in de app onder Winkelprofiel je betaalgegevens in: IBAN, tenaamstelling en je bedrijfsgegevens. Tenaamstelling en bedrijfsnaam vraagt het formulier apart uit — bij een eenmanszaak staat de rekening vaak op "J. Jansen" terwijl de KvK "Bakkerij Jansen" zegt, en banken struikelen over dat verschil. Een btw-nummer mag je leeg laten.
Na je bevestiging gaan die gegevens op slot. Wijzigen kan alleen door de uitgevende organisatie, met opgaaf van reden, en jij krijgt daar een e-mail over. Lees dat mailtje altijd: het is je waarschuwing als iemand probeert je rekeningnummer om te leiden.
Daarna gaat het vanzelf. De uitgevende partij — gemeente, BIZ of ondernemersvereniging — stelt periodiek een uitbetaalronde samen; jouw winkel zit daarin met alles wat er sinds de vorige ronde bij je is afgeschreven. Je krijgt bericht per e-mail, met het document erbij:
- een zelffactuur of een betalingsspecificatie, namens jou opgemaakt en gericht aan de uitgevende organisatie, met een eigen nummerreeks die losstaat van je eigen omzetnummering;
- waar van toepassing een UBL-bestand dat je zo in je boekhouding inleest.
Welke van die vormen je krijgt, kiest de uitgevende organisatie samen met haar boekhouder — de btw-behandeling van een stadsbon is haar vraag, niet die van MijnEvent. Standaard gaat er per inwisseling € 0,05 van je uitbetaling af; de rest van je afgeschreven bedrag krijg je uitgekeerd. Het geld komt van de uitgevende organisatie: MijnEvent maakt alleen het bestand op waarmee zij bij haar eigen bank betaalt.
Bon scannen, bedrag intikken, afschrijven — en de klant loopt door met het restant nog op zak.
