Wie een evenement organiseert, krijgt van de gemeente vier vragen: hoeveel mensen mogen er maximaal komen, hoe weet je dat je daaronder blijft, wie grijpt in als het misgaat, en hoe ontruim je? In de meeste veiligheidsplannen staat daar een variant van "wij houden de aantallen in de gaten". De module Veiligheid & vergunning maakt daar een aantoonbaar proces van — op basis van de scans die je controleurs toch al doen.
Live zicht op je instroom, per ingang
Elke check-in is een datapunt: iemand kwam op dat moment door die ingang naar binnen. Het veiligheidsdashboard telt live mee: het totaal aantal binnengelaten bezoekers tegenover je capaciteit, de instroom per minuut en de cijfers per poort. Je controleurs kiezen bij het scannen simpelweg welke ingang ze bemannen — meer inrichting is het niet. En zonder inrichting werkt het ook: dan telt alles op één poort.
Eén ding zie je bewust nérgens: een "aantal aanwezigen". Bezoekers checken niet uit als ze weggaan, dus dat getal kan niemand eerlijk meten — en een verkeerd getal is tijdens een calamiteit gevaarlijker dan geen getal. Wat we wél tonen is hard: hoeveel mensen er zijn binnengelaten. Dat is een bovengrens op de aanwezigheid, en precies waar je vergunning om draait.
Alerts die je op tijd waarschuwen
Het systeem bewaakt je instroom op vier manieren:
- Scanpieken — schiet de instroom ineens naar drie keer het gemiddelde van jouw event, dan krijg je een melding. De vergelijking is altijd met je éigen avond, niet met een platformgemiddelde.
- Capaciteit — bij 80%, 95% en 100% van je ingestelde capaciteit gaat er een alert af.
- Stilgevallen poorten — een ingang die stilvalt terwijl de rest doorloopt betekent meestal: scanner stuk of controleur weg. Er zit een pauzeknop in de app, dus een koffiepauze is geen vals alarm.
- KNMI-waarschuwingen — code geel, oranje of rood voor jouw locatie verschijnt automatisch in je meldingen én in je logboek.
Elke melding verschijnt op het scanscherm van de controleurs, die hem moeten bevestigen. Wie wanneer bevestigde wordt onveranderlijk vastgelegd — dat is de escalatieketen die een vergunningverstrekker wil zien.
De melding komt bovendien als echt pushbericht binnen, ook als de controleur het scanscherm niet open heeft staan. Het toestel trilt en de melding blijft staan tot iemand op "Gezien" drukt. Dat werkt op Android, iPhone en desktop; op een iPhone pas nadat de controleur de scanner één keer via Deel → "Zet op beginscherm" heeft geïnstalleerd, want Apple levert push alleen aan een geïnstalleerde app. Ook het starten van een evacuatie en het sein veilig gaan als push de deur uit.
Waar we eerlijk over zijn: een pushbericht is een hulpmiddel, geen garantie. Een telefoon ligt in een jaszak, een accu is leeg, een netwerk hapert. Zorg dus dat je escalatie ook een menselijke schakel heeft: portofoon, ploegleider, een rondje langs de poorten.
De evacuatieknop
Bij een calamiteit druk je in het dashboard op de evacuatieknop. Na een bewuste bevestigingsstap gebeuren er drie dingen tegelijk: elke controleur krijgt een pushbericht en een indringend rood scherm met de noodroutes en noodnummers die jij hebt klaargezet, jij kunt een noodmelding naar ingecheckte bezoekers sturen — per mail én als melding op het vergrendelscherm bij wie het ticket in Apple of Google Wallet heeft — en alles wordt met tijdstempels vastgelegd. Naar bezoekers gaat bewust nooit een pushbericht; die twee kanalen zijn het. Na afloop heb je een compleet ontruimingsverslag zonder er iets voor te hoeven schrijven. Bij het beëindigen krijgen diezelfde wallet-passen automatisch het sein veilig.
De scanner bewaart je noodplattegronden, noodroutes en noodplan plus de laatste veiligheidsstatus lokaal, zodat ze ook bij een haperende verbinding op het scherm staan. Ticketvalidatie werkt bewust níét offline: een ticket goedkeuren zonder de gegevens erachter is geen controle.
Er is ook een oefenmodus: hetzelfde scenario, duidelijk als oefening gelabeld, met een eigen logboek. Bezoekers merken van een oefening niets — alleen jouw organisatie en de controleurs doen mee. Een geoefende ontruiming is bij grotere evenementen een vergunningseis — en nu is hij ook aantoonbaar.
Voor de gemeente: meekijken en een rapport
Wil de gemeente of de brandweer meekijken tijdens je event? Maak een read-only meekijklink: geen account nodig, uitsluitend geaggregeerde cijfers, intrekbaar, en elke toegang wordt gelogd. Na afloop staat er een evaluatierapport klaar met instroomgrafieken, piekanalyse per ingang, het volledige incident-log en een verantwoording van de meetmethode.
En vóór je aanvraag helpt de vergunningshelper: die genereert de monitorings-, communicatie- en ontruimingsparagrafen voor je veiligheidsplan, geschreven in de landelijke profielen-systematiek die gemeenten en veiligheidsregio's hanteren. Plakken in het format van jouw gemeente en klaar.
Gratis, zonder kleine lettertjes
De module is volledig gratis, hoe groot je event ook is. Veiligheid hoort geen betaalmuur te hebben — zo simpel is het. Wat de module níét is: een vervanging van je veiligheidsplan, je beveiligingsorganisatie of professioneel crowd-management bij een echt groot evenement. Wij tellen wat wij scannen, en zeggen dat er eerlijk bij.
