De module Verhuur & Reserveringen is opgezet rond één vraag: wat kan een bezoeker op welke dag boeken, en tegen welke prijs? Alles wat je in het beheer instelt — items, exemplaren, blokkades — voedt dat antwoord. Hieronder loop je de hele route door, van een leeg scherm tot een teruggebrachte kano.
De tabs in het beheer
Onder Verhuur & Reserveringen staan acht tabs: Verhuuritems, Boekingen, Kalender, Tarieven, Extra's, Instellingen, E-mails (daar pas je de e-mailteksten van deze module aan) en Veelgestelde vragen. De eerste drie zijn je dagelijkse werk. Tarieven, Extra's en Instellingen richt je één keer in en pas je daarna alleen aan als je prijzen of voorwaarden veranderen.
Het item aanmaken
Klik op Nieuw verhuuritem. Het formulier vraagt eerst het voor de hand liggende: een Naam — bijvoorbeeld "2-persoons kano" — een Omschrijving en een Ophaallocatie.
Daarna komt de kern. Bij Boekingsvorm kies je uit vier vormen:
- Per dag — de klant boekt losse dagen.
- Meerdaags — de klant boekt een periode van meerdere dagen.
- Dagdelen — de klant kiest één dagdeel, bijvoorbeeld de ochtend. De dagdelen zelf stel je in bij Beschikbaarheid.
- Per uur — de klant kiest een begintijd en een aantal uren, binnen je openingstijden.
Bij Prijs per dag (€) vul je het dagtarief in, bijvoorbeeld € 35,00. Wil je een minimum of maximum aan de huurperiode hangen, dan gebruik je Min. huurdagen en Max. huurdagen; bij uurverhuur reken je die velden in uren.
Met Categorie groepeer je items op de publieke etalage — Boten, Fietsen, Ruimtes. Heb je nog geen categorieën, dan maak je ze aan bij Instellingen. Zonder categorie staan al je items gewoon op één lijst.
Optioneel zijn nog Servicekosten (€) met een eigen Label servicekosten, voor het geval je administratiekosten apart op de bon wilt zetten.
Foto's komen in een tweede ronde: het formulier meldt zelf dat je afbeeldingen kunt toevoegen zodra het item is opgeslagen. Bewaar je het item en open je het opnieuw, dan verschijnen de velden voor een Headerfoto en een Fotogalerij (maximaal acht foto's).
Borg: online meebetalen en terug na retour
Bij Borg (€) vul je het bedrag in, bijvoorbeeld € 50,00. Daaronder bepaalt Borg innen hoe je dat bedrag int:
- Geen borg — je vraagt niets.
- Online meebetalen — de huurder rekent de borg mee af bij het boeken. Na betaling wordt de borg vastgezet op die betaling en staat hij vast tot de retour.
- Bij ophalen (buiten de app) — je regelt het contant of met een pinapparaat aan de balie; MijnEvent houdt het alleen administratief bij.
"Online meebetalen" is de variant waar het systeem het meeste werk uit handen neemt: geen contant geld in een kassabakje en geen discussie achteraf. Meer daarover in het artikel over borg bij verhuur.
Huurovereenkomst: akkoord vóór de boeking rondkomt
Verhuur je spullen die kapot kunnen, dan wil je iets zwart op wit. Onder Instellingen staat de kaart Huurovereenkomsten. Klik op Nieuwe overeenkomst en vul een Naam in — die is alleen voor jezelf, bijvoorbeeld "Huurvoorwaarden sloepen" — plus de Tekst van de overeenkomst. Dat is wat de huurder vlak voor het afrekenen leest, dus houd het kort en concreet: staat van teruggave, schade, brandstof, annuleren.
Elke overeenkomst heeft een versienummer. Pas je de tekst aan, dan telt de versie op. Lopende boekingen houden de versie waarmee ze zijn geaccepteerd, dus je kunt je voorwaarden bijwerken zonder dat oude afspraken van kleur veranderen.
Koppelen doe je in het item zelf. Zet het vinkje Huurder moet akkoord gaan met een huurovereenkomst aan en kies bij Huurovereenkomst welke tekst geldt. Zonder gekozen overeenkomst laat het formulier het vinkje niet toe — een akkoordvinkje zonder tekst is een lege belofte.
Vanaf dat moment komt de boeking pas rond als de huurder in de checkout expliciet akkoord geeft. Bij de boeking wordt vastgelegd wanneer hij akkoord ging en welk versienummer hij accepteerde.
Annuleringsvoorwaarden in staffels
Onder in het itemformulier staat Annuleringsvoorwaarden. Hier leg je vast wat de huurder terugkrijgt als hij afzegt. Klik op Trede toevoegen en vul per trede twee getallen in: Uur vooraf en % terug. Bijvoorbeeld: 48 uur vooraf 100%, 24 uur vooraf 50%. Je kunt maximaal tien treden kwijt — meer wordt het voor een huurder toch onleesbaar.
Bij een annulering telt de strengste trede die de huurder nog haalt: annuleert hij 30 uur van tevoren, dan valt hij in de trede van 24 uur en krijgt hij 50% terug. Is hij te laat voor élke trede, dan is er geen belofte meer die geldt en staat de teruggave op 0%. Vul je helemaal geen staffel in, dan staat de teruggave standaard op 100% en bepaal je bij het annuleren zelf het bedrag.
Exemplaren toevoegen
Een item is het ding dat een bezoeker boekt; de exemplaren zijn de stuks die je er fysiek van hebt. Klik bij het item op Exemplaren en voeg ze één voor één toe met een label: "Kano #1", "Kano #2". Heb je drie kano's, dan kunnen er drie bezoekers tegelijk dezelfde dag boeken.
Elk exemplaar heeft een eigen status: Beschikbaar, In onderhoud, Defect of Afgeschreven. Alleen exemplaren op Beschikbaar tellen mee in de beschikbaarheid — een gescheurde kano op Defect verdwijnt dus uit de agenda zonder dat je het item offline hoeft te halen.
Openingstijden en dagdelen
Bij het item staat de knop Beschikbaarheid. Daar bepaal je wanneer er überhaupt verhuurd wordt.
Onder Openingstijden voeg je regels toe met Regel toevoegen. Per regel kies je een Dag, of Alle dagen, en vul je Open vanaf en Gesloten vanaf in. Zet je Open op deze dag uit, dan is die dag dicht. Zonder regels is het item elke dag open. Bij uurverhuur doen deze tijden het echte werk: ze bepalen welke uren de klant kan kiezen.
Daaronder staan de Dagdelen, voor items met boekingsvorm Dagdelen. Voeg ze toe met een Naam, een tijd Van en een tijd Tot — bijvoorbeeld ochtend 09:00–13:00 en middag 13:00–17:00. De klant kiest er één. Staat een item niet op dagdelen, dan meldt het scherm dat en verandert er niets. Een dagdeel waar al op geboekt is, verwijder je niet; je zet het op Inactief, dan blijven oude boekingen kloppen.
Beschikbaarheid: blokkeer een periode
Beschikbaarheid wordt bij elke aanvraag opnieuw berekend, niet ergens opgeslagen. Vrij is wat overblijft nadat blokkades en lopende boekingen eraf zijn gehaald.
Blokkeren doe je via de knop Blokkeer data. In het scherm Geblokkeerde perioden vul je een datum Van en Tot en met in — bijvoorbeeld 12 tot en met 14 mei — plus een Reden (optioneel), zoals "Onderhoud & schoonmaak". Standaard geldt de blokkade voor het hele item; via het veld Exemplaar haal je alleen Kano #2 uit de roulatie. Klik op Periode blokkeren en die dagen zijn dicht.
Tarieven: seizoenen, weekenden en langere huur
Eén prijs per dag is genoeg om te beginnen, maar in de praktijk kost een zaterdag in juli meer dan een dinsdag in maart. Dat regel je op de tab Tarieven.
Begin met de kaart Seizoenen. Een seizoen is niet meer dan een periode met een naam: vul "Hoogseizoen" in, plus een datum Van en Tot en met. Seizoenen gelden voor al je verhuuritems tegelijk, zodat je de kerstvakantie één keer vastlegt. Overlappen twee seizoenen, dan wint het seizoen met de hoogste Prioriteit.
Bovenaan diezelfde tab staat de kaart Tarieven. Kies eerst het Item; het scherm toont de basisprijs waarmee gerekend wordt zolang er geen regel past. Klik op Nieuwe tariefregel en vul in wat van toepassing moet zijn:
- Seizoen — of Elk seizoen als de regel het hele jaar geldt.
- Weekdag — bijvoorbeeld alleen zaterdag, of Elke dag.
- Vanaf (dagen) — voor een staffel: dit tarief geldt pas vanaf deze huurduur. Bij uurverhuur staat hier uren.
- Soort tarief — Vast bedrag vervangt het dagtarief, Percentage van de basisprijs rekent eraf of erbij. 100 is de basisprijs, 150 is de helft duurder, 80 is 20% korting.
- Prioriteit — hoger wint. Geef een weekendtarief bijvoorbeeld een hogere prioriteit dan een seizoenstarief.
Velden die je leeg laat, wegen niet mee. Passen er meerdere regels op dezelfde dag, dan wint de regel met de hoogste prioriteit; past er geen enkele, dan geldt de basisprijs van het item. Bij een meerdaagse boeking wordt dat per dag opnieuw bepaald, dus een weekje huren dat over een weekend heen loopt rekent die twee dagen vanzelf duurder. Verwijder je later een regel, dan houden bestaande boekingen de prijs waarmee ze zijn afgerekend.
Extra's die de huurder bijboekt
Een helm bij de e-bike, een kinderzitje, een brandstofpakket bij de sloep. Die zet je op de tab Extra's. Klik op Nieuwe extra en vul in:
- Geldt voor — één verhuuritem, of leeg laten voor Alle items.
- Prijs en Eenheid: Per boeking, Per dag of Per stuk. Alleen Per dag wordt vermenigvuldigd met de duur van de boeking; de andere twee rekenen met het gekozen aantal.
- Maximaal per boeking — leeg is geen maximum.
- Voorraad — alleen voor jezelf, zodat je weet hoeveel helmen er in het schuurtje liggen. Leeg is onbeperkt.
De huurder kiest de extra's in de boekingswidget; ze staan als aparte regels op de bon. Is een extra al eens verkocht en wil je hem weg hebben, dan zet MijnEvent hem op Inactief in plaats van hem te verwijderen — anders zouden oude boekingen niet meer kloppen.
Publiceren
Zolang je niets doet, staat het item op Concept. Klik op Publiceren en de badge springt op Gepubliceerd: het item is vanaf dat moment zichtbaar en boekbaar op /verhuur op je eigen subdomein. Wil je het tijdelijk uit de etalage halen, dan doet Depubliceren het omgekeerde. Hoe die publieke kant eruitziet, lees je in verhuur en reserveringen via je eigen site.
De bezettingskalender
De tab Kalender laat in één maandoverzicht zien wat er per dag verhuurd is. Meerdaagse boekingen staan op elke dag die ze raken, dus je ziet meteen waar het krap wordt. Passen niet alle boekingen in een dagvakje, dan staat er +3 meer; geblokkeerde dagen zijn als Geblokkeerd gemarkeerd.
Klik op een dag en het dagdetail opent. Bovenin staan Boekingen deze dag met huurder, item en exemplaar, daaronder Blokkades deze dag. Van daaruit doe je twee dingen: Datum blokkeren en Handmatig boeken.
Blokkeren werkt hier ruimer dan bij het item. Kies je een Item, dan kun je nog verder inzoomen op één Exemplaar. Laat je het item leeg, dan geldt de blokkade voor Alle items — handig voor een dag dat je gewoon dicht bent. Vul Van en Tot en met in, geef een reden op en de periode is niet meer boekbaar. Opheffen doe je met Hef blokkade op; de dagen zijn dan direct weer vrij.
Handmatig boeken: de telefonische reservering
Niet iedereen boekt online. Belt iemand om de sloep voor zondag vast te zetten, dan klik je in het dagdetail op Handmatig boeken.
Je kiest het Item en eventueel een Exemplaar — laat je dat leeg, dan pakt het systeem zelf een vrij exemplaar. Bij uurverhuur vul je ook een Starttijd en Eindtijd in. Verder: de Naam van de huurder, optioneel een E-mailadres, optioneel een afwijkende Huursom (leeg laten rekent het normale tarief), het vinkje Al betaald en een Notitie. Klik op Boeking vastleggen en het exemplaar is bezet. Er gaat geen betaalverzoek uit. Zonder e-mailadres wordt de boeking alleen intern vastgelegd en krijgt de huurder dus ook geen bevestigingsmail.
Eén regel blijft hard overeind: dubbelboeken kan niet. Het gekozen exemplaar moet echt vrij zijn volgens dezelfde beschikbaarheidsberekening als de webshop, ook als er op hetzelfde moment iemand online zit te boeken. De rest is losser dan aan de publieke kant. Een item dat nog op Concept staat mag je gewoon vergeven, en je openingstijden en minimum huurduur gelden hier niet — aan de telefoon maak jij de uitzondering, niet het systeem. In de lijst met boekingen herken je deze reserveringen aan het label Handmatig.
De boeking afhandelen
Zodra iemand boekt en betaalt, staat de boeking onder de tab Boekingen met de status Bevestigd en gaat de bevestigingsmail eruit. Je ziet per regel de periode, het toegewezen exemplaar, de naam van de klant, het bedrag en de status van de borg. Met het filter Filter op status pak je snel de juiste groep: Gereserveerd, Bevestigd, Opgehaald, Geretourneerd, Geannuleerd of No-show.
Komt de huurder de kano ophalen, dan klik je op Opgehaald. Brengt hij hem terug, dan klik je op Geretourneerd.
Dat laatste is meteen het moment van de waarheid voor de borg: staat er nog een borg vast, dan opent het scherm Borg afhandelen vanzelf. Het toont hoeveel er vaststaat en geeft je één keuze. Laat je het veld In te houden bedrag leeg, dan gaat de volledige borg terug. Vul je wel een bedrag in, dan is een Reden van inhouding verplicht — zo staat later zwart op wit waarom er € 15,00 is ingehouden. Wat je niet inhoudt, gaat als terugbetaling terug naar de huurder.
Annuleren en terugbetalen
Zegt de huurder af, dan klik je bij de boeking op Annuleren. Het scherm Boeking annuleren rekent je annuleringsstaffel meteen door: het meldt hoeveel procent van de huursom de huurder op dít moment terugkrijgt en vult dat percentage voor je in bij Terug van de huursom (%). Heeft het item geen staffel, dan bepaal je het percentage zelf.
Dat voorstel is geen keurslijf. Je mag het percentage per geval overrulen — coulance omdat iemand ziek werd, of juist strenger omdat het de derde keer is. Daaronder staat een apart veld Terug van de borg (%), want een borg is geen huursom en volgt de staffel niet: standaard gaat die volledig terug. Een Reden (optioneel) komt bij de terugbetaling te staan.
Klik je op Annuleer en betaal terug, dan komt het exemplaar direct vrij voor andere huurders en zet MijnEvent de terugbetaling in gang via Mollie, op de oorspronkelijke betaling. Een paar dingen om te weten: eventuele servicekosten gaan niet mee terug, en bij gratis, telefonische of gesimuleerde boekingen is er nooit geld verplaatst, dus komt er ook niets terug. Ging niet de hele huursom terug, dan blijft de bestelling op betaald staan — precies zoals bij een gedeeltelijke terugbetaling van tickets. Ongedaan maken kan niet.
Daarmee is de cirkel rond: aangemaakt, geprijsd, gepubliceerd, geboekt, opgehaald, terug en afgerekend — zonder een los spreadsheet.
