"Waar vind ik die mensen dan?"
Die vraag kwam van een organisator die zijn zaal twee keer had zien volstromen. De wachtlijst deed keurig zijn werk — mensen meldden zich aan, er kwamen kaarten vrij, de mails gingen eruit — maar hij kon nergens zien wíé er stonden te wachten. En dat is precies wat je wilt weten als je zit te twijfelen over een extra voorstelling.
Het eerlijke antwoord was: nergens. De wachtlijst was een machine zonder ruitje. Vanaf nu zit dat ruitje erin.
De tab Wachtlijst
Open een event in beheer en je ziet naast Bestellingen en Gastenlijst een tab Wachtlijst. Daar staat per ticketsoort de rij, op volgorde van aanmelding — degene die zich het eerst meldde, staat bovenaan.
Per regel zie je vier dingen: de positie in de rij, de naam, het aanmeldmoment en de status. Die status is "Wacht" of "Gemaild op ‹datum›". Wie al bericht heeft gehad, telt niet meer mee in de rij: die regel krijgt een streepje in plaats van een nummer, en de eerstvolgende wachtende staat gewoon weer op plek 1. Zo blijft "positie 3" betekenen wat het zegt — er staan er nog drie voor je.
Rechtsboven staat per ticketsoort de teller: 24 wachtenden. Dat is het getal waar het om draait als je moet beslissen of je een tweede avond plant.
Hoe het onder water werkt
Voor wie de wachtlijst nog niet gebruikt, in het kort hoe hij loopt.
Is een ticketsoort uitverkocht, dan verandert de koopknop op je eventpagina in "Zet me op de wachtlijst". De bezoeker laat naam en e-mailadres achter. Meer niet — geen betaling, geen account.
Elk kwartier kijkt MijnEvent per ticketsoort of er capaciteit is vrijgekomen — door een annulering, een terugbetaling, of doordat jij de capaciteit verhoogt. Is dat zo, dan gaat er een mail naar de eerste vijf op de lijst, in volgorde van aanmelding, en nooit naar meer mensen dan er plekken zijn. Wie bericht heeft gehad, krijgt niet nóg een keer bericht.
Die mail gaat in de taal van de bezoeker zelf, en verwijst naar je eventpagina. Daar koopt hij op de normale manier zijn kaart.
De twee knoppen
Bovenaan de tab staan er twee.
Wachtlijst nu mailen doet precies dezelfde ronde als de kwartiertaak, maar dan meteen. Handig als je net de capaciteit hebt opgehoogd en niet wilt wachten, of als je aan de telefoon hebt beloofd dat er vandaag nog bericht komt. De regels blijven gelden: er gaan er nooit meer uit dan er plekken vrij zijn.
Exporteren geeft je de lijst als CSV, met de volledige e-mailadressen erin — want een export bestaat nu juist om contact op te nemen. Het bestand komt als versleutelde zip en het wachtwoord krijg je apart per mail. Dat recht is los te geven aan teamleden, net als bij de andere exports met persoonsgegevens.
En per regel kun je iemand verwijderen. Iemand die je al buiten het platform om geholpen hebt, of die vraagt of hij eraf mag. Iedereen achter hem schuift een plek op.
Hoeveel mensen wachten er op déze ticketsoort?
Die vraag beantwoordt de tab Ticketsoorten nu ook, zonder dat je hoeft te klikken. Onder de capaciteitsbalk staat het aantal wachtenden — juist bij een uitverkochte soort is dat het interessantste getal op het scherm.
Privacy: gemaskeerd, tenzij
Een wachtlijst is een lijst met persoonsgegevens van mensen die nog niets bij je gekocht hebben. Daar gaan we op dezelfde manier mee om als bij je bezoekers: het e-mailadres staat gemaskeerd in beeld.
Heb je het volledige adres nodig, dan klik je op "Toon e-mailadres". Dat kan gewoon — maar het wordt vastgelegd in je activiteitenlogboek, met wie het deed en wanneer. Niet om je op de vingers te kijken, wel zodat je het later kunt laten zien als iemand ernaar vraagt.
De lijst is bovendien alleen zichtbaar voor teamleden met het recht op events, en wie in zijn rechten beperkt is tot bepaalde events, ziet ook alleen de wachtlijsten van díé events.
De wachtlijst uitzetten kan ook
De wachtlijst staat standaard aan bij elk nieuw event. Dat is de stand die je in verreweg de meeste gevallen wilt: het kost je niets en het levert je een lijst mensen op die graag willen komen.
Maar er zijn events waar het niet past. Een besloten avond die vol is en vol blijft. Een voorstelling waarvan je zeker weet dat er niets meer vrijkomt, en waar een wachtlijst alleen maar valse hoop wekt. Vink hem dan uit bij Event bewerken.
Staat hij uit, dan toont je eventpagina alleen "Uitverkocht" en verdwijnt de aanmeldknop. Bestaande aanmeldingen blijven gewoon staan — je gooit niemands gegevens weg — maar er gaat geen bericht meer uit zolang de wachtlijst uit staat. Beheer waarschuwt je daar ook voor als er nog mensen wachten, zodat je het niet per ongeluk doet.
Wat hierna komt
De volgende stap is een persoonlijke kooplink met een vervaltijd: wie bericht krijgt, houdt zijn plek een aantal uur vast en kan als enige met die link kopen. Dan wordt het echt "jij bent aan de beurt" in plaats van "wees er snel bij". Die inkijk van vandaag is daar sowieso voor nodig — en heeft los ook al waarde, want de vraag waar dit mee begon is nu beantwoord.
Zelf kijken: Beheer → Events → je event → tab Wachtlijst.
