Een gewijzigde aanvangstijd, praktische parkeerinfo, of gewoon een bedankje na afloop: soms wil je iedereen die een ticket kocht even bereiken. Tot nu toe betekende dat: bezoekerslijst exporteren, adressen in een extern mailprogramma plakken en hopen dat je niemand vergeet. Met Deelnemers mailen doe je het rechtstreeks vanuit beheer — zonder exportlijstjes, mét de QR-codes van elke ontvanger automatisch in de mail.
Zo werkt het
Open Deelnemers mailen in het beheermenu en klik op Nieuwe mailing. De wizard bestaat uit drie stappen:
- Doelgroep — kies wie je wilt mailen: de ticketkopers van één event (eventueel verfijnd op ticketsoort), je huurders, parkeerders, cursisten van een cursusgroep, leden en seizoenskaarthouders, webshopklanten of stadspashouders. Je ziet live hoeveel mailbare ontvangers je selectie heeft.
- Bericht — schrijf je onderwerp en bericht met opmaak. Placeholders zoals
[naam],[event]en[organisatie]worden per ontvanger ingevuld. Stuur eerst een testmail naar jezelf om het resultaat te zien. - Controle & verzenden — check het ontvangersaantal en verstuur. Klaar.
Elke ontvanger krijgt onderaan de mail automatisch zijn eigen context mee: tickets met QR-code (volgens je event-instellingen — staat de QR uit voor je event, dan ook in de mailing), de boekingsbevestiging, reekspas, ledenkaart, afhaalbewijs of stadsbon. En de bijlagen die je bij je bevestigingsmail hebt ingesteld gaan ook mee. Zo vindt je bezoeker zijn toegangsbewijs altijd terug in de meest recente mail.
Het mailvenster: tot één dag na afloop
Deelnemers mailen is bedoeld voor berichten rond een bestelling — niet als gratis nieuwsbriefkanaal. Daarom geldt een mailvenster: je kunt deelnemers mailen tot één dag nadat hun ticket of boeking afloopt.
- Huurt iemand tot en met 1 juli? Dan is diegene tot en met 2 juli mailbaar.
- Een weekendticket van vrijdag tot en met zondag? Op maandag kun je nog een bedankje sturen.
- Alleen actieve tickets tellen mee: wie zijn ticket liet terugbetalen of doorverkocht, valt buiten de doelgroep — de nieuwe eigenaar van een doorverkocht ticket juist niet.
Wil je oud-bezoekers of een vaste achterban blijven bereiken? Daar is de gratis nieuwsbrief-koppeling voor: bezoekers melden zich bij het bestellen met één AVG-proof vinkje aan bij je eigen nieuwsbriefdienst.
Limieten die je bezoekers beschermen
Niemand zit te wachten op vijf mails per dag over hetzelfde event. Daarom geldt per event een maximum van drie mailings (vóór en ná samen), met minstens 24 uur tussen twee verzendingen. Verhuur, parkeren en cursussen volgen hetzelfde ritme; leden mail je maximaal één keer per 30 dagen. In beheer zie je altijd hoeveel mailings je nog beschikbaar hebt.
Webshopklanten en stadspashouders blijven lang mailbaar — een stadsbon is immers twee jaar geldig. Voor die groepen geldt daarom geen aantal-limiet maar een tarief: € 5,00 per mailing, vooraf te betalen. Zo blijft de drempel eerlijk zonder dat de mogelijkheid verdwijnt.
Noodmededelingen: als iedereen het nú moet weten
Wordt je event afgelast of verplaatst, of is er een veiligheidssituatie? Dan verstuur je een noodmededeling. Die passeert de verzendlimiet, is gratis en bereikt ook ontvangers die zich voor gewone mailings hebben afgemeld — bij code rood moet iedereen het weten. In de mail is de noodmededeling duidelijk gemarkeerd, en elk gebruik wordt vastgelegd in het activiteitenlogboek van je organisatie. Ga er zorgvuldig mee om: een noodmededeling die achteraf geen noodgeval blijkt (bijvoorbeeld een promotioneel bericht), wordt conform de modulevoorwaarden achteraf met € 50 per geval in rekening gebracht.
AVG-proof, van begin tot eind
Deelnemers mailen is met privacy als uitgangspunt gebouwd. E-mailadressen blijven binnen het platform: je stelt een doelgroep samen zonder ooit een adressenlijst te zien — in het ontvangersoverzicht staan adressen altijd gemaskeerd. Elke mailing bevat een afmeldlink (met one-click unsubscribe), en een afmelding geldt direct voor alle volgende mailings. Bevestigings- en ticketmails blijven daarbuiten: die komen gewoon aan.
