De klassieker: @gmial.com
Iemand bestelt vier kaarten, typt zijn adres verkeerd en wacht. Er komt niets. Twee dagen later belt hij je, licht geïrriteerd, want hij heeft wél betaald.
Dat is geen randgeval. Een verkeerd getypt adres, een oud werkadres dat niet meer bestaat, een adres van een collega die inmiddels weg is: het komt op elk event een paar keer voor. En tot voor kort kon je er als organisator weinig aan doen.
Nu staat er op de bestellingspagina in beheer, in de kaart met de bezoekersgegevens, een knop: E-mailadres wijzigen.
Het huidige adres staat gemaskeerd in beeld; onthullen is een aparte klik.
Wat er gebeurt als je op Opslaan klikt
Je vult de naam en het nieuwe adres in en slaat op. Daarna:
- De bestelling — en de tickets die eraan hangen — verhuist naar het nieuwe adres.
- Is de bestelling betaald, dan gaat de bevestigingsmail met de tickets er meteen opnieuw uit, naar het nieuwe adres.
- Jij staat in cc. Het antwoordadres van je organisatie krijgt een kopie, zodat je in je eigen inbox ziet dat het gelukt is en de bezoeker gewoon kan antwoorden. Dat gebeurt alleen bij déze her-verzending; een gewone bevestigingsmail verstuurt geen kopie.
- Je ziet een bevestiging in beeld: "Tickets zijn opnieuw verstuurd naar …".
Staat de bestelling nog open (niet betaald), dan verhuist het adres zonder dat er een mail uitgaat. Er is immers nog niets te versturen.
Wat er níét verandert
Dit is belangrijk voor je gemoedsrust én voor je controleurs bij de deur:
- De ticketcodes blijven hetzelfde. Wie zijn ticket al had (op papier, in de mail of als wallet-pas), houdt een geldig ticket.
- Wallet-passen blijven werken. Die hangen aan het ticket en aan de bestelling, niet aan het e-mailadres.
- Alleen deze bestelling verhuist. Had dezelfde persoon vorig jaar ook al eens besteld, dan blijft die oudere bestelling ongemoeid bij het oude adres. Je verplaatst een bestelling, geen heel account.
Als het adres al bestaat
Soms typt iemand het adres in van iemand die al bij je bekend is: de partner, een collega, de penningmeester die voor de hele club bestelt. Dan krijg je eerst een waarschuwing met de naam die al bij dat adres hoort, en de vraag of je het echt wilt koppelen. Bevestig je, dan gaat de bestelling naar dat bestaande account — dat zijn eigen naam houdt.
Ging het alleen om een verkeerd gespelde achternaam bij hetzelfde adres, dan corrigeer je gewoon de naam.
Kassa- en telefoonbestellingen
Verkocht je aan de deur of nam je een bestelling telefonisch op, dan staat er vaak een intern plaatsvervangend adres bij de bestelling — er was op dat moment simpelweg geen mailadres. Vul je later het echte adres in, dan krijgt de bezoeker alsnog zijn tickets per mail. Het interne plaatsvervangende account wordt opgeruimd zodra er niets meer aan hangt.
Het staat in je logboek
Een adreswijziging is een gevoelige handeling: er verhuizen tickets naar een ander postvak. Daarom komt elke wijziging in het activiteitenlog te staan, met wie het deed, bij welke bestelling, en welk adres en welke naam het waren en werden. In het activiteitenlog is dat later terug te vinden — handig als iemand er achteraf vragen over stelt.
Wie de knop mag gebruiken, hangt aan de rechten van je teamleden: alleen wie bestellingen mag beheren binnen dezelfde events, ziet hem.
Kort samengevat
- Knop E-mailadres wijzigen in de bezoekerskaart op de bestellingspagina.
- Betaalde bestelling: tickets gaan meteen opnieuw de deur uit, met jou in cc.
- Ticketcodes en wallet-passen blijven geldig; alleen deze bestelling verhuist.
- Bestaat het adres al, dan volgt eerst een waarschuwing; alles komt in het logboek.
Kort gezegd: de volgende keer dat iemand belt dat hij niets heeft gekregen, ben je binnen een minuut klaar.
