Vroegboekkorting is het oudste trucje in de evenementenwereld, en het werkt nog steeds: wie er vroeg bij is betaalt minder, jij hebt eerder zekerheid over je bezoekersaantallen en cashflow. Maar in de meeste ticketsystemen is het een administratieve klus. Vanaf nu niet meer.
Het probleem: het ticket verandert niet, alleen de prijs
Zo ging het tot nu toe. Je hebt 1.000 kaarten. Je maakt een ticketsoort "Early Bird" met 80 stuks à € 22,50 en een ticketsoort "Regulier" met 920 stuks à € 25,00. Op 20 augustus loopt de actie af. En dan begint het handwerk:
- de early bird op inactief zetten, want anders blijft-ie koopbaar;
- kijken hoeveel er eigenlijk verkocht zijn — 20 van de 80;
- uitrekenen dat er dus 60 kaarten over zijn;
- die 60 bij "Regulier" optellen, zodat je alsnog 1.000 kaarten verkoopt.
Vergeet je dat, dan verkoop je er 60 te weinig. Reken je verkeerd, dan verkoop je er te veel. En dat allemaal terwijl er aan het ticket zelf helemaal niets veranderde: zelfde toegang, zelfde plek, zelfde avond. Alleen de prijs was even anders.
De oplossing: prijsperiodes op één ticketsoort
In het beheer staat bij elke ticketsoort nu een blok Prijsperiodes. Daar geef je een periode een naam die je zelf kiest, een start- en einddatum en een korting of vaste prijs:
Twee periodes onder dezelfde ticketsoort. Onder elke periode zie je meteen wat de bezoeker gaat betalen.
Je kunt kiezen tussen een percentage (25% korting op de basisprijs) of een vaste prijs (deze periode kost het ticket € 18,00). Onder elke regel staat direct wat dat oplevert: € 9,00 → € 6,75 tijdens deze periode. Zo hoef je niet zelf te rekenen of je korting wel uitkomt op een net bedrag.
Achter elkaar zetten mag: super early bird tot half juni, early bird tot 20 augustus, daarna de normale prijs. Overlappen mag niet — dan zou onduidelijk zijn welke prijs geldt — en daar krijg je meteen een melding over.
En dan gebeurt het vanzelf
Dit is het hele punt: na het instellen doe je niets meer. Om middernacht op de einddatum stopt de actie en geldt de volgende prijs. Geen ticketsoort uitzetten, geen aantallen overhevelen, geen wekker op je telefoon.
In het beheeroverzicht zie je in één oogopslag welke actie loopt: een badge bij de ticketsoort en de actieprijs met de normale prijs doorgestreept ernaast.
Twee ticketsoorten in de actie, twee op de normale prijs — direct zichtbaar in de lijst.
Wat de bezoeker ziet
Op je eventpagina wordt de actie ook echt zichtbaar gemaakt, want een korting die niemand opmerkt levert niets op. Bij de ticketsoort staat de naam van je actie als label, de oude prijs doorgestreept naast de nieuwe, en de deadline erbij — inclusief wat het ticket daarna gaat kosten:
"Nog tot 20 augustus · daarna € 9,00" — de bezoeker weet precies waar hij aan toe is.
Die laatste zin doet meer werk dan je denkt. Een bezoeker die weet dat het ticket volgende week duurder wordt, stelt zijn beslissing minder snel uit. En omdat je zelf de naam van de periode kiest, past het bij jouw event: "Vroege Vogel", "Buurtkorting", "Ledenvoorverkoop" — wat je maar wilt.
Voor wie de tekst niet ziet is alles ook voorgelezen beschikbaar: schermlezers krijgen de volledige zin "normale prijs € 9,00, nu € 7,65 tijdens Early Bird, geldig tot 20 augustus" in plaats van twee losse bedragen. Toegankelijkheid is bij ons geen bijzaak.
De kleine lettertjes die goed geregeld zijn
- Je capaciteit blijft één pot. Dat is de kern: geen aparte voorraden meer die je moet bijhouden.
- Een lopende bestelling houdt zijn prijs. De prijs wordt vastgelegd zodra de bestelling wordt aangemaakt. Loopt de periode af terwijl iemand aan het betalen is, dan verandert er niets meer aan zijn bedrag.
- Op de bestelling staat welke actie gold. Ook als je de periode later hernoemt of weggooit, blijft op de oude bestelling staan dat het een "Super Early Bird" was — handig voor je administratie en je statistieken.
- Kortingscodes stapelen. Een kortingscode rekent over de prijs die op dat moment geldt.
- Gratis blijft fee-vrij. Zet je een periode op 100% korting, dan is het ticket in die periode gratis — en over gratis tickets rekent MijnEvent nooit een platform fee.
Gangbaar in de hardloopwereld, zeldzaam in ticketing
Grappig detail: schrijf je in voor een marathon, dan is een oplopend inschrijfgeld per periode volstrekt normaal. Inschrijfplatforms voor duursport — Atleta bijvoorbeeld — hebben dat al jaren: meerdere tarieven op één inschrijving die elkaar automatisch aflossen zodra de datum verstrijkt.
In ticketing is dat om onduidelijke redenen nooit gemeengoed geworden. We hebben het nagezocht bij 37 platforms: het complete Nederlandse zelfbedieningssegment lost early bird op met een aparte ticketsoort en een eigen voorraad. Waar het wél kan, zit het meestal verstopt in een kortingscampagne of een prijsformule, of achter een enterprise-abonnement. Wij vonden dat een organisator van een dorpsfeest daar net zo goed recht op heeft als een arena — dus zit het bij ons gewoon op de ticketsoort, in elk pakket.
Wanneer zet je dit in?
Een trap van twee of drie periodes werkt het best bij events die ver vooruit verkopen: festivals, corso's, meerdaagse conferenties. Bij een kleiner event met een korte verkoopperiode is één early bird vaak genoeg — bijvoorbeeld de eerste twee weken na de aankondiging, als de aandacht toch al het grootst is.
Andersom kan ook, trouwens: zet een periode op een vaste prijs die hoger is dan je basisprijs en je hebt een last-minute-toeslag voor de laatste week. Dezelfde knop, andere kant op.
Nog geen event klaarstaan? Begin bij je eerste event aanmaken — prijsperiodes zitten in elk pakket, ook in pay as you go.
