Drie events, één kaart
Je festivalweekend bestaat uit drie events: een openingsconcert op vrijdagavond, een festivaldag op zaterdag en een familiedag op zondag. Elk met een eigen pagina, een eigen programma, eigen aanvangstijden en een eigen dagticket. Bezoekers die alle drie willen, wil je één weekendkaart verkopen.
Tot nu toe moest je dan kiezen. Of je bouwde het weekend om tot één event met drie dagen, en verloor de losse pagina's en het eigen programma per dag. Of je verkocht drie losse tickets, en de bezoeker had drie QR-codes op zak.
Met Ook geldig op hoeft dat niet meer. Een ticketsoort hoort nog steeds bij één event, maar je vinkt aan op welke andere events hij ook geldig is.
Dagen of losse events?
Eerst de vraag welke opzet bij jouw event past, want MijnEvent kent er nu twee.
Eén event met dagen past als het om één evenement gaat dat een paar dagen duurt: dezelfde pagina, hetzelfde programma, dezelfde locatie. Je verkoopt dagtickets en een passe-partout die alle dagen geldig is. Dat staat uitgelegd in meerdaagse events: dagtickets en een passe-partout.
Losse events met Ook geldig op past als elk onderdeel een eigen gezicht heeft. Denk aan een andere aanvangstijd, een eigen line-up, een eigen capaciteit of eigen controleurs aan de poort, of een eigen pagina die je apart wilt delen. Dan verkoop je een combiticket dat bij elk van die events één keer naar binnen mag.
Zo stel je het in
- Open het event waar de kaart bij hoort, bijvoorbeeld de vrijdagavond.
- Maak een ticketsoort aan of bewerk er een, bijvoorbeeld "Weekendkaart".
- Vink onder Ook geldig op de andere events aan, hier zaterdag en zondag.
- Sla op.
In de lijst staan de komende events van je organisatie. Een event dat al voorbij is, verschijnt alleen nog als het al gekoppeld was, zodat je het vinkje kunt weghalen.
Aan de poort: elk event één keer
De scan-app kijkt bij elke scan naar het event waarop je scant:
- Op de vrijdagavond is de weekendkaart een gewoon ticket van dat event.
- Op zaterdag en zondag is hij ook geldig. De scanner toont erbij via welk event: "Geldig via: Vrijdagavond: openingsconcert".
- Een tweede scan op hetzelfde event geeft "al gebruikt", met het tijdstip van de eerste scan. Op het volgende event is de kaart gewoon weer geldig.
Dat werkt ook bij een bestel-QR met meerdere tickets: de weekendkaarten in die bestelling worden op zaterdag in één keer mee ingecheckt. Een ticketsoort die niet gekoppeld is, blijft op het andere event geweigerd met "verkeerd event". (Meer over scannen aan de deur lees je in toegangscontrole bij je evenement.)
Op het ticket
De bezoeker ziet het ook. Op de PDF en in de wallet-pas staat onder de ticketsoort de regel Ook geldig op, met de naam en aanvangstijd van elk event:
Zo hoeft niemand bij de kassa te vragen of zijn kaart vandaag ook geldt.
Wat waar telt
Eén ticket op meerdere events roept de vraag op waar je het terugziet. Het antwoord:
- Verkoop en omzet staan bij het event waar de ticketsoort bij hoort. Een weekendkaart is één verkochte kaart, niet drie.
- Capaciteit telt ook alleen daar. Verkoop je op zaterdag 1.500 losse tickets en heb je 400 weekendkaarten, dan staan er zaterdag tot 1.900 mensen op je terrein. Zet de capaciteit van de losse tickets op de andere dagen daar dus op af.
- Check-ins en drukte tellen op het event waar gescand is. Je poortstatistieken voor zaterdag tonen de weekendkaarthouders die zaterdag binnenkwamen.
Voorbeelden uit de praktijk
- Festivalweekend: drie losse dagen met elk een eigen programma, plus een weekendkaart op de eerste dag.
- Middag- en avondvoorstelling: twee voorstellingen met eigen aanvangstijden en zaalindeling, en een dagkaart die bij beide één keer naar binnen mag.
- Sporttoernooi: de poulefase en de finaledag als aparte events, met een toernooikaart voor wie beide wil zien.
- Congres met avondprogramma: het congres en het diner of netwerkfeest als twee events, met een combiticket voor deelnemers die bij allebei zijn.
- Arrangementen via een reisorganisatie: een apart event met een toegangscode voor groepsboekingen, waarvan de tickets gelden aan de poort van het event zelf. De groepsverkoop blijft dan apart in je overzicht.
Goed om te weten
- Je koppelt alleen events van je eigen organisatie, en nooit het event waar de ticketsoort zelf bij hoort.
- De koppeling geldt voor de hele ticketsoort, ook voor tickets die al verkocht zijn.
- Haal je een vinkje weg, dan is de kaart daar vanaf dat moment niet meer geldig. Doe dat dus niet vlak voor de deuren opengaan zonder het je bezoekers te laten weten.
- Ook geldig op kost niets extra. Je betaalt de vaste fee per betaald ticket één keer, ook als dat ticket op drie events geldig is.
