Niet alles hoort in de etalage
Je ticketshop is je etalage: wie langskomt ziet wat je verkoopt. Dat is de bedoeling, tot je iets verkoopt dat niet voor iedereen is. (Begin je nog helemaal bij het begin, lees dan eerst online kaarten verkopen: zo zet je een ticketshop op.)
Het personeelsfeest van een zorginstelling. Veertig kaarten die een hoofdsponsor onder zijn relaties verdeelt. Een touringcarbedrijf dat voor drie bussen tegelijk boekt tegen het groepstarief. Een voorverkoop voor je donateurs, een week voordat de rest mag.
Die verkoop wil je wél online hebben. Je wilt een lijst, een betaling, een QR-code aan de deur. Je wilt alleen niet dat iedere bezoeker van je shop het groepstarief ziet staan, of zich afvraagt waarom hij niet naar het personeelsfeest mag.
Tot nu toe was de omweg een conceptpagina, een apart account of toch maar een formulier en een bankrekeningnummer. Dat hoeft niet meer.
Eén veld op het eventformulier
Op de bewerkpagina van je event staat het veld Toegangscode. Vul je daar een code in van minimaal vier tekens, dan is het event vanaf dat moment afgeschermd. Laat je het leeg, dan is het een gewoon openbaar event.
De code bedenk je zelf. Hoofdletters maken bij het invullen niet uit, dus TEAM2027 en team2027 werken allebei.
Wat er dan gebeurt
Met een code op het event verandert er in één keer een aantal dingen:
- Het event staat niet meer op je beginpagina en niet in een event-groep.
- Het staat niet in je sitemap, en de pagina vraagt zoekmachines om hem niet op te nemen.
- Het komt niet voor in de lijst van events waarvoor je cadeaukaart geldt.
- De widget op je eigen website toont het niet.
Het event is dus alleen nog te bereiken via zijn eigen adres. En wie daar komt zonder code, ziet dit:
De naam van het event en een invulveld. Geen omschrijving, geen locatie, geen prijzen, geen ticketsoorten.
Je deelt de link en de code zelf
MijnEvent verstuurt de code niet voor je. Je deelt het adres van de eventpagina en de code op de manier die bij de groep past: in de uitnodiging, in het personeelsblad, via je contactpersoon bij de reisorganisatie. Zo weet je precies wie hem heeft.
De genodigde vult de code in, ziet de tickets en bestelt zoals bij elk ander event. Hij krijgt dezelfde bevestigingsmail, dezelfde PDF en dezelfde pas in zijn wallet. Aan de deur scan je zijn ticket met dezelfde app.
Verborgen is niet hetzelfde als afgeschermd
Een event uit de lijst halen is het makkelijke deel. Het gaat erom wat er gebeurt als iemand het adres toch heeft: doorgestuurd in een appgroep, of gewoon geraden.
Daarom zit de controle niet alleen op het scherm. De server geeft zonder geldige code geen ticketsoorten terug, geen plattegrond en geen beschikbaarheid, en weigert een bestelling. Wie het adres kent maar de code niet, komt niet verder dan het invulveld.
Na de juiste code krijgt de browser een toegangsbewijs dat twaalf uur geldig is en alleen in dat tabblad wordt bewaard. De code zelf reist daarna niet meer mee. En raden loont niet: na tien pogingen binnen een minuut moet je even wachten. De foutmelding zegt ook niet of het event bestaat of een code heeft, alleen dat het niet klopt.
Code wijzigen of weghalen
Is de code op een plek beland waar hij niet hoort? Vul een nieuwe in. De oude werkt vanaf dat moment niet meer, ook niet voor wie de pagina nog open heeft staan. Deel de nieuwe code met de mensen die hem wel mogen hebben.
Haal je de code weg, dan is het event weer openbaar en staat het weer in je shop. Dat maakt het ook bruikbaar voor een voorverkoop: een week lang alleen voor je leden of donateurs, daarna voor iedereen, op dezelfde pagina met dezelfde tickets.
Wat het niet is
Twee dingen om verwarring te voorkomen:
- Het is geen korting. De toegangscode bepaalt wie het event mag zien. Een lager tarief regel je met de ticketprijs zelf, of met een kortingscode bij het afrekenen.
- Het zijn geen persoonlijke codes. Iedereen die je uitnodigt gebruikt dezelfde code. Wil je bijhouden wie er komt, dan doet de bestelling dat al: elke koper vult zijn naam en e-mailadres in.
Dupliceren voor volgend jaar
Dupliceer je het event voor een volgende editie, dan gaat de code bewust niet mee. De kopie is een concept zonder code. Zo voorkom je dat de code van vorig jaar, die inmiddels in tientallen mailboxen staat, ook volgend jaar werkt.
Meer hierover staat op de pagina Besloten ticketverkoop.
