# Toegangscontrole bij je evenement: van QR tot gastenlijst — MijnEvent [Home](https://mijnevent.nl/nl) / [Blog](https://mijnevent.nl/nl/blog) / Toegangscontrole bij je evenement: van QR tot gastenlijst toegangscontrole check-in gastenlijst controleur poort # Toegangscontrole bij je evenement: van QR tot gastenlijst Wie mag er naar binnen, en hoe weet je dat bij de poort? Een overzicht van alle vormen van toegangscontrole: de QR op het ticket, groepen in één scan, gastenlijst voor pers en sponsoren, zones, meerdaagse events en wat je doet als het misgaat. MijnEvent · 10 augustus 2026 · 9 min leestijd ![](https://regify-mijnevent.s3.eu-central-1.amazonaws.com/blog/covers/toegangscontrole-evenement-qr-gastenlijst.webp) Foto: [Thierry Biland](https://unsplash.com/@thierry_biland?utm_source=MijnEvent&utm_medium=referral) / [Unsplash](https://unsplash.com/?utm_source=MijnEvent&utm_medium=referral) In het kort - Toegangscontrole beantwoordt bij de poort drie vragen: is dit bewijs echt, is het al gebruikt, en mag deze bezoeker híér naar binnen. - Naast de QR-code op het ticket kun je hele bestellingen in één scan inchecken en gasten (pers, sponsoren, artiesten) via de gastenlijst gratis binnenlaten — gratis tickets zijn altijd fee-vrij. - Elke scan legt vast bij welke ingang gescand is; bij een meerdaags evenement mag hetzelfde ticket één keer per dag naar binnen. - Voor randgevallen is er altijd een uitweg: de code handmatig intypen, de gast ter plekke op de gastenlijst zetten, of tijdens het event live meekijken hoeveel mensen er binnen zijn. **Kort antwoord:** toegangscontrole beantwoordt bij de poort drie vragen — is dit toegangsbewijs echt, is het niet al gebruikt, en mag deze bezoeker hier en nu naar binnen. Bij MijnEvent doe je dat met de QR-code op het ticket, met één verzamel-QR voor een hele bestelling, of via de gastenlijst voor mensen zonder ticket (pers, sponsoren, artiesten). Elke scan wordt vastgelegd met de ingang waar hij plaatsvond, zodat je tijdens het evenement live ziet hoeveel mensen er binnen zijn. Toegangscontrole klinkt als iets voor grote festivals met hekken en portiers. In de praktijk heeft élk evenement het, ook de toneelvereniging met honderd stoelen: iemand staat bij de deur en beslist wie er langs mag. Het verschil zit alleen in hoe je dat vaststelt — met een lijstje op papier, met een afgescheurd kaartje, of met een scan die in een halve seconde alles controleert wat er te controleren valt. Dit artikel is het overzicht: welke vormen van toegangscontrole er zijn, wanneer je welke gebruikt, en hoe ze bij MijnEvent samen één poort vormen. Wil je weten hoe het scannen zélf werkt, lees dan [check-in en QR-scanning voor controleurs](/nl/blog/check-in-qr-scanning). # De drie vragen bij de poort Elke vorm van toegangscontrole, van kaartje tot QR, probeert dezelfde drie dingen vast te stellen. 1. **Is dit bewijs echt?** Een geprint kaartje kun je kopiëren; een QR-code is gekoppeld aan een unieke code in de administratie. Wordt die code niet gevonden, dan is het geen toegangsbewijs van jouw evenement. 2. **Is het al gebruikt?** Dit is de vraag die papier niet kan beantwoorden. Eén ticket dat in de groepsapp rondgaat, komt bij een scan de tweede keer op rood. 3. **Mag deze bezoeker hier naar binnen?** Het juiste evenement, de juiste dag, en bij een terrein met meerdere ruimtes ook de juiste zone. Alles hieronder is een variant op die drie vragen. # De QR-code op het ticket De standaardvorm. Elke bezoeker krijgt na de bestelling een e-ticket met een QR-code, en bij de ingang scant een controleur die code met de camera van zijn eigen telefoon. Groen betekent geldig en welkom, rood betekent stop — met de reden erbij, zodat de controleur niet hoeft te raden. Een ticket dat al is ingecheckt levert geen vage foutmelding op maar het tijdstip van die eerdere check-in. Dat is precies de informatie die je bij de poort nodig hebt: "deze is om 19:42 al binnengekomen" is een gesprek, "ongeldig" is een ruzie. Twee poortjes die op hetzelfde moment hetzelfde ticket scannen, kunnen elkaar niet in de wielen rijden: de administratie laat maar één check-in per ticket per dag toe, ongeacht welk apparaat er het eerst was. # Groepen: één QR voor een hele bestelling Wie zes tickets koopt voor zijn vriendengroep, wil niet zes losse QR-codes langs de poort schuiven. Naast de losse tickets bestaat er daarom een verzamel-QR per bestelling: de controleur scant die één keer, ziet wat er in de bestelling zit, en checkt de hele groep in één handeling in. Komen de groepsleden alsnog apart aan, dan werken de losse tickets gewoon. Het een sluit het ander niet uit. # De gastenlijst: pers, sponsoren, artiesten en deurgasten Niet iedereen die naar binnen moet, heeft een ticket gekocht. De fotograaf van de lokale krant, de sponsor die twee plaatsen toegezegd kreeg, de band die om acht uur speelt, de vrijwilliger die zich vergist heeft in de datum: voor al die mensen is er de **gastenlijst**. Op de gastenlijst maak je gratis tickets aan. Een paar dingen die daarbij goed zijn om te weten: - **Met of zonder e-mailadres.** Vul je een adres in, dan krijgt de gast dezelfde bevestigingsmail als een koper, inclusief tickets. Laat je het leeg, dan komt de gast wel op de lijst maar gaat er geen mail uit — handig voor iemand die al voor je neus staat. - **Direct ingecheckt.** Een gast die je bij de deur toevoegt, kun je meteen als binnengekomen markeren. Je hoeft dan niet eerst een ticket te mailen om het daarna te scannen. - **Een eigen uitnodigingsmail.** Je stelt per evenement een eigen onderwerp en begeleidende tekst in voor de gastenmail, met `[naam]` en `[event]` als invulvelden. Zo leest een uitnodiging aan de pers niet als een kassabon. - **Maximaal twintig tickets per gast**, en gasten tellen mee in je capaciteit. Dat laatste is bewust: zestig gratis gasten in een zaal van tweehonderd betekent honderdveertig plaatsen voor de verkoop, en dat wil je in je beschikbaarheid terugzien. - **Gratis tickets zijn fee-vrij.** Over een ticket van € 0 rekent MijnEvent niets. Je gastenlijst kost je dus niets, hoe lang hij ook wordt. Gasten die je in de MijnEvent-app bij de ingang toevoegt, verschijnen gewoon in dezelfde lijst in je beheerpaneel. Eén lijst, twee plekken om er iets aan toe te voegen. Meer over de gastenlijst lees je op de pagina [gastenlijst](/nl/gastenlijst). # Wie er scant: controleurs met een eigen PIN Toegangscontrole is mensenwerk, en die mensen hebben toegang tot je scanapp nodig zonder dat ze bij je bestellingen of je omzet kunnen. Daarvoor bestaat de rol van controleur: je koppelt iemand aan één evenement, hij stelt via een eenmalige uitnodigingslink zelf een PIN van vier tot zes cijfers in, en logt daar tijdens de avond steeds mee in. Staat er iemand onverwacht voor je die ook moet scannen, dan hoeft dat niet per mail: in de app toon je een inlog-QR die de nieuwe controleur scant. Die code is vijf minuten geldig — lang genoeg om iemand aan de poort op weg te helpen, kort genoeg om een screenshot waardeloos te maken. De volledige uitleg staat in [controleurs uitnodigen en een PIN instellen](/nl/blog/inspecteurs-uitnodigen-pin). # Meerdere ingangen, en wie waar stond Aan het begin van zijn dienst geeft een controleur op bij welke ingang hij staat: hoofdingang, zij-ingang, VIP-entree, kassa. Die locatie gaat mee met elke scan die hij doet. Dat levert twee dingen op. Tijdens het evenement zie je in je beheerpaneel de voortgang per ingang en per uur — dus of het bij de zij-ingang leeg blijft terwijl de hoofdingang vastloopt. En achteraf weet je van elke check-in waar hij plaatsvond, wat bij een discussie over de bezetting van een zaal het verschil maakt tussen een vermoeden en een cijfer. Vergist iemand zich in de ingang, dan past hij zijn locatie halverwege zijn dienst gewoon aan. # Zones: niet elk ticket geeft overal toegang Heeft je terrein een afgeschermd deel — een VIP-dek, een backstage, een zaal met beperkte capaciteit binnen een groter festival — dan kun je per ticketsoort vastleggen welke zones het toegang geeft. Een controleur die op een zonepost staat, krijgt bij een ticket zonder recht op die zone rood te zien, mét de zones waar het ticket wél geldig is. Leg je bij een ticketsoort geen zones vast, dan geeft dat ticket overal toegang. Zones zijn er dus alleen als je ze nodig hebt; je hoeft er niets voor in te richten als je gewoon één deur hebt. # Meerdaagse evenementen: één keer per dag naar binnen Bij een evenement met meerdere dagen telt de check-in per dag. Een passe-partout mag dus elke dag één keer naar binnen, en de scan van gisteren blokkeert die van vandaag niet. Is een ticket gekoppeld aan bepaalde dagen — een zaterdagkaart, bijvoorbeeld — dan meldt de scanner bij een andere dag niet alleen "nee", maar ook voor welke dagen het ticket wél geldt. Weer die regel: de controleur moet met de melding een gesprek kunnen voeren. # Als het misgaat bij de poort Toegangscontrole is pas goed als je weet wat er gebeurt op het moment dat het niet volgens plan loopt. De veelvoorkomende gevallen: - **De code laat zich niet scannen** (regen op het scherm, een gekreukte print, een gebarsten telefoon). De controleur typt de code handmatig in; de controle daarna is identiek. - **Iemand scant een verkeerde QR.** Een cadeaukaart of een module-QR is geen toegangsbewijs, en de scanner zegt dat ook zo — niet "niet gevonden", maar wát er dan wel gescand is. - **Iemand staat er zonder ticket.** Als de gast op de lijst hoort: ter plekke toevoegen aan de gastenlijst en direct inchecken. Als hij alsnog moet betalen: verkoop een ticket aan de deur via [de kassa](/nl/blog/kassa-tickets-verkopen-aan-de-deur). - **De controleur scant het verkeerde evenement.** Een controleur is gekoppeld aan de evenementen waar hij bij hoort; een ticket van een ander evenement komt op rood met precies die reden. # Meer dan tickets: één scanner voor de hele poort Draait er meer op je terrein dan alleen de entree — een webshop met afhaalbewijzen, ledenkaarten, parkeerbewijzen, een cashless-wallet of een stadsbon — dan hoeft dat niet in een tweede apparaat en een tweede handleiding. Dezelfde scanner herkent die codes ook, in dezelfde kleuren. Hoe dat werkt lees je in [één scanner voor de hele poort](/nl/blog/een-scanner-voor-de-hele-poort). # Zo richt je het in De volgorde die in de praktijk het beste werkt: 1. Bepaal je ingangen en of je zones nodig hebt. Eén deur? Sla zones over. 2. Koppel je controleurs aan het evenement en laat ze vooraf hun PIN instellen, niet vijf minuten voor openingstijd. 3. Zet je gastenlijst klaar met de mensen die je al kent, en stel de begeleidende tekst van de gastenmail in. 4. Spreek af wie op de avond zelf meekijkt met de live cijfers per ingang. 5. Laat iedereen één keer proefdraaien met een testticket, zodat groen en rood geen verrassing zijn. Alles over de scanapp en wat hij kan, staat op de pagina [check-in en toegangscontrole](/nl/checkin). Wil je het zelf proberen: [maak gratis een account aan](/registreer), zet een testevenement op en scan je eigen ticket. Dat kost vijf minuten en beantwoordt meer vragen dan welk artikel ook. Veelgestelde vragen ## Veelgestelde vragen ## Wat is toegangscontrole bij een evenement precies? Toegangscontrole is het proces bij de ingang waarin je vaststelt of iemand naar binnen mag. Digitaal komt dat neer op drie controles: is het toegangsbewijs geldig, is het niet al eerder gebruikt, en geeft het toegang tot deze dag, deze ingang en deze zone. ## Kan ik gasten binnenlaten zonder ticket, zoals pers of sponsoren? Ja, via de gastenlijst. Je maakt daar gratis tickets aan voor pers, sponsoren, artiesten of deurgasten, met of zonder e-mailadres, en je kunt ze desgewenst meteen als ingecheckt markeren. Gratis tickets zijn altijd fee-vrij. ## Kan hetzelfde ticket bij een meerdaags festival elke dag opnieuw gebruikt worden? Bij een meerdaags evenement telt de check-in per dag: een passe-partout mag elke dag één keer naar binnen. Is het ticket aan bepaalde dagen gekoppeld, dan meldt de scanner bij een andere dag netjes voor welke dagen het wél geldt. ## Wat doe je als een QR-code niet gescand kan worden? Dan typt de controleur de ticketcode handmatig in de scanapp in. De controle is daarna precies hetzelfde, dus een gekreukt papiertje of een telefoon met een gebarsten scherm houdt de rij niet op. [ Terug naar blog ](https://mijnevent.nl/nl/blog) MijnEvent ## Meer lezen [ ![](https://regify-mijnevent.s3.eu-central-1.amazonaws.com/blog/covers/code-rood-hitte-evenementen-afgelasten.webp) veiligheid MijnEvent · 10 augustus 2026 · 8 min leestijd ## Voor het eerst code rood door hitte: wat de afgelastingen van juni betekenen voor jouw evenement Op 26 juni gaf het KNMI voor het eerst in zijn bestaan code rood vanwege hitte. Defqon.1 ging niet door, gemeenten trokken vergunningen in en de branche vraagt om duidelijke criteria. Wat kun je hier als organisator van leren — vóór je volgende zomerevenement? ](https://mijnevent.nl/nl/blog/code-rood-hitte-evenementen-afgelasten) [ ![](https://regify-mijnevent.s3.eu-central-1.amazonaws.com/blog/covers/fysieke-stadspasjes-drukken-en-hergebruiken.webp) modules Jasper Koers · 7 augustus 2026 · 4 min leestijd ## Fysieke stadspasjes laten drukken en hergebruiken: zo werkt het Genereer pas-ID's in beheer, laat ze drukken met de meegeleverde drukinstructies, en geef pasjes uit, neem ze in en geef ze opnieuw uit — het tegoed van de vorige houder vervalt overal. ](https://mijnevent.nl/nl/blog/fysieke-stadspasjes-drukken-en-hergebruiken) [ ![](https://regify-mijnevent.s3.eu-central-1.amazonaws.com/blog/covers/stadspas-kwijt-koppelen-en-bevriezen.webp) stadsbon Jasper Koers · 7 augustus 2026 · 5 min leestijd ## Stadspas kwijt of gestolen? Koppel je pas en bevries hem direct Koppel je stadspas aan je e-mailadres, dan waarschuwen we je zodra er iets gebeurt dat je niet herkent. En gaat het toch mis? Eén knop in de mail bevriest de pas — het saldo blijft gewoon staan. ](https://mijnevent.nl/nl/blog/stadspas-kwijt-koppelen-en-bevriezen) MijnEvent ## Klaar om te beginnen? Maak gratis een account aan en verkoop je eerste tickets vandaag nog. [Start gratis](https://mijnevent.nl/registreer) [Prijzen](https://mijnevent.nl/nl/prijzen)