Een ticketprijs bepaal je in vier stappen: tel alle kosten van je evenement op (locatie, techniek, artiesten, vergunningen, marketing en ticketing), deel dat door een realistisch — niet optimistisch — aantal bezoekers voor je kostprijs per persoon, tel daar je gewenste marge of buffer bij op, en controleer ten slotte of het bedrag marktconform is voor jouw type event en publiek. Vergeet twee posten die vaak over het hoofd worden gezien: de btw (9 procent voor culturele evenementen, 21 procent voor zakelijke — die zit ín je ticketprijs) en de verkoop- en betaalkosten per ticket. Reken bovendien nooit met een uitverkochte zaal: een begroting die klopt bij 70 procent bezetting geeft ademruimte, eentje die pas klopt bij 100 procent is een gok. Hieronder werken we elke stap uit met een rekenvoorbeeld.
Stap 1 — Breng de totale kosten in kaart
Zet alles op een rij: locatiehuur, techniek en podium, artiesten of sprekers, vergunningen en verzekeringen, beveiliging en EHBO, catering, marketing, en de ticketingkosten zelf. Vergeet de kleine posten niet (muntjes, polsbandjes, schoonmaak) — samen tikken die aan.
Stap 2 — Bepaal je kostprijs per bezoeker
Deel de totale kosten door het aantal bezoekers waar je op rekent, niet waar je op hoopt. Een veel gebruikte vuistregel: begroot op 70 procent van je capaciteit. Komt er meer volk, dan is dat winst; komt er minder, dan val je niet meteen door het ijs.
Rekenvoorbeeld: totale kosten €12.000, capaciteit 800, begroot op 560 bezoekers → kostprijs €21,43 per bezoeker.
Stap 3 — Tel btw en verkoopkosten erbij
- Btw zit in je ticketprijs. Bij het 9-procent cultuurtarief hou je van een ticket van €25 zo'n €22,94 over; bij 21 procent is dat €20,66.
- Ticketing- en betaalkosten komen er per verkocht ticket bij: bij MijnEvent een vaste fee van €0,25 of €0,50 (incl. btw, afhankelijk van je abonnement) plus de Mollie-transactiekosten van circa €0,30 voor iDEAL. Je kunt die kosten in de ticketprijs verwerken of als aparte servicekosten tonen.
In het voorbeeld (gerekend met de fee van €0,50): €21,43 kostprijs + €0,80 verkoopkosten = €22,23 die je per ticket móet overhouden. Bij 9 procent btw kom je dan uit op een minimale ticketprijs van ongeveer €24,25.
Stap 4 — Toets aan de markt en bouw slim op
Kijk wat vergelijkbare events vragen en wat jouw publiek gewend is. Zit je erboven, leg dan uit waarom (langere line-up, betere locatie) of snijd in de kosten. Zit je eronder, laat dan geen geld liggen. Werk daarna met ticketsoorten:
- Early bird voor de eerste verkoopgolf en je cashflow;
- Regulier als je ankerprijs;
- Deurprijs of laatkomerstarief iets hoger — dat beloont vroege beslissers.
Met aparte ticketsoorten met eigen prijs en capaciteit stuur je dit eenvoudig, en een wachtlijst vangt de vraag op als een soort uitverkocht is.
Veelgemaakte fouten
- Begroten op een volle zaal — gebruik 70 procent als basis.
- Btw vergeten — die zit in je prijs, niet erbovenop.
- Verkoopkosten negeren — €0,80 per ticket lijkt weinig, maar is op 560 tickets €448.
- Eén prijs voor iedereen — early birds en deurprijzen verdelen je risico en versnellen de eerste verkoop.
Benieuwd wat de ticketing-kant je precies kost? Bekijk de prijzen van MijnEvent — een vast bedrag per ticket, zodat deze rekensom tenminste simpel blijft.