Een zakelijk event valt op twee punten buiten het standaardpatroon van ticketverkoop. Het eerste is de factuur: wie namens zijn werkgever komt, heeft een factuur op bedrijfsnaam nodig, en anders krijgt hij de kosten niet vergoed. Het tweede is de deelnemerslijst — bij een congres moet je vóór de dag zelf weten wie er komt, met welk dieet, van welke organisatie en met welke badge-naam.
Dit artikel gaat over hoe je dat in MijnEvent inricht, en waar de grenzen liggen. Want er zijn ook dingen die het platform níét doet, en dat kun je maar beter vooraf weten.
Kort antwoord
Voor een zakelijk event zet je drie dingen aan. Facturen: je bezoeker vraagt na betaling zelf een btw-factuur aan op bedrijfsnaam, met adres en optioneel btw- en KvK-nummer, en krijgt die als PDF en als UBL-bestand voor zijn crediteurenadministratie. Gratis registraties voor sprekers, pers en partners kosten niets: een aanmelding van € 0 slaat de betaalstap over en er gaat geen platformvergoeding overheen. En met Deelnemersgegevens vraag je per ticket vooraf uit wat je op de dag zelf nodig hebt, met deadline en herinneringen. Het btw-tarief stel je één keer in voor je hele organisatie, niet per ticketsoort.
De factuur: je bezoeker regelt hem zelf
Dit is het onderdeel waar de meeste tijd in gaat zitten als je het handmatig doet. Bij MijnEvent vraagt de bezoeker zijn factuur zelf aan, na een betaalde bestelling, en vult daarbij in:
- Bedrijfsnaam, adres, postcode en plaats — verplicht
- Btw-nummer en KvK-nummer — optioneel, maar wel gecontroleerd op formaat
- Een eigen referentie — het inkoopordernummer of de kostenplaats die zijn administratie nodig heeft
De factuur krijgt een uniek nummer in de vorm FME-2026-XXXXXXXX. Dat is bewust niet
doorlopend: het nummer is van de bestelling afgeleid, zodat er geen gaten in een reeks ontstaan
als iemand geen factuur aanvraagt. De bedragen, het btw-tarief en jouw eigen bedrijfsgegevens
worden op het moment van uitgifte bevroren, en daarna verandert er niets meer aan die factuur.
Je krijgt zelf een kopie op het facturatie-adres van je organisatie, met het UBL-bestand als bijlage. In beheer zie je onder Facturen wie er een heeft aangevraagd. De bezoekerskant staat in zo maken bezoekers zelf hun btw-factuur aan.
Ook als e-factuur
Naast de PDF is er een UBL-bestand: het gestructureerde formaat dat boekhoud- en inkooppakketten rechtstreeks kunnen inlezen. Voor een bezoeker die bij een overheidsinstelling of een groot bedrijf werkt, is dat vaak geen luxe maar een eis. Let op: het UBL-bestand komt er alleen als de gegevens compleet zijn — een Nederlandse uitgever zonder volledig postadres valt op de NLCIUS-regels, en dan blijft het bij een PDF. Vul je eigen bedrijfsgegevens dus volledig in voordat je gaat verkopen.
Btw: één tarief voor je hele organisatie
Het btw-tarief is een instelling op het niveau van je organisatie, niet van een ticketsoort. Voor Nederland kies je uit 0%, 9% of 21%; voor België zijn 0%, 6%, 12% en 21% beschikbaar. Er is daarnaast een aparte instelling voor btw-vrijstelling.
Prijzen zijn inclusief btw, en op de factuur wordt het btw-bedrag uit het brutobedrag teruggerekend. Een eventuele donatie valt buiten de btw-grondslag en staat apart vermeld.
Twee dingen die MijnEvent niet doet, en die je voor een internationaal congres moet weten:
- Geen tarief per ticketsoort. Verkoop je een congresdag naast een diner met een ander tarief, dan kan het platform dat niet splitsen.
- Geen btw-verlegd. Voor een buitenlandse zakelijke koper wordt gewoon jouw tarief toegepast; er is geen reverse-charge-logica.
Welk tarief bij welk soort evenement hoort, staat in btw op tickets: 9% of 21%. Twijfel je over je eigen situatie, leg het dan voor aan je accountant — dit artikel is geen fiscaal advies.
Gratis aanmeldingen kosten niets
Sprekers, dagvoorzitters, pers, partners, de eigen collega's: bij een zakelijk event is een flink deel van de zaal niet-betalend. Een ticketsoort met prijs € 0 is gewoon toegestaan, en een bestelling die op € 0 uitkomt gaat helemaal niet langs de betaalprovider — de tickets worden direct aangemaakt en er gaat geen platformvergoeding overheen.
Moet je een handvol plekken vergeven zonder dat iemand een formulier invult, dan zet je die rechtstreeks op de gastenlijst (maximaal twintig per keer, en een e-mailadres is optioneel).
Wil je dat leden of medewerkers gratis binnenkomen terwijl externen betalen, kijk dan naar leden gratis, externen betalen.
Meerdaags: eventdagen en tickets per dag
Een congres van twee of drie dagen richt je in met eventdagen. Elke dag krijgt een datum en een naam ("Vrijdag 23 mei"), en een ticketsoort koppel je aan de dagen waarvoor hij geldt. Zo verkoop je een dagkaart naast een passe-partout binnen hetzelfde evenement. Scant een controleur een dagkaart op de verkeerde dag, dan zegt de scanner dat, mét de dagen waarop het ticket wél geldig is.
Heb je vakken of zalen die uit één voorraad lopen — een plenaire zaal die je zowel los als in een combinatieticket verkoopt — dan bundel je die soorten in een capaciteitsgroep, zodat ze samen van dezelfde teller aftellen. Zie capaciteitsgroepen: gedeelde capaciteit.
Deelnemersgegevens vooraf uitvragen
Voor een congres is de ticketverkoop het makkelijke deel; de deelnemerslijst is het werk. Met de module Deelnemersgegevens hang je een formulier aan een ticketsoort, en dan krijgt elke deelnemer een eigen invulverzoek — twee tickets van dezelfde soort betekent twee formulieren, niet één.
Wat er in kan: tekst, getal, datum, keuzelijst, meerkeuze, ja/nee, toestemming, telefoon, e-mail, postcode en land. Velden kunnen afhankelijk zijn van een eerder antwoord, en je markeert een veld als gevoelig — dan geldt er een kortere bewaartermijn. Antwoorden worden versleuteld opgeslagen.
De timing is instelbaar: het formulier komt na aankoop (met een link in de bevestigingsmail) of tijdens het bestellen. Er is een deadline, en standaard gaan er automatisch herinneringen uit op 96, 24 en 4 uur vóór die deadline. Loopt de deadline af, dan kies je zelf wat er gebeurt: alleen melden, niets doen, of het ticket laten vervallen zodat de plek vrijkomt. De ingevulde gegevens exporteer je als CSV met een kolom per veld.
Eén ding om mee te rekenen: dit is een betaalde module, € 50 per event. Je eerste event is gratis, zodat je het kunt uitproberen op een echte editie.
Wat MijnEvent niet doet
Eerlijk is eerlijk, want dit zijn de twee vragen die bij een congres altijd komen:
- Geen programmabeheer. Er is geen sessie-, spreker- of parallelprogramma-module. Je zet je programma op je eigen site of in een aparte tool.
- Geen naamsbadges. Het platform print geen badges. Wat je wél kunt: de deelnemersgegevens als CSV exporteren en die aan je badge-leverancier of je eigen printsjabloon voeren.
Liever weten wat er wél is voordat je iets aanschaft — dat scheelt een teleurstelling op de dag zelf.
Wat het kost
De vergoeding is een vast bedrag per verkocht ticket: € 0,50 per ticket, of € 0,25 met het Organisator-plan van € 14,95 per evenement. Gratis registraties zijn fee-vrij. De module Deelnemersgegevens is los, € 50 per event met het eerste event gratis. De volledige opbouw staat op de prijzenpagina.
Organiseer je een congres, seminar of zakelijke bijeenkomst? Kijk op ticketverkoop voor zakelijke events wat er verder bij komt kijken, of maak gratis een account aan en zet je eerste aanmeldpagina op. Aanmelden kost niets; je betaalt pas als er tickets verkocht worden.
