Ken je het? Een paar dagen na je evenement ploppen de mailtjes binnen: "Kan ik een factuur op naam van mijn bedrijf krijgen?" Voor elke zakelijke bezoeker even inloggen, gegevens overtikken, een PDF maken en terugmailen. Vermenigvuldig dat met tientallen aanvragen en je bent zomaar een middag kwijt aan administratie in plaats van aan je volgende event.
Bij MijnEvent hoeft dat niet meer. Bezoekers maken hun BTW-factuur voortaan zelf aan — jij hoeft niets te doen.
Bijgewerkt op 21 september 2026: het kabinet heeft de ingangsdatum voor verplichte binnenlandse e-facturatie vastgesteld op 1 juli 2030 (niet 1 januari 2030), met rapportage per transactie vanaf 1 juli 2031.
Hoe het voor de bezoeker werkt
Een bezoeker met een betaalde bestelling logt in op jouw subdomein, opent onder "Mijn bestellingen" de bestelling en klikt op "BTW-factuur aanvragen". Ook vanaf een ticket in "Mijn tickets" is de bijbehorende bestelling met één klik te openen. Vervolgens vult hij zijn bedrijfsgegevens in:
- Bedrijfsnaam, adres, postcode en plaats
- Optioneel het BTW-nummer en KVK-nummer
Na akkoord op het opslaan van die gegevens wordt direct een factuur als PDF gegenereerd. De factuur blijft bewaard bij de bestelling, zodat de bezoeker hem later opnieuw kan downloaden — geen zoekgeraakte bijlage in een oude mailbox.
Wettelijk correct, met jou als afzender
De gegenereerde factuur voldoet aan de Nederlandse factuureisen zoals de Belastingdienst die opsomt in Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw btw-administratie?. Er staat op:
- Jij als uitgever — je juridische naam, adres, KVK- en BTW-nummer uit je verkopersprofiel
- De bezoeker als ontvanger — de ingevulde bedrijfsgegevens
- Een uniek factuurnummer, de factuurdatum en een verwijzing naar de bestelling
- De omschrijving van de tickets, het BTW-tarief en het BTW-bedrag apart, en het totaal exclusief én inclusief BTW
Het BTW-tarief komt uit de instelling in je beheeromgeving. Ben je een stichting of vereniging die van BTW is vrijgesteld? Dan vermeldt de factuur netjes "vrijgesteld van BTW" in plaats van een BTW-regel. Welk tarief voor jouw evenement geldt, lees je in ons artikel BTW op tickets: 9% of 21%?.
Een donatie die een bezoeker bij de bestelling heeft gedaan, valt buiten de BTW en wordt apart, BTW-vrij, op de factuur getoond.
Ook als e-factuur: het UBL-bestand
Naast de PDF staat er een tweede knop: UBL-bestand. Dat is dezelfde factuur, maar dan machinaal leesbaar — een XML-bestand volgens NLCIUS, de Nederlandse invulling van de Europese norm EN 16931. Een boekhoudpakket leest zo'n bestand rechtstreeks in: geen overtypen, geen OCR, geen typefouten in het bedrag.
Voor de boekhouder van je zakelijke bezoeker scheelt dat echt werk. En het is geen luxe voor de lange termijn: voor zakelijke facturen aan de overheid is e-facturatie in Nederland al verplicht, en Europa heeft met de ViDA-richtlijn vastgelegd dat gestructureerde e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-transacties per 1 juli 2030 verplicht wordt. Op 11 september 2026 heeft het kabinet gekozen voor verplichte e-facturatie voor binnenlandse B2B per 1 juli 2030, met digitale rapportage per transactie vanaf 1 juli 2031; ondernemers in de kleineondernemersregeling vallen erbuiten. Het wetsvoorstel gaat naar verwachting vóór de zomer van 2027 naar de Tweede Kamer. Wie nu al UBL levert, hoeft daar straks niets voor te veranderen.
In het bestand staat precies wat er ook op de PDF staat: uitgever, ontvanger, de regels per ticketsoort, het BTW-tarief per regel en de totalen. Een donatie krijgt een eigen regel met de BTW-categorie "vrijgesteld", zodat het eindtotaal in de XML exact gelijk is aan het bedrag dat is afgeschreven.
De UBL-knop verschijnt bij facturen die vanaf de introductie zijn aangemaakt. Oudere facturen houden hun PDF: die missen de vastgelegde uitgeversgegevens die een e-factuur nodig heeft, en die achteraf invullen zou een momentopname verzinnen die er nooit is geweest.
Jij houdt het overzicht — zonder werk
Alles gebeurt zelfstandig aan de kant van de bezoeker, maar je bent niet buitenspel gezet. In je beheeromgeving vind je onder Facturen een overzicht van alle facturen die bezoekers hebben aangemaakt: welk bedrijf, welk factuurnummer, welke bestelling en welk bedrag. Je kunt elke factuur zelf downloaden en teruglezen. Zo blijf je in control voor je eigen boekhouding, zonder dat je een vinger hoeft uit te steken voor de aanvraag.
Waarom dit fijn is
- Minder administratie. Geen losse factuurverzoeken meer die jij handmatig afhandelt.
- Sneller voor de bezoeker. Direct een correcte PDF, precies wanneer hij hem nodig heeft.
- Professioneel. Een nette, wettelijk kloppende factuur met jouw organisatie als afzender.
- Overzicht. Alle aangemaakte facturen bij elkaar in je beheeromgeving.
- Klaar voor 2030. Naast de PDF een UBL e-factuur, zonder meerkosten en zonder extra module.
Organiseer je een congres, seminar of ander zakelijk event? Dan speelt er meer dan alleen de factuur — deelnemersgegevens, naamgegevens per ticket en de btw-behandeling per type bijeenkomst staan in tickets en aanmeldingen voor je zakelijke event of congres.
Zakelijke bezoekers en hun boekhouding: geregeld. En jij? Jij kunt je bezig blijven houden met waar het echt om draait — een geweldig evenement neerzetten.
Meer weten? Bekijk de veelgestelde vragen of stel je BTW-behandeling af met je boekhouder of de Belastingdienst. Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies.
