Een verhuuritem richt je één keer in: prijs, borg, exemplaren, voorwaarden. Hoe dat werkt staat in verhuuritem aanmaken. Daarna begint het werk dat elke week terugkomt: wie heeft wat, wanneer kan er niets, en wat doe je met de klant die belt. Dat gebeurt allemaal op één scherm — de tab Kalender in de module Verhuur & Reserveringen.
Het maandoverzicht lezen
De kalender toont één maand als raster, met per dag een paar regels over wat er die dag speelt. Een regel is een boeking of een blokkade. Bij een boeking staat het item en, als het item exemplaren heeft, het exemplaar erachter: "Kano · Kano #2". Bij een blokkade staat het item dat dicht is, of Alle items als de blokkade breed geldt. Blokkades staan bovenaan en zijn rood gemarkeerd, zodat "dicht" er anders uitziet dan "verhuurd".
Meerdaagse boekingen staan op elke dag die ze beslaan, niet alleen op de startdag. Een sloep die van vrijdag tot en met zondag weg is, staat op alle drie de dagen. Zo zie je in één oogopslag waar het krap wordt in plaats van dat je zelf periodes zit uit te rekenen.
In een dagvakje passen drie regels. Zijn het er meer, dan sluit het vakje af met +2 meer. Dat is geen foutmelding maar een drukke dag: het volledige lijstje zit in het dagdetail. Vandaag herken je aan de datum in de accentkleur, en boven de kalender staan een pijl terug, Vandaag en een pijl vooruit — een paar maanden vooruitkijken en weer terugspringen is dus één klik.
Een dag openen
Elke dag in het raster is een knop — ook een lege dag. Klik erop en het dagdetail schuift open.
Bovenin staat Boekingen deze dag: per boeking het item, de status, de periode, het exemplaar, de naam van de huurder en het bedrag. Is de boeking telefonisch of aan de balie vastgelegd, dan staat er een badge Handmatig bij. Zolang een boeking niet geretourneerd of geannuleerd is, staat er ook een knop Annuleren naast. Daaronder staat Blokkades deze dag, met per blokkade het item of exemplaar, de periode en de reden die je hebt ingevuld.
Onderaan staan de twee acties waar het dagdetail eigenlijk voor bestaat: Datum blokkeren en Handmatig boeken. Daarom opent ook een lege dag: juist daar wil je iets vastleggen.
Een periode blokkeren
Blokkeren gebruik je voor alles wat geen boeking is maar wel ruimte kost: onderhoud, schoonmaak, eigen gebruik, een dag dat je gewoon dicht bent.
Vul een datum Van en Tot en met in — de einddatum telt mee, dus 12 tot en met 14 mei zet drie dagen dicht. De Reden (optioneel) is voor jezelf en je collega's; het veld geeft "Bijv. onderhoud" als voorbeeld en de reden komt in het dagdetail bij de blokkade te staan.
Daarboven bepaal je hoe breed de blokkade geldt. Kies je een Item, dan kun je verder inzoomen op één Exemplaar — alleen Kano #2 uit de roulatie, de rest blijft boekbaar. Laat je het item leeg, dan geldt de blokkade voor Alle items. Dat is de variant voor een feestdag of een storm.
Klik op Periode blokkeren en die dagen zijn niet meer boekbaar, ook niet voor iemand die op dat moment op je site staat. Opheffen doe je in het dagdetail met Hef blokkade op; de periode is dan direct weer vrij.
Een blokkade is iets anders dan de status van een exemplaar: die status geldt tot je hem terugzet, een blokkade heeft een begin en een eind. Weet je wanneer de kano weer het water op kan, gebruik dan een blokkade.
Handmatig boeken: de klant die belt
Niet iedereen boekt online. Iemand belt om de sloep voor zondag vast te zetten, of staat aan de balie met contant geld in de hand. Daarvoor is Handmatig boeken.
Je kiest het Item en eventueel een Exemplaar. Laat je dat leeg, dan wijst het systeem zelf een vrij exemplaar toe — meestal precies wat je wilt, want welke kano het wordt maakt aan de telefoon niet uit. Daarna de periode: een begin- en einddatum, en bij uurverhuur ook een Starttijd en Eindtijd.
De rest is kort. Naam van de huurder is verplicht; aan de telefoon heb je vaak niet meer dan dat, en dat mag geen reden zijn om de boot niet vast te leggen. Het E-mailadres is optioneel: laat je het leeg, dan wordt de boeking alleen intern vastgelegd en gaat er geen bevestiging uit. Bij Huursom vul je een afwijkend bedrag in; leeg laten rekent het normale tarief van dat item voor die periode. Het vinkje Al betaald staat standaard aan — pas het aan als je het geld pas bij ophalen krijgt. In de Notitie kwijt je wat je zelf later wilt teruglezen: "haalt 'm om 8 uur op", "vaste klant".
Klik op Boeking vastleggen en het exemplaar is bezet. Er gaat geen betaalverzoek naar de huurder; die reken je af zoals jullie hebben afgesproken. De boeking staat verder gewoon tussen de andere onder de tab Boekingen, met de badge Handmatig.
Wat het systeem wel en niet bewaakt
Eén regel blijft hard: dubbelboeken kan niet. Het gekozen exemplaar moet echt vrij zijn volgens dezelfde beschikbaarheidsberekening als de webshop, ook als er op dat moment iemand online zit te boeken. Is er niets vrij, dan weigert het scherm de boeking in plaats van hem stiekem over een bestaande heen te leggen.
De rest is met opzet losser dan de publieke kant. Een item dat nog op Concept staat mag je gewoon vergeven. Je openingstijden en minimum huurduur gelden hier niet: wil je op een gesloten maandag toch één kano meegeven, dan kan dat. Aan de telefoon maak jij de uitzondering, niet het systeem.
Daar hoort één ding bij dat je zelf moet regelen. Boekt iemand online, dan gaat hij in de checkout uitdrukkelijk akkoord met je huurvoorwaarden en legt MijnEvent vast wanneer en op welke versie. Bij een handmatige boeking is er zo'n elektronisch akkoord niet. Je bent dan zelf verantwoordelijk voor het vóóraf verstrekken van je huurvoorwaarden en de wettelijk verplichte informatie — dat staat ook zo in de voorwaarden van de verhuurmodule. In de praktijk: mail de voorwaarden na, of laat ze bij het ophalen tekenen.
Daarna loopt het als elke andere boeking
Een handmatige boeking is verder geen buitenbeentje. Hij komt binnen op Bevestigd, je zet hem op Opgehaald als de klant er is en op Geretourneerd als het spul terug is. Staat er een borg op, dan werkt die zoals beschreven in borg bij verhuur — met dit verschil dat een online vooruitbetaalde borg een checkout nodig heeft die er aan de telefoon niet is, dus die borg int je bij ophalen.
Wat je klanten ondertussen zelf online doen, staat in verhuur en reserveringen via je eigen site. De kalender laat beide stromen bij elkaar zien: de boeking van vannacht om half twaalf en het telefoontje van vanochtend staan in hetzelfde vakje.
