In de aankondiging van Deelnemers mailen lees je wat de module doet en welke spelregels er gelden — het mailvenster, de limieten en de noodmededeling. Dit artikel laat zien hoe dat er in de praktijk uitziet, van de eerste klik tot de mail in de inbox van je bezoeker, met echte schermen uit de module.
Het overzicht: de spelregels staan waar je ze nodig hebt
Open Deelnemers mailen in het beheermenu en je ziet bovenaan meteen hoe het werkt: mailbaar tot één dag na afloop, maximaal drie mailings per event, de tarieven voor webshop- en stadspas-mailings en de noodmededeling-uitzondering. Geen kleine lettertjes achteraf — de uitleg staat op de plek waar je 'm nodig hebt, met een directe link naar de nieuwsbrief-koppeling voor alles wat buiten het venster valt.
Stap 1: kies je doelgroep en zie live wie je bereikt
Klik op Nieuwe mailing en kies wie je wilt mailen: de ticketkopers van een event (eventueel verfijnd op ticketsoort), je huurders, parkeerders, cursisten, leden, webshopklanten of stadspashouders — je ziet alleen de doelgroepen van modules die bij jou actief zijn. Kies je een event, dan telt de wizard live mee: "2.358 mailbare ontvangers". Een event van vorige maand? Dan staat er net zo eerlijk "Geen mailbare ontvangers" — het venster is dicht. De limiet-banner eronder vertelt hoeveel mailings je nog hebt voor deze doelgroep.
Stap 2: schrijf je bericht en test hem eerst op jezelf
Het bericht schrijf je met opmaak, en met placeholders die per ontvanger worden ingevuld: [naam], [event] en [organisatie]. Onder de editor staat de herinnering dat elke ontvanger automatisch zijn eigen QR-codes en je bevestigingsmail-bijlagen meekrijgt — daar hoef je niets voor te doen. Klaar? Klik Stuur testmail naar mijzelf en de mail ligt binnen een paar seconden in je eigen inbox, met voorbeeldwaarden op de plek van de placeholders.
Stap 3: controle en verzenden
De laatste stap vat alles samen: doelgroep, aantal ontvangers, onderwerp en kosten (gratis voor event-achtige doelgroepen; webshop- en stadspas-mailings tonen hier het tarief en de vooraf-betaling). Pas na een expliciete bevestiging — "Je staat op het punt 2.358 ontvangers te mailen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt." — gaat de mailing de deur uit.
Wat je bezoeker ontvangt
De mail draagt jouw bericht, en daaronder het persoonlijke blok: Jouw tickets, met de ticketsoorten en QR-code van precies déze ontvanger — alleen actieve tickets, en alleen als je event-instellingen de QR in mails toestaan. Onderaan staat netjes wie de afzender is en een afmeldlink met one-click unsubscribe. Zo vindt je bezoeker zijn toegangsbewijs altijd terug in de meest recente mail.
Na verzending: wie heeft wat gekregen
Op de detailpagina volg je de verzending: hoeveel ontvangers, hoeveel verzonden, hoeveel mislukt. De ontvangerslijst toont namen met gemaskeerde e-mailadressen — je ziet wie er gemaild is zonder ooit een adressenlijst in handen te hebben. Precies zoals de AVG het graag ziet.
Alles wat hier gebeurt — van de telling tot de afmeldlink — volgt de spelregels uit het aankondigingsartikel. En voor de volledigheid: een noodmededeling (afgelasting, code rood) passeert limiet en afmeldlijst, maar is uitsluitend voor échte noodgevallen — anders volgt achteraf € 50 per geval.
