De module Foodtrucks & mobiele horeca begint bij twee dingen: welke trucks staan er, en wat verkopen ze. Zodra die twee kloppen, kunnen bezoekers bestellen, draait het keukendisplay en loopt de afrekening met de trucks vanzelf mee. Hieronder de route van leeg scherm naar bestelbare truck.
De vier tabs
Onder Foodtrucks & mobiele horeca vind je de tabs Trucks, Keuken, E-mails (voor de e-mailteksten van deze module) en Veelgestelde vragen. Rechtsboven staan twee knoppen die je vaak nodig hebt: Open kassa en Nieuwe truck.
De truck aanmaken
Klik op Nieuwe truck. Het formulier is kort:
- Naam — bijvoorbeeld "Broodje Bakkie".
- Omschrijving — één of twee zinnen die op de menupagina komen.
- Locatie / standplaats — waar de truck staat, bijvoorbeeld "Veld A – naast de main stage". Dat is precies de informatie die bezoekers zoeken als ze hun bestelling komen ophalen.
- Commissie op de afdracht (%) — optioneel, zie hieronder.
Net als bij verhuuritems werkt het beeldmateriaal in twee stappen: logo en coverfoto kun je toevoegen zodra de foodtruck is opgeslagen. Het logo is vierkant, de coverfoto is de brede hero-afbeelding boven de menupagina.
Commissie op de afdracht
Werk je met externe exploitanten, dan is er vaak een afspraak over standgeld of een percentage van de omzet. Dat leg je vast in Commissie op de afdracht (%): het percentage van de online- en terminalomzet dat jij als organisatie inhoudt bij het uitbetalen van deze truck. Zet je er 0 neer, dan houd je niets in.
In het truckoverzicht zie je daarna precies wat er nog openstaat, met de opbouw erbij: omzet min commissie min de MijnEvent-fee. Je maakt de overboeking zelf, buiten MijnEvent om, en vinkt de truck daarna af als uitbetaald.
Het menu: eerst categorieën, dan items
Open bij de truck het Menu. Begin met de Categorieën — dat is de indeling waarin het menu straks getoond wordt. Vul bij Naam categorie bijvoorbeeld "Warme dranken" in en voeg hem toe. Herhaal dat voor "Broodjes", "Fris" of wat je verder nodig hebt.
Daarna komen de items. Per item vul je in:
- Nieuw item — de naam, bijvoorbeeld "Verse koffie" of "Tosti ham/kaas".
- Prijs (€) — bijvoorbeeld € 2,50 voor de koffie en € 4,50 voor de tosti.
- Een korte omschrijving, als je die wilt.
- De Categorie waar het item onder valt.
Items waar je geen categorie bij kiest, verschijnen onder Overig — dat is de vangnetgroep, geen fout. Aan een bestaand item kun je later nog een Foto hangen en je kunt de categorie altijd wisselen.
Allergenen per item
Onder elk item staat Allergenen (EU-14): de veertien officiële categorieën waarvoor je in de horeca informatieplicht hebt. Gluten, schaaldieren, eieren, vis, pinda's, soja, melk (lactose), noten, selderij, mosterd, sesamzaad, sulfiet, lupine en weekdieren.
Je vinkt per gerecht aan wat van toepassing is. Bij de tosti dus gluten en melk (lactose). De bezoeker ziet die opsomming bij het gerecht staan op de menupagina, zonder dat iemand aan de kraam hoeft te improviseren.
Activeren
Een nieuwe truck staat op Inactief: niemand ziet hem. Klik op Activeren en de badge springt op Actief — de truck verschijnt op /food op je subdomein en er kan besteld worden. Met Deactiveren haal je hem er weer af, bijvoorbeeld als de truck op zondag niet staat.
Hoe die bestelkant er voor bezoekers uitziet — bestellen op de telefoon, betalen en het volgnummer volgen — staat in foodtrucks: bestellen en afhalen op volgnummer.
Het keukendisplay
De tab Keuken is het scherm voor de tablet in de kraam. Betaalde bestellingen verschijnen daar op volgnummer, en het personeel schuift ze met één knop door de keten: In bereiding, Klaar, Afgehaald. Het display ververst zichzelf, dus niemand hoeft te reloaden. Handig detail: je kunt de keukentab rechtstreeks als bladwijzer openen, zodat de tablet altijd in het juiste scherm start.
Exploitant uitnodigen
Staat er een externe ondernemer achter de truck, dan hoef je zijn menu niet zelf bij te houden. Klik op Exploitant uitnodigen en vul zijn e-mailadres in. Hij krijgt een e-mail met een link om een pincode in te stellen en beheert daarna zelf het menu, de bestellingen en de kassa van die ene truck via het foodtruck-portaal. De rest van je beheeromgeving blijft voor hem dicht. Meer daarover in het foodtruck-portaal voor exploitanten.
Daarmee staat de truck: aangemaakt, van een menu voorzien, geactiveerd en desgewenst overgedragen aan de ondernemer zelf.
