Bij een sportvereniging heeft ticketverkoop een eigenaardigheid die je bij een festival niet tegenkomt: het grootste deel van de zaal hoort er al bij. Leden komen gratis binnen, de jeugd speelt zelf mee, vrijwilligers staan achter de bar, en de kaartverkoop gaat eigenlijk alleen over de gasten van de tegenpartij en het publiek van buiten.
Dat maakt een gewoon ticketsysteem lastig. Je wilt niet dat een lid een kaart moet kópen om binnen te komen, en je wilt al helemaal niet per lid een kortingscode uitdelen die vervolgens op een appgroep belandt. Dit artikel gaat over hoe je dat in MijnEvent oplost.
Kort antwoord
Zet één ticketsoort neer met een ledenprijs — vaak € 0 — naast de normale prijs. Een lid identificeert zich met een token dat je eigen ledenomgeving aanmaakt, of met de QR-code van zijn digitale ledenkaart; wie geen token heeft, betaalt gewoon. Gratis kaarten zijn fee-vrij. Voor een toernooi over meerdere dagen maak je toernooidagen aan en koppel je er ticketsoorten aan: een dagkaart hangt aan één dag, een passe-partout aan alle. Vrijwilligers scannen met hun eigen telefoon, en aan de poort verkoop je door via de kassa in de check-in-app.
Leden gratis, gasten betalend — zonder kortingscodes
Op een ticketsoort staat naast de gewone prijs een ledenprijs. Zet je die op € 0, dan komt een lid gratis binnen terwijl dezelfde ticketsoort voor iedereen anders gewoon geld kost. Koopt iemand vier kaarten en heeft hij recht op twee ledenkaarten, dan splitst de bestelling zichzelf: twee regels tegen ledenprijs, twee tegen de normale prijs.
Een lid identificeert zich op twee manieren:
- Vanaf je eigen ledenomgeving. Is een lid daar ingelogd, dan maakt jouw site een kortlevend token aan waarmee hij doorklikt naar de ticketpagina. Dat token is eenmalig te gebruiken en verloopt snel, dus doorsturen heeft geen zin.
- Met zijn digitale ledenkaart. Gebruik je de lidmaatschappenmodule, dan werkt de QR-code op de ledenkaart als identificatie.
Wil je een ticketsoort helemaal afschermen — een tribunevak dat alleen voor leden is — dan zet je hem op alleen leden. Zo'n soort is voor de rest van de wereld niet eens zichtbaar op de eventpagina.
De uitgebreide uitleg staat in leden gratis, externen betalen.
Let op: dit werkt níét via kortingscodes. Een kortingscode weet niet wie er lid is en kan worden doorgestuurd; het ledenmechanisme controleert daadwerkelijk of iemand lid is.
Gratis kaarten kosten je niets
De platformvergoeding geldt alleen voor ticketregels met een prijs boven nul. Een bestelling die op € 0 uitkomt gaat niet eens langs de betaalprovider: de tickets worden meteen aangemaakt en er gaat geen vergoeding overheen.
Praktisch betekent dat: geef je hele ledenbestand, je vrijwilligers en de meespelende jeugdteams gerust een echte kaart met QR-code. Het kost niets, en je weet aan het eind van de dag hoeveel mensen er daadwerkelijk binnen zijn geweest — een cijfer dat je bij de gemeente of de verzekeraar toch nodig hebt.
Een toernooi van meerdere dagen
Voor een clubtoernooi maak je toernooidagen aan: elke dag krijgt een datum en eventueel een eigen naam. Daarna koppel je ticketsoorten aan dagen:
- Dagkaart zaterdag → gekoppeld aan alleen zaterdag
- Passe-partout → gekoppeld aan alle dagen, of aan geen enkele dag (dat komt op hetzelfde neer: altijd geldig)
Scant een vrijwilliger een zaterdagkaart op zondag, dan zegt de scanner dat meteen — inclusief de dagen waarop het ticket wél geldig is. En een passe-partout kan elke dag opnieuw naar binnen, maar per dag maar één keer; een tweede scan op dezelfde dag wordt herkend als "al ingecheckt".
Heb je vakken die uit één voorraad lopen, dan bundel je de bijbehorende ticketsoorten in een capaciteitsgroep. Handig detail: een ticketsoort mag daarnaast een eigen, lagere limiet houden — bijvoorbeeld maximaal 30 tribunekaarten binnen een totaal van 500. Zie capaciteitsgroepen: gedeelde capaciteit en, voor de basis, ticketsoorten en capaciteit.
Vrijwilligers aan de poort
Controleurs scannen met hun eigen telefoon — er hoeft niets aangeschaft te worden. Je koppelt een controleur aan de events waar hij mag scannen, en inloggen kan op twee manieren: met een pincode van vier tot zes cijfers, of met een inlog-QR die je in beheer op het scherm zet en die vijf minuten geldig is. Dat tweede is op een toernooiochtend een uitkomst: je zet de QR op een laptop bij de ingang en iedereen scant zich in de rij naar binnen.
Staan er twee poortjes open, dan is dat geen probleem: wordt hetzelfde ticket op twee apparaten tegelijk gescand, dan krijgt het tweede poortje netjes "al ingecheckt" te zien in plaats van een foutmelding. Werk je met tijdsloten, dan blokkeert een afwijking niet — de scanner waarschuwt alleen, zodat iemand die te vroeg of te laat is gewoon door kan.
Meer hierover in controleurs uitnodigen en de pincode en check-in met QR-scanning.
Nog verkopen bij het hek
Er komt altijd iemand die geen kaart heeft. In dezelfde check-in-app zit een kassa: je kiest meerdere ticketsoorten tegelijk, ziet de resterende capaciteit live, en rekent af contant of met pin. De bezoeker wordt desgewenst meteen ingecheckt — hij staat er toch al.
Heb je een betaalautomaat gekoppeld, dan loopt de pinbetaling via het platform en worden de tickets pas aangemaakt als de betaling geslaagd is. Zonder automaat leg je alleen vast hoe er is afgerekend, zodat de kas achteraf klopt. Zie kassa: tickets verkopen aan de deur.
Uitverkocht? Zet een wachtlijst open
Is een ticketsoort vol, dan kunnen mensen zich op de wachtlijst zetten. Komt er capaciteit vrij — bijvoorbeeld na een terugbetaling — dan gaat er automatisch een mail uit naar de eersten in de rij, in hun eigen taal. Eén ding om te weten: er wordt geen plek vastgehouden. Het is een "wees-er-snel-bij"-bericht, geen reservering.
Sponsors op het ticket
De ticket-PDF kan de logo's van je clubsponsors dragen — je beheert de lijst één keer voor de hele vereniging en zet per evenement aan of ze meegeprint worden. Er passen er maximaal vier op. Voor de sponsorcommissie is dat een concrete tegenprestatie om in een gesprek op tafel te leggen.
Wat het kost
Een vast bedrag per verkocht ticket: € 0,50 per ticket, of € 0,25 met het Organisator-plan van € 14,95 per evenement. Gratis kaarten — dus je hele ledenbestand en al je vrijwilligers — zijn fee-vrij. De volledige opbouw staat op de prijzenpagina.
Voor een clubtoernooi met 300 betalende bezoekers en 400 gratis kaarten voor leden, jeugd en vrijwilligers reken je dus over die 300.
Organiseer je een toernooi, een thuiswedstrijd of een sportdag? Kijk op ticketverkoop voor sportverenigingen wat er verder bij komt kijken, of maak gratis een account aan en zet je eerste toernooidag klaar. Aanmelden kost niets; je betaalt pas als er kaarten verkocht worden.
