Kort antwoord
Een e-ticketsysteem verkoopt tickets online, bezorgt ze digitaal bij de koper en controleert ze bij de ingang. Elk ticket krijgt een unieke code, meestal een QR-code, die in de administratie staat. Bij de deur zoekt een scan die code op: is het ticket echt, is het niet al gebruikt, en hoort het bij dit evenement? Je hebt er een nodig zodra je vooraf betaald wilt krijgen, je maximale aantal bezoekers moet bewaken, of bij de ingang wilt weten wie er al binnen is.
Wat een e-ticketsysteem precies is
Het woord klinkt technischer dan het is. Een e-ticket is een toegangsbewijs dat niet op een voorgedrukt kaartje staat, maar digitaal wordt aangemaakt op het moment dat iemand koopt. Een e-ticketsysteem is alles eromheen: de ticketshop waar de bezoeker betaalt, de mail waarmee het ticket aankomt, en de scanner bij de deur die het controleert.
Dat laatste is waar het verschil zit met een PDF'je dat je zelf in elkaar zet. Een ticket is pas een toegangsbewijs als iemand kan controleren dat het geldig is. Een mooi opgemaakt plaatje met een QR-code die nergens naar verwijst, is net zo goed te kopiëren als een papieren kaartje.
De drie onderdelen
1. Verkoop: het ticket ontstaat bij de betaling
De bezoeker kiest een ticketsoort, betaalt (bijvoorbeeld met iDEAL | Wero), en op dat moment wordt voor elk ticket een unieke code aangemaakt. Het systeem houdt bij hoeveel er van elke ticketsoort verkocht zijn, zodat je niet meer verkoopt dan er plaats is. Hoe je ticketsoorten en capaciteit opzet, lees je in ticketsoorten en capaciteit.
2. Bezorging: het ticket komt bij de bezoeker
Bij MijnEvent krijgt de koper na betaling een bevestigingsmail. Daarin staat:
- de QR-code in de mail zelf, zodat de bezoeker bij de deur niet hoeft te zoeken naar een bijlage. Bij één ticket is dat de code van dat ticket; bij een bestelling met meerdere tickets is het een verzamel-QR, waarmee de hele groep in één scan binnenkomt;
- de tickets als PDF in de bijlage, met een eigen QR per ticket, voor wie liever print of de tickets aan de rest van de groep wil doorsturen;
- knoppen om het ticket in Apple Wallet of Google Wallet te zetten.
Per evenement bepaal je zelf wat er meegaat: de PDF, de QR in de mail en de wallet-knoppen zet je elk aan of uit. Is de mail zoek, dan logt de bezoeker in op zijn account bij je ticketshop en downloadt het ticket daar opnieuw. Meer over de wallet lees je in tickets in Apple Wallet en Google Wallet.
3. Controle: het ticket wordt gescand
Bij de ingang scant een controleur de QR-code met de camera van zijn eigen telefoon. Het systeem zoekt de code op en geeft direct antwoord: groen is welkom, rood is stop, met de reden erbij. Een ticket dat al gescand is, laat het tijdstip van die eerste check-in zien. Lukt scannen niet, dan typt de controleur de code met de hand in.
Hoe dat er aan de poort uitziet, met meerdere ingangen, zones en een gastenlijst, staat in toegangscontrole bij je evenement. Het scannen zelf lees je in check-in en QR-scanning.
Wat een e-ticket oplost dat papier niet oplost
Een papieren kaartje werkt prima zolang niemand het kopieert en je nooit hoeft te weten hoeveel mensen er binnen zijn. Zodra een van die twee wél speelt, loopt papier vast.
- Kopiëren heeft geen zin. Een screenshot van een e-ticket dat in de groepsapp rondgaat, komt de eerste keer binnen en kleurt de tweede keer rood.
- Je weet wie er binnen is. Elke scan wordt vastgelegd, dus tijdens het evenement zie je live hoeveel bezoekers er binnen zijn, en achteraf hoeveel er niet kwamen.
- Doorverkoop blijft eerlijk. Sta je doorverkoop toe, dan wordt het ticket van de verkoper ongeldig op het moment dat de koper betaalt, en krijgt de koper een ticket met een nieuwe code. Er zijn nooit twee geldige exemplaren. Zie doorverkoop activeren als organisator.
- Je geld is binnen vóór de deur opengaat. Geen kassa met wisselgeld aan de deur, geen reserveringen die niet komen opdagen.
Wanneer heb je er een nodig?
Niet elk evenement heeft een e-ticketsysteem nodig. Een buurtbarbecue waar iedereen welkom is en niemand betaalt, kan zonder. Maar een van deze situaties is genoeg om de overstap te maken:
- Je wilt vooraf betaald krijgen. Dan heb je toch al een online kassa nodig, en is het e-ticket het bewijs dat er betaald is.
- Je hebt een maximum. Een zaal met tweehonderd plaatsen, een brandveiligheidsgrens, een catering die per persoon rekent. Het systeem stopt de verkoop als de capaciteit bereikt is.
- Je hebt meer dan één soort bezoeker. Leden en niet-leden, dagkaarten en weekendkaarten, een VIP-gedeelte. Dan moet de scan weten welk ticket waar toegang geeft.
- Je wilt weten wie er kwam. Voor je bezoekersaantallen, voor een subsidieverantwoording of om te zien hoeveel aanmeldingen niet kwamen opdagen. Daarover meer in no-shows terugdringen bij gratis inschrijvingen.
- Er staan meerdere mensen bij de deur. Met een papieren lijst weet de ene ingang niet wie er bij de andere al binnen is. Met een scan werken alle controleurs op dezelfde administratie.
Waar je op let bij het kiezen
Omdat de drie onderdelen aan elkaar moeten hangen, kies je bij voorkeur één systeem dat verkoop, bezorging en controle samen doet. Een paar vragen die je elke aanbieder stelt:
- Heeft de bezoeker een app nodig, of werkt het ticket vanuit de mail en de wallet?
- Kan een controleur scannen op zijn eigen telefoon, of moet je apparatuur huren?
- Wat gebeurt er als dezelfde QR twee keer wordt gescand, en wat ziet de controleur dan?
- Kan de bezoeker zijn ticket zelf opnieuw ophalen, of moet hij jou mailen?
- Wat kost het per ticket, en zijn gratis tickets gratis?
Een uitgebreidere lijst staat in onze checklist voor het kiezen van een ticketplatform. Wil je weten welke soorten ticketshop er zijn en hoe je er een opzet, lees dan online kaarten verkopen: zo zet je een ticketshop op.
Wat het kost bij MijnEvent
Bij MijnEvent zit alles hierboven in elk abonnement: de ticketshop, de mail met QR en PDF, de wallet-passen en de scanapp voor je controleurs. Je betaalt € 0,50 per verkocht ticket, of € 0,25 per ticket met het Organisator-plan van € 14,95 per event (bedragen incl. btw). Gratis tickets zijn altijd fee-vrij. De volledige opbouw staat op de prijzenpagina, en wat de scanapp allemaal kan op de pagina check-in en toegangscontrole.
De snelste manier om te zien hoe het werkt: maak gratis een account aan, zet een testevenement op, koop je eigen ticket en scan het. Dan heb je alle drie de onderdelen in vijf minuten gezien.
