# No-shows terugdringen bij gratis inschrijvingen — MijnEvent [Home](https://mijnevent.nl/nl) / [Blog](https://mijnevent.nl/nl/blog) / No-shows terugdringen bij gratis inschrijvingen no-show gratis tickets organisatoren capaciteit wachtlijst # No-shows terugdringen bij gratis inschrijvingen Bij een gratis inschrijving blijft er vaker een stoel leeg dan bij een betaald ticket. Dat is geen pech maar een voorspelbaar patroon — en er zijn een stuk of zes knoppen waar je zelf aan kunt draaien. [Jasper Koers](https://mijnevent.nl/nl/auteur/jasper-koers) · 16 september 2026 · 10 min leestijd ![](https://regify-mijnevent.s3.eu-central-1.amazonaws.com/blog/covers/no-shows-terugdringen-gratis-inschrijvingen.webp) Foto: [Jonas Jacobsson](https://unsplash.com/@jonasjacobsson?utm_source=MijnEvent&utm_medium=referral) / [Unsplash](https://unsplash.com/?utm_source=MijnEvent&utm_medium=referral) In het kort - Gratis inschrijvingen hebben structureel meer no-shows dan betaalde tickets: in een analyse van ruim duizend events lag de mediaan op 28 procent bij gratis events tegenover 17 procent bij betaalde. - Je kunt pas sturen als je meet: het check-in-scherm zet het aantal ingecheckte bezoekers naast het aantal geldige tickets, dus je opkomstratio rolt er vanzelf uit. - Een deadline met een handeling erachter werkt beter dan een vriendelijke herinnering: laat je de deelnemersgegevens-uitvraag op 'ticket vervalt' staan, dan komt de plek automatisch vrij en wordt de wachtlijst gewekt. - Een gratis ticket is fee-vrij; vraag je een symbolisch bedrag dat je bij aankomst terugbetaalt, dan zijn de platform fee en de transactiekosten van je betaalprovider niet-restitueerbaar — reken dat vooraf door. - Overboeken is geen truc maar rekenwerk: capaciteit is een getal dat je zelf zet, en je eigen gemeten opkomst van vorige keer is de enige betrouwbare basis. # Kort antwoord Gratis inschrijvingen leveren structureel meer lege stoelen op dan betaalde tickets. In een analyse van ruim duizend events lag de mediaan op **28 procent no-shows bij gratis events tegenover 17 procent bij betaalde**. Wie niets betaalt, verliest niets door niet te komen — zo simpel is het. Je kunt daar zes dingen tegenover zetten: **meten** (scan je bezoekers, anders weet je je eigen cijfer niet), **een deadline met gevolg** (een uitvraag die het ticket laat vervallen als er niets komt), **herinneren** (drie mails per event volstaan), **afzeggen makkelijk maken** (een adres in je bevestigingsmail), **een wachtlijst** (een afzegging wordt dan een nieuwe bezoeker) en **verstandig overboeken** (op basis van je eigen gemeten opkomst, niet op gevoel). Een symbolisch bedrag werkt ook, maar reken eerst door wat het je kost. # Waarom gratis anders is Een ticket dat geld heeft gekost, is een afspraak met een prijskaartje. Een gratis inschrijving is een intentie. Dat verschil is geen moraal maar een meetbaar patroon: [Skift Meetings](https://meetings.skift.com/2026/09/02/the-100-experiment-that-slashed-no-show-rates-to-just-10/) beschreef dit jaar een analyse waarin de mediane no-show rond de 20 procent lag, met 28 procent voor gratis events en 17 procent voor betaalde. Belangrijker dan het gemiddelde is de spreiding eromheen. Een informatieavond in de eigen wijk loopt anders dan een landelijk webinar; een ledenvergadering anders dan een open dag. Daarom is de eerste stap niet een truc, maar een cijfer. We schreven eerder over [hoe je contact houdt met je bezoekers tussen aankoop en poort](/nl/blog/minder-no-shows-contact-met-bezoekers) — dat gaat over communicatie bij elk type event, en over wat je volgens de spamregels wel en niet mag mailen. Dit artikel gaat een laag dieper en specifiek over gratis inschrijvingen: welke knoppen er in je ticketsysteem zitten en wat ze in de praktijk doen. # 1. Meet eerst je eigen opkomst Zolang je niet scant, heb je geen opkomstcijfer. Je hebt een inschrijvingenlijst en een indruk van hoe vol de zaal aanvoelde. Dat is te weinig om iets op te baseren. Scan je wél, dan zet het check-in-scherm het aantal **ingecheckte bezoekers** naast het aantal **geldige tickets**. Dat is je opkomstratio, en hij is uitgesplitst per uur en per ingang — dus je ziet ook of de drukte zich concentreert of uitsmeert. Hoe het scannen zelf werkt, staat in [check-in en QR-scanning](/nl/blog/check-in-qr-scanning); welke vormen van toegangscontrole er zijn als scannen te zwaar voelt, lees je in [toegangscontrole bij je evenement](/nl/blog/toegangscontrole-evenement-qr-gastenlijst). Doe dit twee of drie edities lang en je hebt iets waardevollers dan elk branchegemiddelde: *jouw* opkomst, bij *jouw* publiek, voor *jouw* type avond. Alles hieronder wordt daarmee een rekensom in plaats van een gok. # 2. Zet een deadline met een gevolg erachter Dit is de sterkste knop, en tegelijk de minst gebruikte. Een herinnering vraagt niets van de inschrijver; een deadline met een handeling erachter wel. Met de module [Deelnemersgegevens](/nl/modules/deelnemersgegevens) vraag je ná de inschrijving nog iets uit: een naam per ticket, een dieetwens, een workshopkeuze, een bedrijfsnaam. Daar hangt een invuldeadline aan, en op de momenten vóór die deadline gaan er automatisch herinneringen uit — standaard op 96, 24 en 4 uur vooraf, hoogstens één per etmaal, waarbij de laatste als "laatste kans" de deur uit gaat. Wat er gebeurt als de deadline verstrijkt, kies je zelf: - **Melden** (de standaard) — de inzending gaat naar 'te laat', het ticket blijft geldig en jij krijgt een signaalmail met wie er niets aanleverde. Jij beslist. - **Ticket laten vervallen** — het ticket wordt ongeldig, **de capaciteit komt vrij en de wachtlijst wordt automatisch gewekt**. - **Alleen herinneren** — verder niets. Die middelste optie is precies wat je bij een vol, gratis event wilt: wie niet reageert, geeft zijn plek terug aan iemand die er wel zit te wachten. Dat het níét de standaard is, is bewust — een systeem dat uit zichzelf tickets intrekt is de gevaarlijkste knop van het platform, en jij kent de deelnemer die net in het ziekenhuis lag, het systeem niet. De module kost € 50 per event waarbij je gegevens uitvraagt, en je allereerste event daarmee is gratis. Wat je wel en niet zou moeten uitvragen — en waarom je het níét in de checkout moet doen — staat in [je hebt de tickets verkocht en mist van de helft de gegevens](/nl/blog/deelnemersgegevens-uitvragen-na-de-ticketverkoop). # 3. Herinner, maar beperkt De bevestiging gaat automatisch. Daarna heb je met [Deelnemers mailen](/nl/blog/deelnemers-mailen-vanuit-beheer) de mogelijkheid om precies de houders van een geldig ticket voor dít event aan te schrijven, mét hun QR-code erbij. Rond je event is dat gratis. Er zit bewust een rem op: **maximaal drie reguliere mailings per event, met minimaal 24 uur ertussen**. Dat is geen technische beperking maar een ontwerpkeuze — vier mails over dezelfde avond is de snelste route naar een afmelding. De drie die je hebt, besteed je dan ook aan de momenten die tellen: de praktische info een paar dagen vooraf, de korte herinnering de dag ervoor, en eventueel een bericht bij een wijziging. Twee dingen om te weten. Het mailvenster loopt tot en met **één dag na afloop** van de geldigheid van het ticket, dus een bedankje de dag erna kan nog net. En een **noodmededeling** — afgelasting, code rood — passeert zowel de limiet als de afmeldlijst, en is altijd gratis. Zit je event in een vaste reeks, dan is een vaste regel vaak sterker dan een extra mail: zet de praktische informatie die iedereen altijd nodig heeft in de **notitie bij de ticketsoort**. Die tekst (maximaal 500 tekens) verschijnt in de bevestigingsmail bij precies die soort — handig voor "neem je pas mee", "parkeren kan alleen achter het gebouw", of het adres waar iemand zich kan afmelden. # 4. Maak afzeggen makkelijk — en weet wat er wél kan Hier hoort een eerlijke beperking bij. Een bezoeker kan zijn gratis ticket **niet zelf intrekken** vanuit zijn account. Dat is er niet. Wat er wél is: jij trekt het ticket in vanuit de bestelling in je beheeromgeving. Dat gaat via dezelfde terugbetaalactie als bij een betaald ticket, en werkt gewoon bij een bedrag van nul euro — er valt niets terug te betalen, dus het ticket wordt simpelweg ongeldig. **De capaciteit komt daarmee vrij en de wachtlijst krijgt automatisch bericht.** Dat betekent in de praktijk: zet een afzegadres in je bevestigingsmail of in de notitie bij de ticketsoort, en behandel een afzegging als een klein administratief klusje van tien seconden. Eén afzegging die je verwerkt, is één plek die naar iemand anders gaat. Eén afzegging die in een onbeheerde mailbox blijft hangen, is een lege stoel. # 5. Zet de wachtlijst aan Bij een vol gratis event is de wachtlijst het directe tegengif tegen een afzegging. Iemand meldt zich aan bij een uitverkochte ticketsoort; komt er capaciteit vrij, dan krijgen de eerste wachtenden automatisch bericht — op volgorde van aanmelding, maximaal vijf tegelijk. Twee dingen die vaak verkeerd begrepen worden. De wachtlijst **houdt geen plek vast**: wie bericht krijgt, moet zelf nog inschrijven, en wie het eerst komt, het eerst maalt. En je kunt hem **per event uitzetten** — de inschrijvingen blijven dan gewoon staan, maar er gaat niemand bericht uit. Handig als je de laatste plekken bewust zelf wilt verdelen. Het hele mechanisme staat in [wachtlijst inschakelen](/nl/blog/wachtlijst-inschakelen). # 6. Overboeken: rekenwerk, geen gok Capaciteit is gewoon een getal dat jij per ticketsoort invult. Weet je uit je eigen check-in-cijfers dat er structureel 75 procent komt opdagen, dan kun je voor een zaal met 100 stoelen bewust 120 inschrijvingen toelaten. Dat is geen trucje: luchtvaart en horeca doen niet anders. Wel met twee randvoorwaarden. Ten eerste: doe het op je **eigen** gemeten opkomst, niet op een cijfer uit een blog — ook niet uit dit blog. Ten tweede: bedenk vooraf wat je doet als het een keer wél voltallig is. Extra stoelen achterin, een tweede zaal, een tijdslot erbij. Werk je met [tijdsloten](/nl/blog/tijdsloten-dagschema-kopieren-meerdaagse-events), dan reken je per slot en niet over de hele dag, want de druk zit in het spitsuur. Hoe capaciteit, ticketsoorten en gedeelde maxima precies samenhangen, staat in [ticketsoorten en capaciteit](/nl/blog/ticketsoorten-en-capaciteit). # En dat symbolische bedrag dan? De sterkste maatregel uit het onderzoek is ook de simpelste: vraag geld en geef het terug bij binnenkomst. In het voorbeeld dat Skift beschrijft, betaalden 55 aanmelders 100 dollar vooraf en kregen ze dat contant terug aan de deur — 50 mensen kwamen, een opkomst van ruim 90 procent. Voor een Nederlandse vereniging of stichting is dat zelden één-op-één bruikbaar, maar de gedachte werkt ook bij € 2,50. Reken dan wel eerst door wat het *jou* kost: - Een **gratis** ticket is fee-vrij. Geen betaling, dus geen platform fee — voor jou niet en voor je bezoeker niet. - Een **betaald** ticket kost € 0,50 platform fee, of € 0,25 met het Organisator-plan van € 14,95 per event. - Daar bovenop rekent je betaalprovider transactiekosten per geslaagde betaling. Let op: die gelden **per bestelling**, niet per ticket — iemand die vier plekken reserveert, kost je één transactie. - En de belangrijkste: bij een terugbetaling zijn de **platform fee en de transactiekosten niet-restitueerbaar**. Je krijgt ze niet terug. Bij een borg van € 2,50 die je netjes terugbetaalt, ben je dus een merkbaar deel van dat bedrag kwijt aan kosten die blijven hangen. Dat kan het alsnog waard zijn — twintig extra bezoekers is twintig extra bezoekers — maar het is een bewuste investering en geen gratis maatregel. Is het bedrag vooral bedoeld als drempel en niet als borg, dan is een ticket dat je niet terugbetaalt simpeler, goedkoper én eerlijker te communiceren. Zet dat dan wel vooraf duidelijk op je eventpagina, zodat niemand zich achteraf verrast voelt. Wat gratis ticketing verder oplevert — capaciteit, gastenlijst, check-in — staat in [gratis events met ticketing](/nl/blog/gratis-events-met-ticketing). En waarom ook een klein, gratis event baat heeft bij een echt ticket in plaats van "stuur maar een appje", lees je in [waarom ook je kleine event tickets verdient](/nl/blog/waarom-ook-kleine-events-tickets-verdienen). # Achteraf: vraag het gewoon Wie niet kwam, weet zelf het beste waarom. Met [Terugblik](/nl/blog/terugblik-bezoekersfeedback-na-je-event) stuur je na afloop een korte vragenlijst. Standaard gaat die alleen naar wie daadwerkelijk is ingecheckt — dat is meestal wat je wilt, want die mensen kunnen iets zeggen over de avond zelf. Maar er is een tweede modus die naar **alle houders van een geldig ticket op een afgeronde bestelling** gaat, dus óók naar wie niet kwam opdagen. En omdat een gratis bestelling meteen als afgerond wordt vastgelegd, vallen gratis inschrijvers daar gewoon onder. Eén vraag is dan genoeg: *wat weerhield je ervan om te komen?* De antwoorden zijn zelden verrassend — het regende, het werd te laat op het werk, ik was het vergeten — maar de verdeling erover vertelt je precies aan welke van de zes knoppen hierboven je de volgende keer moet draaien. Een terugblik kost € 10 per verzonden ronde, is gratis tot en met 25 bezoekers, en je eerste keer is sowieso gratis. # Samengevat Lege stoelen bij een gratis event zijn geen pech en geen gebrek aan interesse — het is een voorspelbaar patroon waar je zes knoppen tegenover kunt zetten. Meet je opkomst, hang een gevolg aan een deadline, herinner drie keer en niet vaker, maak afzeggen makkelijk, zet de wachtlijst aan en overboek op basis van je eigen cijfers. Een symbolisch bedrag is de zwaarste maatregel en de duurste — bewaar hem voor de gevallen waarin de rest niet genoeg is. Zelf aan de slag? [Meld je organisatie aan](/registreer) — gratis tickets kosten niets, ook niet op Pay as you go. Wil je eerst de kosten van betaalde tickets vergelijken, kijk dan rustig op de [prijzenpagina](/nl/prijzen). En wil je zien welke cijfers je na afloop terugkrijgt, lees dan [statistieken en CSV-export](/nl/blog/statistieken-en-csv-export). Veelgestelde vragen ## Veelgestelde vragen ## Hoeveel no-shows zijn normaal bij een gratis evenement? Rond een kwart tot een derde van de inschrijvingen is een realistische verwachting. In een analyse van ruim duizend events lag de mediaan op 28 procent bij gratis events tegenover 17 procent bij betaalde events. Je eigen cijfer ligt daar mogelijk ver vandaan — daarom is het meten van je eigen opkomst belangrijker dan elk branchegemiddelde. ## Hoe meet ik mijn opkomst bij een gratis event? Door de tickets aan de deur te scannen. Het check-in-scherm toont het aantal ingecheckte bezoekers naast het aantal geldige tickets, uitgesplitst per uur en per ingang. Zonder scannen heb je geen opkomstcijfer, alleen een inschrijvingenlijst. ## Kan een bezoeker zijn gratis ticket zelf teruggeven? Niet zelf, via zijn account. Wat wél kan: de organisator trekt het ticket in vanuit de bestelling — ook bij een bedrag van nul euro. Het ticket wordt ongeldig, de capaciteit komt vrij en de wachtlijst krijgt automatisch bericht. Zet daarom een afzegadres in je bevestigingsmail, dan weten mensen waar ze terechtkunnen. ## Helpt het om een klein bedrag te vragen in plaats van gratis? Het verhoogt de opkomst aantoonbaar, maar het is niet gratis voor jou. Een betaald ticket kost € 0,50 platform fee (of € 0,25 met het Organisator-plan van € 14,95 per event), en je betaalprovider rekent zijn eigen transactiekosten per bestelling. Betaal je het bedrag bij aankomst terug, dan krijg je die kosten niet terug. Bij lage bedragen eet dat een fors deel van de borg op. [ Terug naar blog ](https://mijnevent.nl/nl/blog) MijnEvent ## Meer lezen [ ![](https://regify-mijnevent.s3.eu-central-1.amazonaws.com/blog/covers/lidmaatschap-woonplaats.webp) lidmaatschappen Jasper Koers · 15 september 2026 · 6 min leestijd ## Lidmaatschap alleen voor inwoners van je dorp Een dorpsvereniging is voor het dorp. Nu kun je dat instellen in plaats van het handmatig na te lopen — en het adres van je leden vraag je alleen als je het echt gebruikt. ](https://mijnevent.nl/nl/blog/lidmaatschap-alleen-voor-inwoners-van-je-dorp) [ ![](https://regify-mijnevent.s3.eu-central-1.amazonaws.com/blog/covers/poster-op-je-eventpagina.webp) poster Jasper Koers · 14 september 2026 · 4 min leestijd ## Je affiche op je eventpagina zetten De poster die je al hebt laten ontwerpen, hoort ook online te staan. Upload hem één keer en hij verschijnt op je eventpagina, op de overzichtskaart, in de widget en in de preview op social media. ](https://mijnevent.nl/nl/blog/poster-op-je-eventpagina) [ ![](https://regify-mijnevent.s3.eu-central-1.amazonaws.com/blog/covers/wachtlijst-bij-een-uitverkocht-event.webp) wachtlijst Jasper Koers · 14 september 2026 · 5 min leestijd ## Wie staat er op de wachtlijst? Nu zie je het De wachtlijst werkte al vanzelf: uitverkocht, iemand meldt zich aan, en zodra er een kaart vrijkomt gaat de mail eruit. Alleen kon je er niet in kijken. Vanaf nu wel — met naam, positie en de knop om zelf te mailen. ](https://mijnevent.nl/nl/blog/wachtlijst-bij-een-uitverkocht-event) MijnEvent ## Klaar om te beginnen? Maak gratis een account aan en verkoop je eerste tickets vandaag nog. [Start gratis](https://mijnevent.nl/registreer) [Prijzen](https://mijnevent.nl/nl/prijzen)