Eén platform in plaats van vijf losse tools — en sinds kort ook je website

Vrijwel geen enkele organisatie kiest bewust voor vijf losse systemen. Het groeit er zo naartoe.

Eerst kwam de website, gebouwd door een bureau uit de buurt. Toen de ticketverkoop, want dat kon dat bureau niet. Het jaar erna een webshop voor de clubshirts, omdat het ticketsysteem geen producten kende. De ledenadministratie stond al in Excel en bleef daar. En bij de bar hing sinds vorig jaar een losse kassa-app, omdat de munten op waren.

Vijf systemen, vijf inlogschermen, vijf facturen. En vooral: vijf bestanden met dezelfde mensen erin, die niets van elkaar weten.

Wat losse tools werkelijk kosten

De abonnementen zijn het minste. Wat het echt kost, staat nergens op een factuur:

Exports. Je wilt weten wie er komt. Dat betekent een CSV uit het ticketsysteem, een lijst uit de webshop, de ledenlijst uit Excel, en dan handmatig ontdubbelen. Elk event opnieuw.

Vrijwilligers. Bij de ingang staat iemand met een telefoon voor de tickets, een geprinte ledenlijst voor de leden en een tweede lijstje voor wie parkeerplek 12 heeft. Drie controles, drie kansen op fouten, één rij die niet doorloopt.

De AVG-administratie. Elke tool die persoonsgegevens verwerkt vraagt om een verwerkersovereenkomst en een regel in je verwerkingsregister. Bij vijf tools zijn dat vijf overeenkomsten, vijf bewaartermijnen en vijf partijen bij wie een inzageverzoek kan binnenkomen.

De schuldvraag. Werkt de koppeling tussen je site en je ticketshop niet meer, dan wijst het bureau naar het ticketsysteem en het ticketsysteem naar het bureau. Jij zit ertussen, en je event is over drie weken.

Percentages die stapelen. De meeste losse tools rekenen een percentage: over de ticketprijs, over de webshopomzet, over de baromzet. Dat is precies het model dat harder gaat lopen naarmate jij het beter doet.

Wat er inmiddels op één account past

MijnEvent is begonnen als ticketplatform, maar dat is al een tijd niet meer wat het is. Wat er nu op hetzelfde account, hetzelfde subdomein en dezelfde Mollie-koppeling draait:

Twee dingen zijn nog in aanbouw: cashless consumpties — saldo opladen en aan de bar afrekenen met je telefoon — en Minty, de AI-assistent. Die staan hier omdat we ze noemen zoals ze zijn, niet omdat je ze morgen kunt aanzetten.

Alles wat wél beschikbaar is, deelt hetzelfde fundament: een vast bedrag per transactie in plaats van een percentage, en het geld dat rechtstreeks op je eigen Mollie-rekening landt in plaats van eerst bij ons. Gratis tickets, gratis boekingen, borg en donaties zijn altijd fee-vrij. Hoe je die modules aan- en uitzet, staat in modules: extra productlijnen bovenop je ticketverkoop.

Nieuw: ook je website hoort er nu bij

Het laatste stukje dat ontbrak, was de plek waar je bezoekers binnenkomen: je eigen website.

Met de Website-module laat je die bouwen of vernieuwen — op maat, met een contentbeheersysteem dat je zelf bedient, op je eigen domein en in je eigen huisstijl. Je MijnEvent-modules draaien er rechtstreeks in mee: een bezoeker koopt zijn ticket zonder je site te verlaten, een lid reserveert zijn baan in dezelfde omgeving, een cursist schrijft zich in zonder ergens anders heen te gaan.

Het maandbedrag dekt hosting, beveiligingsupdates, monitoring en support, en wordt per kalenderjaar gefactureerd. Ontwerp en bouw doet Coding Agency, het bureau dat ook MijnEvent heeft gemaakt; de koppeling, de wallet-passen en de check-in op locatie komen van MijnEvent. Eén aanspreekpunt, één factuur.

Heb je al een site die verouderd is, dan is vernieuwen bijna altijd verstandiger dan opnieuw beginnen — mits al je oude webadressen netjes doorverwezen worden, want daar hangt je vindbaarheid aan. Dat verhaal staat uitgeschreven in een nieuwe website laten maken? Zorg dat je ticketverkoop er meteen in zit.

En wil je alleen ticketverkoop op je bestaande site? Dan hoef je niets te laten bouwen: één regel code plaatst de widget, inclusief checkout.

Vier organisaties, vier combinaties

Het aardige aan modules is dat vrijwel niemand dezelfde set gebruikt.

Een museum verkoopt entreekaarten met tijdsloten, verhuurt de zaal voor bedrijfsborrels, verkoopt catalogi en museumkaarten in de webshop, en int jaarlijks contributie van de Vrienden van het museum. Vier productlijnen, één bezoekersbestand, één financieel overzicht. De website toont de agenda en de tentoonstellingen, met de kaartverkoop erin verwerkt.

Een vereniging doet het omgekeerd: de basis is de ledenadministratie met automatische incasso en een ledenkaart in de wallet, en daarbovenop een paar events per jaar waar leden gratis binnenkomen en externen betalen. De kantinecommissie verkoopt clubkleding via dezelfde webshop. Op de clubwebsite staat het wedstrijdprogramma naast het inschrijfformulier.

Een festival stapelt het hoogst: tickets, camperplekken en kampeervelden, foodtrucks met eigen kassa's, merchandise, en een veiligheidsdashboard dat op de scans draait die je toch al doet. Bij de poort scan je met één app alles — ticket, camperplek, ledenkaart. Na afloop stuurt Terugblik één anonieme vraag naar wie er daadwerkelijk was.

Een theater of poppodium verkoopt genummerde plaatsen op een zaalplattegrond, verkoopt seizoenskaarten en cadeaubonnen, en verhuurt de zaal aan derden. Het theaterpubliek ziet één programmapagina, niet drie systemen.

Wat alleen kan als het één systeem is

Dit is het onderdeel dat je met koppelingen niet nabouwt.

Eén scanner aan de poort. De controleur scant een QR en de app zegt zelf wat het is: een ticket, een parkeerbewijs, een ledenkaart of een cursuspas. Geen tweede apparaat, geen tweede app, geen geprinte lijst ernaast.

Eén bezoekersbestand. Wie een ticket kocht, lid werd én een shirt bestelde, is één persoon in je overzicht — niet drie regels in drie systemen. Dat is meteen het verschil tussen een mailing die klopt en een mailing die drie keer aankomt.

Eén financieel overzicht. Ticketomzet, verhuur, webshop en horeca in één rapportage, met één btw-administratie eronder en één Mollie-rekening waar alles op binnenkomt.

Eén verwerker. Eén verwerkersovereenkomst, één bewaartermijn, één plek waar een AVG-verzoek binnenkomt en afgehandeld wordt. Dat scheelt bij de eerstvolgende privacyvraag van je bestuur meer tijd dan je denkt.

Eén kostenmodel. Vaste bedragen per transactie, geen percentage dat meegroeit met je omzet. Wat dat over een seizoen scheelt, hebben we uitgerekend in de tweede rekening.

Wanneer losse tools wél logisch zijn

Eerlijk is eerlijk. Draai je één klein event per jaar en verder niets, dan is een gratis ticketshop naast je bestaande site prima — dan lost een platform een probleem op dat je niet hebt.

En heb je een website die goed werkt, dan hoef je die niet te vervangen om online te verkopen. De widget past er gewoon op.

Het omslagpunt ligt daar waar je je tweede systeem nodig hebt. Niet omdat één platform per definitie beter is, maar omdat de tweede tool het exportwerk, de tweede verwerkersovereenkomst en de tweede rij bij de ingang introduceert. En de derde verdubbelt dat nog eens.

Zo begin je

Je hoeft niets in één keer over te zetten. Je begint met ticketverkoop, en zet er per seizoen bij wat je nodig hebt — de meeste organisaties doen er twee tot drie jaar over voordat hun set compleet is.

Modules worden per organisatie geactiveerd, dus er gaat altijd een kort gesprek aan vooraf over wat er past. Voor de website geldt hetzelfde: één gesprek over welke pagina's, welke modules en of er een bestaande site meekomt, en daaruit volgt een vaste prijs voordat er iets gebouwd wordt.

Wat er in elk geval niet gebeurt: dat je aan het eind van het seizoen vier exports zit te ontdubbelen om te weten wie er is geweest.