Kort antwoord: voor een theatervoorstelling of concert richt je de kaartverkoop in rond twee dingen: de speeldatum en de plaats. Elke voorstelling krijgt een eigen capaciteit — als apart event of als tijdsblok binnen één event — zodat geen avond overboekt raakt. Of je stoelen nummert is een keuze: je verkoopt op aantal, of je laat bezoekers met de placering-module hun eigen plaats kiezen op een plattegrond van jouw zaal. Premiere, try-out en reguliere avond zijn aparte ticketsoorten met een eigen prijs; een vriendenpas regel je met een kortingscode.
Een festival verkoopt één keer een terrein vol. Een gezelschap of een muziekvereniging doet iets anders: dezelfde productie, zes avonden lang, in een zaal die elke avond precies even groot is. Dat verandert wat je moet inrichten. Niet één pot kaarten, maar zes. En zodra de zaal genummerde stoelen heeft, komt daar de vraag bij die elke kassavrijwilliger kent: wie zit waar.
Elke speeldatum is een eigen verkoop
De eerste beslissing gaat over de vorm. Twee routes, allebei geldig:
Een eigen event per speeldatum. Zes voorstellingen worden zes events, elk met een eigen capaciteit, een eigen pagina en een eigen link die je kunt delen. Dit werkt goed als de voorstellingen echt los van elkaar staan — een andere zaal, een ander programma, een ander publiek — of als je per avond iets anders wil vertellen.
Tijdsblokken binnen één event. Je zet tijdsblokken aan en maakt per speeldatum een blok met een begintijd en een eigen maximum. De bezoeker komt op één pagina binnen, ziet alle data onder elkaar en kiest er een. Dit is de nettere route bij een serie van dezelfde voorstelling, en zeker bij twee voorstellingen op één dag — de matinee en de avondvoorstelling zijn dan twee blokken van dezelfde zaterdag, elk met hun eigen tellers.
In beide gevallen telt het systeem per datum af. Een uitverkochte zaterdag blokkeert de zaterdag, niet de rest van de reeks. Hoe capaciteit precies werkt, staat in ticketsoorten en capaciteit instellen.
Genummerde stoelen: wel of niet
Veel gezelschappen hebben dit niet nodig. Vrije zaalkeuze is sneller in te richten, sneller voor de bezoeker en geeft geen gedoe bij de deur. Je verkoopt op aantal, en wie het eerst komt zit vooraan.
Maar in een schouwburg, een filmhuis of een zaal met een balkon werkt dat niet. Daar is de placering-module: je zaal wordt een echte plattegrond — vrije coördinaten, dus ook waaiervormige rijen en meerdere balkons — en de bezoeker tikt zijn eigen stoel aan. Wie liever niet met een plattegrond werkt, kiest via een volwaardige lijst; dat is een gelijkwaardig verkooppad, geen bijzaak, en het werkt met alleen een toetsenbord of een schermlezer. Rolstoel- en begeleidersplaatsen hebben hun eigen markering. Dubbelverkoop is technisch uitgesloten: een stoel die in een lopende bestelling zit, is voor niemand anders beschikbaar, en vervalt die bestelling zonder betaling, dan komt de stoel vanzelf weer vrij.
Je tekent je zaal zelf in de zaalplan-editor — genereer secties met rijen en stoelen, zet het podium en de ingangen erop, publiceer — of je stuurt je plattegrond op, dan richten wij hem gratis in. Eén plattegrond per zaal is genoeg: die koppel je daarna aan elke voorstelling die erin speelt. Hoe dat koppelen per event gaat, staat in gereserveerde plaatsen inrichten per event, en de module zelf staat uitgebreid beschreven in gereserveerde plaatsen: laat bezoekers hun eigen stoel kiezen.
Belt iemand met "we zitten liever bij elkaar"? Dan wissel je de plaats om zonder de bestelling opnieuw te doen — zie van plaats wisselen na aankoop.
Premiere, try-out en de vriendenpas
De prijsopbouw van een theateravond is zelden één bedrag. Dat lost zich op met ticketsoorten, elk met een eigen prijs en een eigen capaciteit:
- Try-out — lager tarief, vaak maar één avond.
- Premiere — eigen tarief, soms inclusief een drankje na afloop.
- Reguliere voorstelling — het gewone kaartje.
- Rangen — bij een genummerde zaal hangt de prijs aan de rang: parterre, balkon, of een sterrang midden in de zaal.
- CJP of jeugd — een eigen kaartsoort met een eigen maximum, zodat de korting op raakt wanneer jij dat wil.
Houders van een vriendenpas of donateurs krijgen hun korting via een kortingscode. Die kan een vast bedrag of een percentage zijn, een maximum aantal keer geldig zijn en aan één event hangen — dus de code van vorig seizoen doet dit seizoen niets meer.
Eén zaal, meerdere kaartsoorten: de capaciteitsgroep
Hier zit de klassieke fout. Je zaal heeft 240 stoelen, en je maakt drie ticketsoorten: regulier, CJP en vrienden. Geef je ze alle drie een capaciteit van 240, dan kun je er in theorie 720 verkopen.
Daarvoor zijn capaciteitsgroepen: je zet de drie soorten in één groep met een maximum van 240, en dan mogen ze onderling schuiven zolang de som klopt. Verkoopt de CJP-kaart beter dan verwacht, dan gaat dat vanzelf ten koste van de reguliere voorraad — en niet ten koste van je zaal. Werk je met de placering-module, dan telt de plattegrond zelf al af en is dit niet nodig. De hele uitleg staat in capaciteitsgroepen: één capaciteit delen met meerdere ticketsoorten.
Uitverkocht is niet het einde
Een uitverkochte voorstelling is het moment waarop de meeste verkoop verloren gaat. Twee dingen vangen dat op.
De wachtlijst zet je per ticketsoort aan: de bezoeker laat zijn gegevens achter en krijgt bericht zodra er kaarten vrijkomen — bijvoorbeeld doordat een bestelling vervalt of je een rij vrijgeeft die eerst voor techniek gereserveerd stond. Zie de wachtlijst inschakelen.
En als je het toestaat, kunnen bezoekers hun kaart doorverkopen via het platform in plaats van via een marktplaats. Het oude ticket wordt ongeldig, de koper krijgt een nieuw ticket op zijn eigen naam, en de verkoper krijgt zijn geld terug. Je bepaalt zelf per ticketsoort of doorverkoop is toegestaan, en tegen welke maximumprijs.
Aan de deur
Op de avond zelf scan je met gewone telefoons. Elke vrijwilliger logt in op zijn eigen toestel; scannen twee mensen tegelijk hetzelfde ticket, dan krijgt de tweede netjes de melding dat het al ingecheckt is. Bij een genummerde zaal staat de stoel op het ticket én in beeld bij de scan, dus de plaatsaanwijzer hoeft niets op te zoeken.
Komt er iemand zonder kaart, dan verkoop je aan de deur door met de kassa in de check-in-app — contant of met pin, en desgewenst wordt de bezoeker meteen ingecheckt. Zie tickets verkopen aan de deur.
Muziek: denk aan de rechten
Speelt er muziek — een concert, maar ook een toneelvoorstelling met een soundtrack — dan heb je te maken met Buma/Stemra en Sena. Dat staat los van je ticketverkoop, maar het tarief hangt vaak wél af van je recette of je zaalcapaciteit, dus het is handig om het te weten vóór je je prijzen vaststelt. We hebben het uitgeschreven in muziekrechten bij je evenement en de tarieven en boetes.
Wat het kost
€ 0,50 per verkochte betaalde kaart, of € 0,25 per kaart met het Organisator-plan van € 14,95 per event. Geen abonnement, geen opstartkosten. Een kaart van € 0 — perskaarten, genodigden, vrijwilligers, de jury — is fee-vrij. De placering-module kost op dit moment niets extra: geen per-stoel-tarief.
Bezoekers betalen met iDEAL | Wero en de opbrengst komt rechtstreeks op de rekening van het gezelschap of de vereniging via je eigen Mollie-account. Alle tarieven staan op de prijzenpagina, en wat MijnEvent specifiek voor een gezelschap doet staat op de pagina voor theatergezelschappen.
Beginnen
Maak je eerste voorstelling aan, zet de speeldata erin en kijk of je met vrije zaalkeuze of met genummerde stoelen wil werken. Je kunt daar later nog van wisselen — een plattegrond koppel je aan een event, je gooit er niets mee om.
